Hồ sơ tài liệu cần thiết cho doanh nghiệp

Văn Chung Tháng ba 17, 2019 Phát triển doanh nghiệp 229 Views

Phân loại hồ sơ, tài liệu

Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp gồm có nhiều loại và có giá trị khác nhau, đề lập và quản lý đầy đủ những hồ sơ tài liệu cần phải dựa trên một số tiêu chí nhất định. Việc phân loại khoa học, hợp lý giúp cho việc quản lý, khai thác, sử đụng hồ sơ được hiệu quả đem lại lợi ích thiết thực. Về cơ bản có thể phân loại theo:

Hồ sơ, tài liệu hành chính văn phòng, bao gồm:

Các văn bản quy phạm pháp luật các quy định chỉ thị của ban lãnh đạo doanh nghiệp… (hồ sơ nguyên tắc).
Những hồ sơ tài liệu về các cuộc họp, các hội nghị, đại hội người lao động hàng năm.
Các công văn, giấy tờ “đi” và “đến” hàng năm.
Hồ sơ, tài liệu về việc mua sắm trang thiết bị, tài sản, máy móc, hàng hóa…
Báo cáo sơ kết, tổng kết về các mặt hoạt động của doanh nghiệp.
Các loại giấy tờ, văn bản khác.

Hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự

Hồ sơ về việc thành lập doanh nghiệp (đơn xin thành lập, quyết định thành lập, giấy phép kinh doanh và các tài liệu khác có liên quan).
Tài liệu và các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo doanh nghiệp, chức năng nhiệm vụ cụ thể.
Hồ sơ về tuyên dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển nhân viên, người lao động.
Các quyết định khen thưởng, kỷ luật người lao động. .
Hồ sơ, tài liệu về bảo hiềm xã hội, lương, phụ cấp, trợ cấp cho người lao động…
Hồ sơ cá nhân của thành viên, người lao động trong doanh nghiệp (sơ yếu lý lịch bản sao bằng cấp, hợp đồng lao động, quyết định nâng lương…).

Hồ sơ tài liệu về hoạt động SXKD

Hồ sơ tài liệu về chương trình, kế hoạch hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
Kế hoạch tài vụ hàng năm, hàng quý.
Hồ sơ về các hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại, mua bán hàng hóa, sản phẩm…
Các tài liệu khác có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Hồ sơ tài liệu kỹ thuật

Hồ sơ thiết kế mẫu mã sản phẩm, đăng ký bản quyền, sở hữu.
Tài liệu về máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ, các sáng chế, cải tiến kỹ thuật công nghệ…
Các tài liệu khác có liên quan.

Hồ sơ, tài liệu về tài chính, kế toán

Văn bản quy phạm pháp luật, quy định hướng dẫn về công tác tài chính, kế toán.
Hồ sơ dự toán, quyết toán kinh phí.
Hồ sơ, tài liệu về kiểm kê tài sản, kiểm tra tài chính hàng năm.
Hồ sơ về kế hoạch tài chính, Báo cáo tài chính.
Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán…

Các loại hồ sơ, tài liệu khác của doanh nghiệp

Có thể nói ý nghĩa và tác dụng của hoạt động quản lý hồ sơ, tài liệu là rất lớn, tuy nhiên thực tế cho thấy việc quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp chưa tốt, chưa cân đối với các mặt hoạt động khác. Chính vì vậy nhận thức đúng đắn về giá trị của hồ sơ, tài liệu cũng như việc quản lý, khai thác, sử dụng phù hợp sẽ đem lại những tác dụng tích cực, góp phần thúc đẩy sự vận hành và phát triển của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh quyết liệt hiện nay.

Nguồn: sưu tầm