Kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết từ A đến Z

Kinh doanh quán cafe là một trong số các xu hướng kinh doanh nổi bật và không bao giờ mất đi sức hút trên thị trường. Cùng tìm hiểu chi tiết kế hoạch kinh doanh quán cafe và các kinh nghiệm mở quán cafe để gặt hái thành công.

Ở thời điểm hiện tại, kinh doanh cafe được xem là ý tưởng kinh doanh được khá nhiều người áp dụng khi muốn khởi nghiệp kinh doanh tuy nhiên khi mở quán cafe, đa phần nhiều người còn băn khoăn không biết cần bao nhiêu vốn để mở quán cafe, làm thế nào để duy trì hoạt động kinh doanh, tìm kiếm khách hàng và phát triển quán cafe trở nên lớn mạnh hơn.

Có rất nhiều người tham gia vào việc mở quán café chỉ bắt đầu tư việc học cách đi pha chế đồ uống trong vài tháng hoặc đi làm thuê tại các quán cafe 1 năm, 2 năm để có kinh nghiệm rồi mới tự mở quán riêng hoặc mở quán cafe xuất phát từ đam mê của bản thân và tình yêu đối với các loại cafe. Mặc dù vậy, do thiếu kinh nghiệm kinh doanh rất nhiều quán cafe chỉ tồn tại được vài tháng rồi tự động đóng cửa vì vắng khách. Chính vậy vậy việc xây dựng một kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết có thể giúp bạn giảm thiểu được phần nào rủi ro khi kinh doanh mở quán cafe đồng thời chuẩn bị các nền tảng tốt nhất trước khi bước chân vào hoạt động kinh doanh ngành nghề đầy cạnh tranh này. Dưới đây Khởi Nghiệp 24H giới thiệu kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết được xây dựng dựa trên kinh nghiệm của các chủ cửa hàng kinh doanh quán cafe lâu năm trên thị trường hiện nay.

Kinh doanh quán cafe đầy tiềm năng nhưng cạnh tranh lớn

Trước khi nghiên cứu kế hoạch kinh doanh mở quán cafe, bạn cần xác định rằng kinh doanh cafe là một trong số các ngành nghề kinh doanh đầy tiềm năng nhưng vô cùng cạnh tranh ở thời điểm hiện nay, tham gia kinh doanh quán cafe không quá khó tuy nhiên để duy trì và phát triển được nó thì thực sự là một vấn đề lớn. Đầu tiên, do sức cạnh tranh lớn làm cho thị trường bị thu hẹp, ở bất kỳ đâu, bạn đều có thể bắt gặp rất nhiều quán cafe mọc lên do đó lượng khách hàng thực tế của từng quán có thể giảm đi. Thứ hai, kinh doanh mở quán cafe cần phải có số vốn lớn dành cho việc trang trí cửa hàng, thuê nhân viên và duy trì cửa hàng hoạt động đồng thời đòi hỏi cần có kinh nghiệm thực tế trong ngành nghề trước khi mở quán cafe kinh doanh.

Tuy nhiên, không thể phủ nhận, mở quán cafe là một trong số các ngành nghề siêu lợi nhuận với số lượng khách hàng tiềm năng đông đảo và ngày càng có nhu cầu cao, điều quan trọng là các quán cafe cần phải tạo dựng được dấu ấn đối với khách hàng đi cùng với đó là chiến lược và kế hoạch kinh doanh cụ thể, độc đáo.

Kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết từ A đến Z

Khi kinh doanh mở quán cafe, bạn cần xác định chi tiết các yếu tố đồng thời xây dựng cụ thể kế hoạch kinh doanh quán cafe, đặc biệt nếu bạn mới mở quán lần đầu và chưa có nhiều kinh nghiệm.

1. Kế hoạch phát triển quán cafe

A – Xác lập kế hoạch doanh thu

Doanh thu có từ hoạt động bán hàng và các công việc khác ngoài bán hàng, nhiều người kinh doanh cafe tự đặt ra mức doanh thu mà không căn cứ vào hiện trạng thị trường, tức là mục tiêu đặt ra lớn hơn khả năng thực thi, đây được xem là một trong số các lý do khiến cho công việc kinh doanh quán cafe gặp khó khăn hoặc thất bại.

Cụ thể doanh thu được ước lượng dựa trên quy mô thị trường, nếu bạn kinh doanh cafe ở nông thôn thì không thể đặt mục tiêu 4.000.000 VNĐ/ ngày vì đó là doanh thu từ một quán cà phê ở thành phố. Doanh thu được ước tính có thể tăng dần theo thời gian và phải dựa trên các thông tin đánh giá thị trường mới đi đến quyết định.

Việc bạn đặt mục tiêu doanh thu sai với tiềm lực thị trường có thể gây ảnh hưởng đến hoạt động Marketing và đặc biệt là tốn nhiều chi phí đầu tư tài sản cố định, nguyên vật liệu chế biến cafe. Cho nên khi xây dựng kế hoạch kinh doanh quán cafe, bước xác lập kế hoạch doanh thu là vô cùng quan trọng, doanh thu không thể xác lập theo cảm tính hay sở thích, mong muốn, tham vọng mà phải dựa trên đặc trưng và hiện trạng thị trường.

B – Xây dựng kế hoạch mua hàng, mua nguyên liệu

Từ việc xác lập kế hoạch doanh thu ước tính và hoạt động bán hàng, lúc này bạn xây dựng kế hoạch mua hàng phục vụ toàn bộ quá trình kinh doanh, do đó mục tiêu kinh doanh phải chi tiết, cụ thể và có tính khả thi so với thực tế.

Để lập được kế hoạch mua hàng bạn phải phân tách chi tiết các nguyên liệu và dụng cụ cần có, một ly cafe nếu bán với giá 30.000 VNĐ, nhiệm vụ của bạn là phải xác định phải mua bao gram cafe nguyên chất, bao nhiêu gram đường, bao nhiêu đá lạnh đồng thời cần một chiếc ly với chất liệu gì, bao nhiêu tiền để phù hợp với giá tiền đó đi kèm với đó là các hương liệu.

Từ các thông tin chi tiết này, bạn lập kế hoạch kinh doanh quán cafe tính toán số lượng nguyên liệu cần sử dụng trong ca làm việc, một ngày làm việc, một tuần hay một tháng. Càng chi tiết và cụ thể bao nhiêu bạn càng biết được số lượng nguyên liệu và hàng hóa cần phải đặt mua từ đối tác khi kinh doanh cafe. Đồng thời bạn còn phải xác định chu kỳ nhập hàng đầu vào, để làm điều này phải thống kê số lượng tách cà phê bán ra trong 1 khoảng thời gian nhất định, đánh giá xem kinh doanh có hiệu quả không, có nhất thiết phải tăng tần suất nhập nguyên liệu trong một tháng không, làm tốt công tác phân tích số liệu giúp bạn tiết kiệm được một khoản lớn chi phí vận chuyển và nhập hàng.

C – Lập kế hoạch quản lý nhân viên

Bước tiếp theo trong việc lập kế hoạch kinh doanh quán cafe đó là bạn phải lập kế hoạch quản lý nhân viên. Nếu mở quán cafe với quy mô lớn thì bạn cần tuyển một người quản lý có năng lực ổn đồng thời giúp quản lý quán cafe hiệu quả, trong đó có quản lý hoạt động kinh doanh của toàn bộ cửa hàng. Trong khi đó, đối với nhân viên pha chế và nhân viên phục vụ trong quán cafe nên tuyển người có kinh nghiệm, chăm chỉ, nhiệt tình với công việc đồng thời giúp bạn cắt giảm thời gian dành cho việc đào tạo người mới.

Khi lập kế hoạch quản lý nhân viên, bạn cần xác lập cụ thể các bước từ tuyển dụng, đào tạo nghiệp vụ, bố trí và sử dụng nhân lực sau đào tạo sao cho phù hợp, trả tiền lương, thực hiện các chính sách khác với nhân viên giúp họ cảm nhận họ được nhận nhiều lợi ích và muốn gắn bó lâu dài với công việc hơn so với làm việc ở nơi khác.

D – Lập kế hoạch tài chính

Mục đích của kế hoạch tài chính là để biết được hạng mục chi tiêu nào sinh lợi nhiều hơn cả, đồng vốn nào không sinh lời, thông qua đó giúp bạn cắt giảm chi phí cho hoạt động công việc không cần thiết hay phải đầu tư thêm tiềm cho các công việc quan trọng. Kế hoạch tài chính phải gắn liền với các khoản chi phí sử dụng trong việc xây dựng quán cafe và phát triển hoạt động kinh doanh như chi phí thuê mặt bằng, chi phí trang trí cửa hàng, chi phí mua sắm trang thiết bị, chi phí nhập hàng, chi phí thuê nhân công, chi phí Marketing,….

2. Các khoản chi phí chính khi mở quán kinh doanh cafe

A – Chi phí thuê mặt bằng để mở quán

Khi kinh doanh quán cafe thì khoản chi phí đầu tiên bạn cần tính đến chính là chi phí thuê mặt bằng để mở quán nếu như bạn không có mặt bằng trước. Mặt bằng được đánh giá lợi thế cạnh tranh đóng góp một phần vào việc phát triển cửa hàng để chiến thắng đối thủ cạnh tranh. Khi thuê mặt bằng mở quán cafe, bạn cần phải nghiên cứu các vấn đề chính bao gồm địa chỉ thuê mặt bằng, diện tích, phong cách và kết cấu không gian, chi phí thuê mặt bằng, phương thức thanh toán, thời gian trả tiền thuê mặt bằng, không nên thuê với thời hạn quá lâu vì rất có thể bạn đã đánh giá sai tiềm năng thị trường tại khu vực, sau một thời gian kinh doanh bạn có thể phải đóng cửa tiệm vì hoạt động không hiệu quả.

Trong trường hợp bạn chắc chắn rằng bạn khảo sát và quyết định thị trường đó rất tiềm năng thì có thể thuê mặt bằng với thời hạn khoảng 2 năm đến 3 năm hoặc lâu hơn nếu xác định kinh doanh lâu dài. Đối với việc mở quán cafe ở khu vực nội thành Hà Nội hay Thành phố Hồ Chí Minh, bạn có thuê mặt bằng kinh doanh quán cafe với diện tích khoảng 40m2 đến 80m2 tùy vào số vốn nhiều hay ít của bạn. Chi phí dự tính để thuê một không gian cho quán cafe nhỏ đẹp ở khu vực thành phố rộng khoảng 40m2 đến 50m2 dao động trong khoảng 10.000.000 VNĐ đến 20.000.000 VNĐ tùy vào vị trí quán cafe ở trung tâm hay ở khu vực giáp trung tâm các quận nội thành.

B – Chi phí cho đồ dùng, vật dụng và các tài sản cố định khi kinh doanh quán cafe

Một khoản chi phí bạn cần xác định trong bản kế hoạch kinh doanh quán cafe đó chính là chi phí cho việc mua sắm các đồ dùng, vật dụng hay các tài sản cố định khác khi kinh doanh cafe. Dưới đây là một số vật dụng mua sắm cần thiết đối với một quán cafe ở thời điểm hiện tại.

– Bàn, ghế các loại (bàn đơn, bàn đôi, bàn nhiều người) với chi phí dự tính khoảng 40.000.000 VNĐ.

– Giàn âm thanh cho cửa hàng với chi phí dự tính khoảng 7.000.000 VNĐ

– Bàn pha chế, các thiết bị rửa chén với chi phí dự tính khoảng 10.000.000 VNĐ

– Ly, cốc, bình nước trà (dùng làm nước trang miệng, uống nhấp môi) với chi phí dự tính chi phí khoảng 3.000.000 VNĐ.

– Máy làm cà phê tự động có nhiều loại máy pha cafe khác nhau nhưng bạn có thể mua loại với giá khoảng 20.000.000 VNĐ, hoặc nếu sản lượng bán hàng ít thì mua máy nhỏ với giá khoảng 7.000.000 VNĐ/máy.

– Máy xay cafe với chi phí khoảng 4.000.000 VNĐ

– Máy xay sinh tố, máy làm đá bào với dự tính chi phí 5.000.000 VNĐ

C – Chi phí thiết kế và thi công quán cafe

Đối với kế hoạch kinh doanh quán cafe, thì việc trang trí cửa hàng khá quan trọng sau khi tìm được vị trí và địa điểm kinh doanh tốt. Tuy nhiên với vấn đề này có hai phương án đưa ra đó là bạn thuê người làm thiết kế không gian sau đó thuê thợ thi công lắp đặt nội thất không gian theo bản thiết kế hoặc thuê hẳn một công ty vừa làm thiết và cả thi công.

Hiện nay giá thiết kế và thi công trên thị trường trung bình khoảng 220.000 đến 250.000 VNĐ/ m2 không gian, 50m2 thì tổng chi phí bằng 11.000.000 VNĐ, còn nếu bạn chỉ thuê thiết không gian quán thì chi phí này chỉ khoảng 130.000 VNĐ/m2.

Khi thuê thiết kế và thi công bạn cần tìm hiểu và đặt vấn đề với đối tác là sử dụng loại chất liệu thi công nào, màu sắc, bố cục không gian, phù hợp với đối tượng khách hàng của bạn. Có rất nhiều bạn muốn kinh doanh quán cafe bình dân, hoặc lập kế hoạch kinh doanh quán cafe sinh viên, cafe cóc nhưng có nhiều bạn muốn đầu tư theo mô hình cao cấp dành cho doanh nhân, giới văn phòng…nên phong cách thiết kế thi công và trang trí quán cafe có thể khác nhau với chi phí dự tính khác nhau.

Tuy nhiên khi thiết kế và thi công trang trí quán cafe, bạn cần lưu ý một số vấn đề như sau để đảm bảo sự phù hợp và tiết kiệm chi phí. Thiết kế quán cafe bao gồm thiết kế bên trong và bên ngoài quán. Đối với bên ngoài bạn cần tìm hiểu về biển hiệu và chất liệu tường, màu sơn tường hoa văn và thiết kế trên tường. Đối với bên trong quán bạn sử dụng tường kính hay tường sơn, các loại rèm, chất liệu lót tường bằng nhựa hay bằng các chất liệu khác. Ngoài ra, bạn còn phải tính toán đến thảm lót sàn, đèn chùm, đèn thả, các vật dụng trang trí trên không gian giúp cho quán cafe thêm độc vào và thu hút khách hàng.

D – Chi phí cho tiền hàng lưu động

Chi phí cho tiền hàng lưu động trong bản kế hoạch kinh doanh quán cafe bao gồm hạt, cafe qua quá trình xay, trà, hoa quả, đường, sữa ước tính chi phí cho thời gian hoạt động ban đầu khoảng từ 10.000.000 VNĐ.

E – Chi phí cho hoạt động Marketing

Chi phí cho hoạt động Marketing là khoản chi phí mà bạn cần quan tâm khi kinh doanh quán cafe giúp thu hút lượng khách hàng tiềm năng và gia tăng doanh số cho quán cafe nhanh chóng. Chi phí này bao gồm chi phí quảng cáo, chi phí xây dựng Fanpage, chi phí xây dựng website, chi phí viết bài PR báo chí, chi phí phát tờ rơi, khuyến mại, giảm giá bán, chi phí đẩy bài trên Foody hay Lozi. Tổng chi phí này trong thời gian đầu dự tính khoảng 12.000.000 VNĐ.

3 – Xây dựng chi tiết kế hoạch Marketing khi kinh doanh mở quán cafe

Marketing là hoạt động rất quan trọng khi kinh doanh mở quán cafe, chính vì vậy bạn cần phải lên kế hoạch chi tiết cho hoạt động Marketing nếu muốn thu hút thêm nhiều khách hàng, gia tăng doanh số bán hàng và mở rộng quy mô kinh doanh. Dưới đây là các bước cơ bản trong việc xây dựng một kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết đối với vấn đề Marketing quảng bá quán cafe đến với khách hàng.

A – Phân tích cạnh tranh ngành

Mô thức cạnh tranh Pichael Porter chỉ ra 5 yếu tố cạnh tranh lớn nhất trong ngành thì đối với quán cafe yếu tố đối thủ tiềm năng, đối thủ cạnh tranh đang kinh doanh trên khu phố hiện tại, đồ ăn và thức uống có liên quan đến cạnh tranh với mặt hàng cafe như trà sữa, sinh tố hoa quả là các yếu tố quan trọng nhất. Việc phân tích cạnh tranh ngành là để biết rằng bạn có thể mở cửa hàng ở nơi đó hay không, có bao nhiêu đối thủ và ai thực sự là đối thủ chính của bạn, đây được xem là các đối thủ mà bạn khó có thể đánh bật họ ra khỏi thị trường.

Trọng tâm của việc phân tích là để biết được rằng có bao nhiêu quán cà phê tại khu vực bạn kinh doanh, vốn đầu tư của họ như thế nào, dịch vụ kinh doanh cà phê của họ khác biệt ở đâu…để bạn đưa ra phương án khắc phục điểm yếu của mình và tập trung phát triển nhiều hơn thế mạnh để thu hút khách hàng.

B – Xây dựng kế hoạch thúc đẩy bán hàng

Đặc điểm của quán cafe là kinh doanh theo vị trí cửa hàng, nếu địa điểm kinh doanh mới chỉ có 1 đến 2 quán thì không nhiều và có thể san sẻ doanh thu, lợi nhuận với nhau. Nhưng nếu lợi ích nhiều thì chắc chắn càng có nhiều hơn đối thủ cạnh tranh, lúc này bạn phải phải hành động để thu hút được nhiều khách hàng hơn. Kế hoạch thúc đẩy bán hàng bao gồm việc xây dựng các chương trình khuyến mại, tặng kèm sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng quen, tặng quà, giảm giá bán, tặng thêm tách cafe cho một số khách hàng đáp ứng yêu cầu của trò chơi do cửa hàng tổ chức ví dụ như các cặp đôi hôn nhau trong ngày Valentine tại quán được giảm giá 20%, tặng vẻ xem phim cho khách hàng chơi các minigame trên Fanpage của quán…

C – Xác định các công việc chính của hoạt động Marketing

Hoạt động Marketing cho quán cafe có rất nhiều tuy nhiên bạn nên tập trung vào việc xây dựng Fanpage Facebook và chạy quảng cáo Facebook, xây dựng website và SEO các từ khóa liên quan đến sở thích uống cafe của khách hàng, viết bài PR đăng lên một số trang báo mạng phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu bạn hướng đến, in tờ rơi, tặng voucher hay đẩy mạnh quảng bá trên một số trang đánh giá đồ ăn uống nổi tiếng như Foody hay Lozi, quảng bá trên các cộng đồng dành cho các tín đồ yêu thích ẩm thực, đồ uống (các Forum, Group Facebook). Đây là các cách mà nhiều quán cafe hiện nay đang áp dụng trong xây dựng kế hoạch kinh doanh quán cafe.

D – Chú trọng việc tạo ra các công thức đồ uống mới

Nếu bạn có am hiểu hoặc tham gia khóa học pha chế đồ uống thì bạn nên tự sáng tạo các công thức làm đồ uống mới, đặc biệt chưa xuất hiện trên thị trường. Đây được xem là bí quyết để thu hút được nhiều khách hàng hơn và họ chỉ có thể đến quán của bạn mới được thưởng thức hương vị đồ uống đó. Điều này được xem là điểm khác biệt và lợi thế cạnh tranh giúp bạn xây dựng thương hiệu trước khi mở rộng thêm cửa hàng. Ngoài ra có thể tạo nên các trào lưu đối với khách hàng và là cách nhanh chóng để quảng bá quán cafe của bạn đến với mọi người. Bên cạnh đó, khi kinh doanh quán cafe, bạn có thể kết hợp với kinh doanh các đồ ăn vặt hoặc đồ ăn nhẹ, đồ ăn sáng hay đồ ăn trưa văn phòng để mở rộng doanh thu đồng thời đáp ứng đa dạng hơn nhu cầu của khách hàng. Đồng thời có thể đa dạng thêm các loại đồ uống khác nhau hoặc các loại đồ uống khác nhau từ cafe.

Trên đây Kế Hoạch Việt giới thiệu một số khía cạnh trong việc xây dựng một bản kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết trước khi khởi nghiệp kinh doanh mở quán cafe. Việc xây dựng và lên được kế hoạch kinh doanh có thể giúp bạn giảm thiểu rủi ro đồng thời gia tăng các yếu tố thành công khi có sự chuẩn bị tốt nhất cho hoạt động kinh doanh. Hi vọng rằng có thể giúp bạn tự lên được một kế hoạch kinh doanh phù hợp với chiến lược và định hướng kinh doanh quán cafe thực tế của bạn ở thời điểm hiện tại. Chúc bạn thành công và gặt hái được nhiều lợi nhuận trong kinh doanh quán cafe. Nếu có bất kỳ vấn đề gì thắc mắc, bạn có thể bình luận ngay bên dưới bài viết để được Kế Hoạch Việt giải đáp cụ thể.