Tư vấn triển khai hệ thống quản lý erp chuỗi nhà hàng

Hệ thống quản lý ERP là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản trị các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Kế Hoạch Việt đã tư vấn triển khai hệ thống quản lý ERP chuỗi nhà hàng mẫu ở bài viết dưới đây!

Khách hàng:  anh Hùng

Địa điểm: TP Hồ Chí Minh

I. Nội dung tư vấn

• Hoàn thiện và áp dụng hệ thống ERP để quản lý kiểm soát nội bộ. Tến trình công việc, tài chính – kế toán, kê khai quyết toán thuế và hoàn thuế (nếu có)…. -> Trọng tâm chiến lược, hệ thống quản lý doanh nghiệp sẽ xây dựng theo hướng tương thích với hệ thống erp.
• Thiết lập mô hình hoạt động, cấu tổ chức, phương thức sở hữu với kiểm soát nội bộ phù hợp nhằm: Nâng cao hiệu quả làm việc của các bộ phận, phần hành công việc, nhiệm vụ của nhân viên trong công ty một cách có hệ thống, bài bản thông qua các tiêu chuẩn, quy chuẩn, biểu mẫu tác nghiệp thống nhất – khoa học – phù hợp với quy mô và đặc thù ngành nghề của ZALLO.
• Giảm tải khối lượng công việc kiểm soát, phê duyệt, xử lý vấn đề của Ban lãnh đạo công ty, tránh lặp vào tình trạng “One man show”, giải phóng lãnh đạo để tập trung đúng nguồn lực vào từng cấp độ và định hướng phát triển công ty.

• Phân quyền, phân nhiệm rõ ràng (Xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm cả về giả thuyết và chế tài nội bộ cũng như pháp lý) tới từng VỊ TRÍ CÔNG VIỆC. Đặc tả bởi quy chuẩn nhân sự và phương pháp quản lý điều hành công việc; chế độ chi trả minh bạch – công bằng – khuyến khích phát triển đội ngũ.
• Xây dựng hệ thống quản trị tài chính tối ưu, chủ động kế hoạch tài chính & kiểm soát dòng tiền, hạch toán minh bạch tài chính và hoạt động, tránh các rủi ro, thất thoát, gian lận không mong đợi, tối ưu thuế phải nộp trong khuôn khổ pháp luật.
• Quy chuẩn nhân sự và phát triển đội ngũ phù hợp, thiết kế hệ thống chi trả lương và thu nhập theo năng lực cùng chế độ đãi ngộ – động viên theo từng bản mô tả công việc và hệ thống đánh giá đi kèm từng vị trí.
• Quản lý đồng bộ, theo quy chuẩn, biểu mẫu tác nghiệp theo đặc thù công ty ở tất cả các phần hành công việc: Mua hàng, Bán hàng, Dịch vụ, Nhân sự, Quản lý tài sản, Tài chính – kế toán – thuế, Hoạt động liên doanh liên kết, Đơn vị cơ sở trực thuộc (nếu có).

II. Các hạng mục triển khai erp

1. Yêu cầu về tính năng đặt bàn

• • Đặt bàn bằng thiết bị cảm ứng.
  • Có thể đặt thêm máy oder phụ ngoài máy oder của nhân viên để quản lý có thể hỗ trợ đặt bàn nếu cần.
  • Phải có các chức năng chuyển bàn, ghép bàn, đổi món, hủy món.
  • Thông tin đặt món tự động chuyển về cho bộ phận bếp và bar (đồ ăn gửi cho bếp, đồ uống gửi cho bar).

2. Tính năng lễ tân

• • Bổ sung tính năng để dễ dàng kiểm tra tình trạng bàn trống để ghi nhận đặt chỗ.
  • Ghi nhận đặt món, đặt tiền trước của khách.
  • Đáp ứng tốt nghiệp vụ xếp bàn, xếp bàn, hủy đặt chỗ.
  • Quản lý chặt chẽ lịch đặt chỗ hàng ngày, chủ động kế hoạch và nguồn lực để phục vụ.

3. Yêu cầu về tính năng bar bếp

• • Thông tin sau khi oder sẽ chuyển về cho bếp và bar làm món. Với các tính năng chính hiển thị trên màn hình lớn để dễ theo dõi.
  • Hiển thị trên màn hình cảm ứng để bộ phận bar bếp. Có thể dễ dàng xử lý theo tiến trình (1. Yêu cầu. 2. Đang làm. 3. Đã làm. 4. Đã giao khách).
  • Có chức năng thông báo cho bộ phận tiếp thực biết trên màn hình lớn để xuống bếp lấy giao cho khách.
  • Sau khi hoàn tất món ăn thì sẽ tự động trừ hàng lưu kho tương ứng theo định lượng để đối chiếu và kiểm soát kho.
  • Thông báo cho kho khi hết nguyên liệu.
  • Xem tổng số lượng món cần chế biến tại cùng thời điểm để chế biến cùng lúc.
  • Thông báo trả món, báo hết/báo còn món trực tiếp trên máy tính bảng.

5. Yêu cầu về việc thanh toán

• • Khi nhân viên phục vụ nhấn thanh toán thì sẽ ra bàn kiểm đếm. Nếu khách có trả hàng thì sẽ có nghiệp vụ phát sinh trả hàng cho bộ phận bếp hoặc bar tương ứng. Bếp hoặc bar sau khi nhận lại hàng sẽ xác nhận đã nhận. Để trả lại hàng vào kho và tự động cập nhật thêm hàng vào tồn kho tương ứng.
  • Sau khi kiểm đếm nhân viên phục vụ sẽ gửi yêu cầu về quầy thu ngân in bill và gửi cho khách. Sau khi khách thanh toán thì sẽ phát sinh nghiệp vụ ghi nhận phát sinh doanh thu gửi bộ phận kế toán. Tăng doanh thu bên báo cáo bán hàng.

• • Có thể thanh toán bằng thẻ và tiền mặt.
  • Dễ dàng biết order nào đang yêu cầu thanh toán để tính tiền kịp thời
  • Tự động áp dụng khuyến mại. Giá bán theo khung giờ khi tính tiền.
  • Hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán: tiền mặt, thẻ, voucher, ghi nợ. Tích hợp các hình thức thanh toán di động (mPOS).
  • Quản lý chặt chẽ tiền thu được theo từng hình thức thanh toán. Tránh nhầm lẫn, thất thoát tiền.
  • Quản lý giao – nhận ca. Tự động tổng hợp báo cáo bán hàng trong ca làm việc.

6. Yêu cầu về tính năng kho

• • Tự động cập nhật dữ liệu khi bộ phận bếp hoàn thành giao món ăn cho khách theo định lượng.
  • Cập nhật dữ liệu xuất nhập.
  • Tạo bill mua hàng và tự động gửi cho bộ phận kế toán.
  • Có thể chuyển hoàng qua lại giữa các kho và tự khớp dữ liệu giữa các kho khi phát sinh nghiệp vụ chuyển hàng.
  • Sau khi nhập dữ liệu kiểm kho sẽ tự động cung cấp số liệu chênh lệch (khớp, thừa hoặc thiếu).

7. Yêu cầu về việc chăm sóc khách hàng

• • Lưu trữ thông tin khách hàng và truy xuất thông tin dễ dàng. Phân quyền cho bộ phận bán hàng.
  • Có chức năng tích điểm cho khách bằng thẻ hoặc bằng app.
  • Chăm sóc khách hàng đa kênh.

8. Yêu cầu về quản lý marketing đa kênh

• • Quản lý tích hợp đa kênh: facebook, website, email…
  • Tự động cập nhật chi phí marketing cho bộ phận tài chính.

9. Yêu cầu về chức năng tài chính

• Tự động nhận dữ liệu sau khi khách hàng thanh toán và cập nhật số dư, dòng tiền, doanh thu.
• Tự động nhận bill mua hàng của kho và cập nhật số dư tài khoản.
• Cung cấp đầy đủ thông tin tài chính quản trị: báo cáo thay đổi dòng tiền, lưu chuyển tiền tệ, cân đối kế toán, kết quả kinh doanh, doanh thu, chi phí…
• Tự động cập nhật chênh lệch dòng tiền sau kiểm đếm.
• Tự động cập nhật dữ liệu về tài sản và thay đổi số dư khi mua tài sản.
• Cập nhật thông tin công nợ.

10. Bổ sung tính năng thống kê và biểu đồ thể hiện các loại khách.

• Du lịch; địa phương; quốc tịch; khách vip.
• Mục đích: Để biết được nguồn khách nào đang mang lại doanh thu chủ yếu cho nhà hàng. Từ đó có kế hoạch chăm sóc khách hàng và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh hợp lý.

11. Bổ sung tính năng thống kê các nhóm chi phí

• Nhân công; Thực phẩm; Rau; Đồ khô; Đồ uống; Năng lượng; Mặt bằng (Chủ yếu áp dụng với các nhà hàng buffet vì bán vé và các món ăn không có định lượng).
• Mục đích: Để xác định được tỷ trọng của từng nhóm chi phí trong doanh thu từng ngày hoặc trong một khoảng thời gian nào đó. Từ đó xác định được việc sử dụng nguồn lực đã hiệu quả và cân đối chưa?

12. Bổ sung tính năng so sánh xuất nguyên liệu theo định lượng và thực tế.

• Mục đích: Biết được hiệu quả sử dụng của từng nguyên liệu trong từng ngày hoặc trong một khoảng thời gian nào đó. Xem nguyên liệu đó đang được sử dụng tiết kiệm. Đúng định lượng hay lãng phí và xác định nguyên nhân. Quy trách nhiệm cụ thể cho các cá nhân, bộ phận liên quan.

13. Bổ sung tính năng thống kê giá nhập và biểu đồ giá

• Từng loại mặt hàng trong khoảng thời gian bất kỳ.
• Mục đích: Để biết được mức độ biến động giá của từng mặt hàng. Để có chính sách điều chỉnh cơ cấu hàng nhập cho từng thời kỳ. Phục vụ kế hoạch kinh doanh chung của nhà hàng.

14. Bổ sung biểu đồ cho các báo cáo quản trị

• Doanh thu, chi phí, lợi nhuận, lượng khách, khu vực, mặt hàng, nhóm hàng.
• Mục đích: Để có cái nhìn trực quan và sinh động nhất trước khi nghiên cứu các số liệu chi tiết nếu có yếu tố bất thường.

15. Tính năng quản lý chuỗi

• Quản lý theo mô hình tổng công ty và các công ty con.
• Quản lý tài chính, kho, bếp, nguồn lực… độc lập và tự động báo cáo về hệ thống tổng.

16. Về phân quyền (vai trò) cho các vị trí trong nhà hàng

• Cần tăng độ linh hoạt hơn nữa trong việc giao nhiệm vụ cho các vị trí.
• Mục đích: Nghiệp vụ chính của vị trí được giao thì được thực hiện đầy đủ các quyền. Còn các nghiệp vụ liên quan thì chỉ được phép xem mà không được phép chỉnh sửa, xóa, thêm.

Quý khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN & ĐẦU TƯ KẾ HOẠCH VIỆT

Văn phòng: 23 Đường số 7 CityLand Park Hills, Phường 10, Q.Gò Vấp, TP.HCM
Hotline:        0903.349.539
Email:           contact@khv.vn

Tag: kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh, lập phương án kinh doanh, chiến lược kinh doanh, Kế Hoạch Việt