HỆ THỐNG TIÊU CHUẨN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG – ISO 9001

 

Hệ thống quản lý chất lượng (Quality management system – QMS) là một hệ thống hợp thức hóa các quy trình, thủ tục và trách nhiệm để đạt được những chính sách và mục tiêu về chất lượng

1. ISO là gì?

ISO , hay Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế, là cơ quan thiết lập tiêu chuẩn quốc tế có trụ sở tại Geneva, Thụy Sĩ. Nó được tạo thành từ một loạt các đại diện khác nhau từ một loạt các tổ chức tiêu chuẩn độc quyền, công nghiệp và thương mại.
Về cơ bản, đó là tổ chức chịu trách nhiệm xác định và thực hiện tất cả các tiêu chuẩn này .

Bản thân ISO không thực sự chứng nhận bất cứ điều gì. Giấy chứng nhận được thực hiện bởi các tổ chức bên thứ ba.

1. ISO 9001

Số sau ISO là định danh của tiêu chuẩn. ISO 9001 là một trong những tiêu chuẩn ISO nổi tiếng nhất, xác định các tiêu chí cho các hệ thống quản lý chất lượng chung.

ISO 9001 là một phần của gia đình ISO 9000 rộng hơn. Tất cả các tiêu chuẩn trong ISO 9000 đề cập đến quản lý chất lượng.

Về cơ bản, tiêu chuẩn này được thiết kế để giúp các tổ chức hoạt động hiệu quả hơn và đáp ứng thành công hơn nhu cầu của khách hàng.

Ít nhất một triệu công ty và tổ chức ở hơn 170 quốc gia được chứng nhận ISO 9001.

III. Chứng nhận

ISO 9001 cũng là tiêu chuẩn duy nhất trong họ 9000 có thể được chứng nhận. Chứng nhận này không phải là một yêu cầu và các tổ chức vẫn có thể thực hiện các nguyên tắc của ISO 9001 một cách không chính thức mà không cần chứng nhận.

Về mặt kỹ thuật, chỉ có các tổ chức mới có thể nhận được chứng nhận. Tuy nhiên, các cá nhân có thể trở thành Kiểm toán viên chính được chứng nhận hoặc Đăng ký viên để thực hiện kiểm toán đối với các tổ chức.

Chứng nhận nói chung sẽ bao gồm toàn bộ tổ chức, tập trung vào các cơ sở hoặc bộ phận cụ thể được thiết kế để cải thiện hiệu suất trong khu vực đó.

Dưới đây là phân tích nhanh các thông tin quan trọng nhất về tiêu chuẩn ISO 9001:
• ISO 9001 là một tiêu chuẩn quốc tế cho một hệ thống quản lý chất lượng (QMS).
• ISO 9001 là một phần của gia đình ISO 9000 lớn hơn.
• ISO 9001 là tiêu chuẩn duy nhất có thể được chứng nhận. Không có thứ gì như Chứng nhận ISO ISO hay Chứng nhận ISO 9000, chỉ có chứng nhận ISO 9001.
• Các cá nhân không thể có được chứng nhận ISO 9001; thay vào đó, các tổ chức hoặc công ty được chứng nhận.
• Tuy nhiên, các cá nhân có thể được chứng nhận để trở thành Kiểm toán viên chính được chứng nhận ISO 9001, cho phép họ kiểm toán các công ty khác.
• Quy mô của tổ chức không quan trọng. Nó có thể là 1 người hoặc 100.000.
• ISO 9001 là một tiêu chuẩn chung để quản lý chất lượng – không quan trọng bạn thuộc ngành nào.
• ISO 9001 là một tiêu chuẩn tập trung vào quá trình, trái ngược với tiêu chuẩn tập trung vào sản phẩm. Nó không được thiết kế để xác định chất lượng sản phẩm (mặc dù nếu quy trình của bạn tốt, thì sản phẩm của bạn cũng vậy).

IV.Chứng nhận ISO 9001 có nghĩa là gì?

Các tổ chức được chứng nhận ISO 9001 đã thực hiện thành công một hệ thống quản lý chất lượng theo tất cả các yêu cầu được nêu chi tiết trong tiêu chuẩn ISO 9001.

Một phần của chứng nhận ISO 9001 là đảm bảo các khu vực cải tiến được xác định và hành động. Do đó, các tổ chức có chứng nhận ISO 9001 có thể được giả định để cung cấp các sản phẩm và / hoặc dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn quản lý chất lượng nghiêm ngặt.

1. QMS là gì?

Hệ thống quản lý chất lượng là trung tâm của tiêu chuẩn ISO 9001. Đơn giản nhất, một hệ thống quản lý chất lượng là một tập hợp các nguyên tắc hoặc hướng dẫn cho các quy trình vận hành tiêu chuẩn mà bạn có thể sử dụng để đo lường chất lượng của các khía cạnh khác nhau trong doanh nghiệp của bạn.

Hãy nghĩ về nó như một tập hợp các chính sách, quy trình và các quy trình được lập thành tài liệu xác định cách lý tưởng mà bạn muốn cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ của mình cho khách hàng. Nó gần giống như một hệ thống quản lý quy trình kinh doanh , ngoại trừ tập trung vào kiểm soát chất lượng.

Mỗi QMS sẽ khác nhau, được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của công ty sử dụng nó. Những gì tiêu chuẩn ISO 9001 (và nói chung hơn, họ ISO 9000) làm là cung cấp một bộ hướng dẫn để giúp bạn thiết kế và thực hiện QMS thành công.

Bạn có thể hiểu QMS bằng cách chia nó thành bốn yếu tố hoặc giai đoạn cốt lõi :
• Kế hoạch
• Làm
• Kiểm tra
• Đạo luật

Tất nhiên, một mình QMS sẽ không tự động làm cho bạn được chứng nhận ISO 9001, nhưng đó là toàn bộ chứng nhận dựa trên.

Cũng như 9001, có những tiêu chuẩn bổ sung trong gia đình 9000 hỗ trợ việc thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng:
• ISO 9000 xác định các nguyên tắc và điều khoản thông báo cho ISO 9001,
• ISO 9004 được thiết kế để cải thiện tỷ lệ thành công của QMS mà 9001 xác định.

 

1. Tại sao ISO 9001 lại quan trọng

Được chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001 là một biểu tượng được quốc tế công nhận về uy tín và đảm bảo chất lượng. Các tổ chức được chứng nhận được cho là đã đạt được một hệ thống nhất quán để đảm bảo mức độ hài lòng cao của khách hàng và cải tiến liên tục.

1. Chứng nhận ISO 9001 mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp của bạn :
   • Tăng tiềm năng lợi nhuận và thị phần
   • Thời gian tiết kiệm từ quản lý tài nguyên hiệu quả hơn
   • Các vấn đề tái phát và dị thường giảm hoặc loại bỏ
   • Hình ảnh thương hiệu và uy tín được cải thiện
   • Công việc thủ công được giảm bớt với quá trình tích hợp và tự động hóa quá trình
   • Hiệu quả và hiệu quả tổ chức được cải thiện bằng cách sử dụng dữ liệu và bằng chứng để đưa ra quyết định
   Cách tiếp cận ISO 9001 xem xét cả các quy trình riêng lẻ cũng như cách tất cả các quy trình đó tương tác với nhau. Bằng cách kiểm tra mối quan hệ giữa tất cả các quy trình kinh doanh của bạn trong bối cảnh QMS, bạn có thể xác định vị trí các khu vực chín muồi để cải thiện và tối ưu hóa.
   Sử dụng dữ liệu và bằng chứng để thông báo cho việc ra quyết định của bạn là cần thiết nếu bạn muốn đạt được mục tiêu kinh doanh của mình. Việc thu thập các báo cáo đầy đủ và ghi chép đầy đủ các quy trình của bạn cũng là cần thiết, vì vậy bạn có dữ liệu để làm việc ngay từ đầu. Hệ thống quản lý chất lượng rất tốt trong việc này và cung cấp một khung cho tài liệu về tất cả các quy trình trong doanh nghiệp của bạn.
2. Chứng nhận ISO 9001 mang lại lợi ích gì cho khách hàng của bạn :
   • Cung cấp đảm bảo rằng bạn là nhà cung cấp đáng tin cậy, chất lượng cao
   • Sự hài lòng của khách hàng là trọng tâm chính của ISO 9001
   • Phản hồi của khách hàng có thể được hành động nhanh chóng và hiệu quả
   • Lập kế hoạch ưu tiên có nghĩa là các vấn đề được giải quyết trước khi chúng có cơ hội gây ra sự cố cho khách hàng của bạn

Một trong những yếu tố quan trọng nhất thúc đẩy việc thực hiện các hệ thống quản lý chất lượng là tập trung vào việc cải thiện sự hài lòng của khách hàng bằng cách xác định nhu cầu và mục tiêu của họ. Cải thiện sự hài lòng của khách hàng sau đó dẫn đến kinh doanh liên tục.
Khi khách hàng biết rằng bạn đã đạt được các tiêu chuẩn chất lượng cao theo yêu cầu của chứng nhận ISO 9001, họ sẽ dễ dàng đặt niềm tin vào bạn hơn.

c.Chứng nhận ISO 9001 mang lại lợi ích như thế nào cho nhân viên của bạn
• Việc làm được an toàn hơn nhờ hiệu quả kinh doanh được cải thiện
• Nhân viên báo cáo sự hài lòng công việc cao hơn và hạnh phúc tại nơi làm việc do vai trò của họ (phải làm gì và làm như thế nào) được xác định rõ ràng và sắp xếp hợp lý
• Đào tạo, tham gia hệ thống , và các nguồn lực giáo dục được nhờ hơn có sẵn để cải thiện quy hoạch và cơ cấu tổ chức
• Việc thực hiện QMS có thể thúc đẩy văn hóa công ty cải tiến liên tục
• Nhân viên trở nên gắn kết hơn và cảm thấy có trách nhiệm hơn với các quy trình họ đang sử dụng

Thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục có thể giúp cải thiện tinh thần người lao động (cũng như hạnh phúc nơi làm việc nói chung) bằng cách khiến người lao động cảm thấy như họ tích cực tham gia và chịu trách nhiệm cho việc phát triển, thực hiện và tối ưu hóa các quy trình họ sử dụng trên cơ sở hàng ngày.

Bên cạnh đó, điều hợp lý là những người đưa ra quyết định về thiết kế và tối ưu hóa một quy trình cụ thể là những người thực sự sử dụng chúng hàng ngày.

Bằng cách tập hợp toàn bộ lực lượng lao động của bạn để xây dựng và cải thiện các quy trình hiện có, bạn không chỉ thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục mà còn gắn kết các công nhân với các mục tiêu của toàn bộ tổ chức.

VII. Làm thế nào để có được chứng nhận ISO 9001

Để được chứng nhận, về cơ bản, bạn phải thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 gần đây nhất để thiết lập hệ thống quản lý chất lượng, sau đó tiến hành kiểm tra QMS bởi kiểm toán viên được chứng nhận.

Kết quả là một chứng nhận thường kéo dài trong ba năm, sau đó tổ chức sẽ phải được chứng nhận lại.

Về mặt kỹ thuật, các tổ chức chỉ có thể có được chứng nhận ISO 9001, nhưng để rõ ràng, tôi đã bao gồm một phần nêu rõ cách một cá nhân có thể trở thành Tổ chức được chứng nhận (CB hoặc Nhà đăng ký) để thực hiện kiểm toán chứng nhận cho các tổ chức.

Cần phải nói rõ rằng, ISO 9001 không phải là một nhóm mà các tổ chức chỉ có thể tham gia vào chương trình. Đó là một chứng nhận phải đạt được như là một phần của quy trình kiểm toán cụ thể.

Để được chứng nhận ISO 9001, bạn phải:
1. Xây dựng và triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo các nguyên tắc của tiêu chuẩn ISO 9001 mới nhất
2. Có một cuộc kiểm toán được thực hiện bởi Cơ quan được chứng nhận (CB hoặc Nhà đăng ký) để đánh giá hiệu suất của QMS của bạn so với tiêu chuẩn ISO 9001 mới nhất.
3. Nếu bạn thành công, chứng chỉ sẽ cần được chứng nhận lại sau ba năm (và ba năm tiếp theo) để đảm bảo bạn vẫn đạt tiêu chuẩn (cũng như mọi thay đổi mới đối với tiêu chuẩn)