Hướng dẫn kế hoạch kinh doanh khởi nghiệp

LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH CHO NGƯỜI KHỞI NGHIỆP

I. Tại sao lập Kế hoạch Kinh doanh?

Như Benjamin Franklin đã nói cách đây hơn 200 năm, “nếu bạn thất bại trong việc lập kế hoạch, bạn chính là đang lập kế hoạch để thất bại” (if you fail to plan, you are planning to fail). Trong mọi công việc, việc lập kế hoạch có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, bởi kế hoạch vừa là ‘kim chỉ nam’ vừa là thước đo để hướng dẫn đường đi, nước bước nhằm hoàn tất một công việc nào đó.

Trong kinh doanh, nếu không có kế hoạch, bạn đang tự đưa mình vào thế hoàn toàn bị động và mơ hồ về mọi mặt. Bạn thậm chí không biết mình đang bán gì cho khách, nước uống hay sự thỏa mãn cơn khát? Bạn không biết nên đứng ở đâu giữa chợ, vì chợ dù tràn ngập người mua nhưng mỗi người mỗi ý. Và đã đứng giữa chợ thì làm gì có thời gian cho bạn suy nghĩ. Trong khi còn chưa quyết định được sẽ bán cho “người đi xuôi” hay “kẻ chạy ngược”, bạn đã ngộp thở với “tua tủa giáo mác” của hàng trăm, thậm chí hàng ngàn đối thủ xung quanh.

Không có Kế hoạch Kinh doanh, bạn sẽ thấy mình loay hoay, rối bời, vật vã, khổ sở ngay trong chính sự đam mê và nhiệt huyết phục vụ khách hàng của bản thân. Một bản Kế hoạch Kinh doanh sẽ giúp bạn biết rõ trước khi ‘lâm trận’ về bán cái gì, cho ai, và cần bao nhiêu tiền để thực hiện việc đó.

Bài viết dưới đây tôi sẽ hướng dẫn cho bạn các bước cần chuẩn bị để lập Kế hoạch kinh doanh.

Lưu ý: Các bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin chi tiết về hướng dẫn cũng như tải mẫu (template) Kế hoạch Kinh doanh theo tiêu chuẩn của Úc từ website chính phủ business.gov.au.

II. Trước khi lập Kế hoạch Kinh doanh

Trước khi bắt tay lập Kế hoạch Kinh doanh, bạn cần đánh giá một cách trung thực về bản thân bạn cũng như về ý tưởng kinh doanh bạn đang có. Việc đánh giá và phân tích sẽ giúp bạn dự báo được những thách thức có thể gặp phải và giải pháp để vượt qua các thách thức này.

1. Phân tích về ý tưởng kinh doanh

Phân tích về ý tưởng kinh doanh có thể giúp bạn tránh tiêu phí thời gian để lập Kế hoạch Kinh doanh cho một ý tưởng không khả thi. Để đánh giá về ý tưởng kinh doanh đang nung nấu, một vài câu hỏi gợi ý sau sẽ giúp nhiều cho bạn:

(i) Bạn sẽ bán sản phẩm hay dịch vụ gì?

Để trả lời câu hỏi này, bạn cần đặt nhu cầu của khách hàng lên hàng đầu và luôn ghi nhớ: chúng ta cần bán cái khách hàng cần chứ không phải cái chúng ta có. Khách hàng khát nước chứ chưa chắc thèm cà phê của bạn!

(ii) Thực sự có thị trường cho sản phẩm hay dịch vụ của bạn không?

Bạn không thể dùng giả định (assumptions) của bản thân để khẳng định về nhu cầu của thị trường. Ví dụ: việc bạn đang có một vấn đề nào đó cần giải quyết (nhu cầu) chưa hẳn là một nhu cầu trên thị trường. Bạn có thể thích ăn thịt lợn kho với mắm tôm và mật mía (giả cầy) nhưng chưa chắc những người bạn Úc xung quanh bạn thích điều đó.

(iii) Nếu ý tưởng kinh doanh của bạn là khả thi thì làm sao bạn có thể bảo vệ được ý tưởng đó?

Nên nhớ, nếu bạn làm được thì cũng có thể có những người khác làm được. Và người đi sau bắt chước bạn có thể làm tốt hơn bạn vì họ học được nhiều từ bạn.

(iv) Bạn cần có kỹ năng gì để thực hiện ý tưởng trên?

Về cơ bản, tốt nhất bạn cần có kỹ năng và kinh nghiệm trong lĩnh vực định kinh doanh. Nếu muốn mở nhà hàng, bạn nên có tay nghề nấu ăn hoặc ít nhất nên có thời gian làm việc cho nhà hàng.

Tuy nhiên, nếu đó là một ý tưởng đột phá (innovative) hoặc rất khả thi nhưng bạn chưa có đủ kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết, bạn có thể cân nhắc việc mời hay thuê người khác về làm cộng sự, đối tác hay nhân viên của bạn. Trong trường hợp này bạn cần biết phải làm gì để bảo vệ ý tưởng kinh doanh và để không phụ thuộc quá vào kỹ năng của đối tác.

(v) Đối thủ cạnh tranh của bạn là ai?

Việc hiểu rõ về đối thủ cạnh tranh là hết sức cần thiết. Hiểu biết về đối thủ cạnh tranh không chỉ dừng ở mức liệt kê được tên của các nhà hàng trong khu vực mình định mở tiệm phở. Mà bạn cần phải biết chi tiết về từng đối thủ: họ đã ở đó lâu chưa, bán món gì với giá nào, cung cách chào hàng và phục vụ của họ ra sao, thực khách của họ là ai, làm nghề gì, là cư dân địa phương hay người đi làm ở văn phòng gần đó, thu nhập bao nhiêu, sở thích, thói quen chi tiêu như thế nào, v.v…

Tóm lại, bạn cần biết rõ đối thủ cạnh tranh của bạn đang bán gì, bán cho ai và bán như thế nào.

(vi) Bạn khác với đối thủ cạnh tranh như thế nào?

Sau khi hiểu rõ về đối thủ cạnh tranh, bạn hãy nhìn lại ý tưởng kinh doanh của mình xem nếu triển khai thì sẽ mang đến sự khác biệt nào cho thị trường. Sẽ khó thành công nếu bạn đi sau nhưng lặp lại những thứ người đi trước đã làm.

Bạn cần phải xác định được USP (unique selling point – nhiều tài liệu dịch là “lợi điểm bán hàng độc nhất” nhưng có thể hiểu nôm na là giá trị khác biệt mà business của bạn tạo ra cho khách hàng so với các đối thủ cạnh tranh) của bạn là gì? USP của bạn có thể là giá rẻ hơn, chất lượng phục vụ cao hơn, hay là một sản phẩm, dịch vụ gì đó lần đầu tiên có mặt trên thị trường. USP chính là điểm quyết định phần lớn thành bại của một business.

(vii) Bạn có khả năng tài chính để khởi sự kinh doanh hay chưa?
Vấn đề “đầu tiên” muôn thuở vẫn là “tiền đâu”. Đa số các bạn trẻ khởi nghiệp đều gặp khó khăn về vốn. “Có bột mới gột nên hồ”, ý tưởng dù hay đến đâu cũng sẽ mãi chỉ là ý tưởng nếu không có tiền để thực hiện. Vậy thì tiền ở đâu ra? Trước hết, phải là toàn bộ tiền bạn đã tiết kiệm được, là toàn tâm, toàn ý, toàn sức của bạn dành cho business. Tiếp đó là sự ủng hộ, giúp đỡ của gia đình, bạn bè, những người thân thích, rồi mới đến các khoản vay (small business loans) từ ngân hàng và các nhà đầu tư thiên thần (angel investors).

Gia đình, bè bạn của bạn không thể góp tiền cho bạn nếu chưa thấy bạn cam kết. Ngân hàng cũng sẽ không cho bạn vay nếu thấy kế hoạch kinh doanh của bạn không khả thi. Và các nhà đầu tư thiên thần, kể cả các nhà đầu tư mạo hiểm (venture capitalists) cũng sẽ khó có thể tài trợ vốn cho bạn nếu thấy bạn chưa thực sự cam kết hết mình, chưa “đánh cược” toàn bộ bản thân cho business.

Nhân bàn vấn đề “đầu tiên” này tôi cũng nói thêm, nhiều khách hàng khi được tôi tư vấn khởi nghiệp đều đặt câu hỏi về các khoản tài trợ khởi nghiệp của chính phủ – government startup grants. Câu trả lời là không.

Hiện tại chính phủ các cấp của Úc không có bất kỳ một khoản tài trợ nào về tiền vốn ban đầu (startup funds) cho các small business thông thường, mà chỉ có các khoản trợ cấp nhỏ như trợ cấp tiền lương (Small Biz Grant) hay các ưu đãi về thuế (tax cut), về khấu trừ (accelerated depreciation).

Bạn có thể tìm thông tin về các chương trình trợ cấp và hỗ trợ của chính phủ cho doanh nghiệp tại địa chỉbusiness.gov.au/assistance. Và nếu bạn có các ý tưởng ‘cải tiến’ đột phá (innovative ideas) thì có thể tìm hiểu về cách tìm vốn tại website “National Innovation & Science Agenda” innovation.gov.au.

2. Tự đánh giá về bản thân

Sau khi đánh giá về tính khả thi của ý tưởng kinh doanh, bạn cần dành thời gian đánh giá xem thực sự bản thân đã sẵn sàng để khởi sự kinh doanh hay chưa. Vận hành một doanh nghiệp nhỏ không chỉ đơn thuần là làm thuê cho bản thân. Nó đòi hỏi nhiều kỹ năng quản lý, hiểu biết chuyên sâu về ngành, các kỹ thuật, tài chính và cả một tầm nhìn dài hạn để phát triển và thành công. Một số câu hỏi gợi ý sau sẽ giúp bạn xác định liệu có phù hợp và sẵn sàng để khởi nghiệp kinh doanh hay chưa:

(i) Tại sao bạn khởi nghiệp kinh doanh?

Hiểu rõ về động cơ của bản thân sẽ giúp bạn sẵn sàng cho một hành trình dài hạn, nhiều lúc rất cô đơn nhưng cũng rất vinh quang: hành trình khởi nghiệp.

(ii) Mục tiêu kinh doanh và mục tiêu cá nhân của bạn là gì?

Khi mở một nhà hàng bạn cần xác định rõ mục tiêu của nhà hàng là gì về mặt doanh số, về mặt quy mô, về mặt thương hiệu. Bên cạnh đó, bạn cần xác định rõ mục tiêu mà cá nhân bạn đang hướng tới trong cuộc đời là gì và business (nhà hàng) đó sẽ giúp gì cho bạn trong việc hiện thực hóa các mục tiêu này.

Mục tiêu của business cần ‘đồng hành’ với mục tiêu cá nhân, và những mục tiêu này cần cụ thể, rõ ràng và bao gồm cả đích đến dài hạn lẫn các chỉ tiêu, mục tiêu cho từng giai đoạn (ví dụ: sau 1 năm, sau 5 năm, sau 10 năm).

(iii) Những kỹ năng bạn có là gì?

Những kỹ năng này sẽ giúp như thế nào trong công việc kinh doanh sắp tới? Nên nhớ, rất nhiều kỹ năng là có thể ‘mang sang được, chuyển đổi được’ (transferable skills). Nếu bạn đã từng là nhân viên trực điện thoại quầy lễ tân thì bạn cũng sẽ có kỹ năng phục vụ khách hàng (customer service).

(iv) Bạn cần phải tạo ra được mức thu nhập bao nhiêu?

Một khi bạn khởi nghiệp kinh doanh, bạn dành toàn bộ thời gian và tâm sức cho công việc này. Điều đó đồng nghĩa với việc toàn bộ thu nhập có được từ công việc đi làm thuê trước đây bị cắt hết. Bạn sẽ phải sống bằng tiền tiết kiệm được và phải nhanh chóng tạo ra thu nhập từ công việc kinh doanh. “Có thực mới vực được đạo”, bạn phải kiếm đủ ăn thì mới mong có sức lực chiến đấu dài hạn để đưa công việc kinh doanh đến đích cần đến.

Việc tính toán mức thu nhập tối thiểu cần tạo ra trong thời gian nhanh nhất sẽ giúp bạn hình dung thêm về tính khả thi của ý tưởng kinh doanh.

(v) Điểm lợi và bất lợi khi khởi nghiệp kinh doanh?

Cuối cùng, bạn hãy liệt kê và so sánh toàn bộ điểm thuận lợi và không thuận lợi bạn có khi bắt tay khởi sự kinh doanh. Trong một số trường hợp, sau khi so sánh, bạn thấy rằng ở thời điểm hiện tại, khi thời cơ chưa chín muồi, thì việc tiếp tục đi làm thuê để tích lũy vốn là quyết định sáng suốt hơn.

III. Kế hoạch Kinh doanh

Sau khi đã thực hiện phân tích về ý tưởng kinh doanh cũng như đánh giá về bản thân như nói trên, bạn đã có tương đối đủ nguyên liệu để có thể viết được một bản Kế hoạch Kinh doanh. Như đã nói ở phần đầu bản Kế hoạch Kinh doanh sẽ giúp bạn định hướng, theo dõi tiến độ và đây cũng là tài liệu bắt buộc phải có trong một số trường hợp như vay vốn từ ngân hàng hay kêu gọi đầu tư.

Tùy thuộc vào mục đích sử dụng mà Kế hoạch Kinh doanh có thể có sự biến hóa phù hợp, nhưng cơ bản một bản Kế hoạch Kinh doanh sẽ gồm 4 phần chính sau:

1. Giới thiệu về công việc kinh doanh (business)

Trong phần này, bạn sẽ trình bày các nội dung về quản lý (management) và điều hành (operation) doanh nghiệp của bạn, bao gồm:

– Cấu trúc của doanh nghiệp: sole trader hay company, partnership, trust?

– Thông tin đăng ký doanh nghiệp: ABN, ACN, business name, GST, địa chỉ website, các loại giấy phép, v.v…

– Địa điểm văn phòng: nếu là mua thì giá mua, nếu là thuê thì giá thuê và thời hạn thuê cùng các trang thiết bị liên quan

– Cơ cấu tổ chức – nhân sự: Chủ doanh nghiệp, nhân viên, các kinh nghiệm và kỹ năng liên quan

– Sản phẩm, dịch vụ: Phân khúc thị trường (định vị), đơn giá, USP, dự kiến nhu cầu (ví dụ: một khách sẽ mua bao nhiêu sản phẩm của bạn trong 6 hay 12 tháng?), chiến lược làm giá (pricing strategy), tiềm năng tăng trưởng, v.v…

2. Phân tích thị trường (market)

Đây chính là kế hoạch marketing của bạn. Trong phần này bạn cần phân tích được về mặt marketing, ngành nghề mà bạn tham gia kinh doanh, khách hàng và đối thủ cạnh tranh của bạn. Phần này cũng cần có cá chỉ tiêu về marketing chủ chốt và chiến lược của bạn đã đạt được các chỉ tiêu này.

Một số nội dung chính của phần này như sau:

– Nghiên cứu thị trường: Thông tin chung về địa phương (regional profile) về ngành (industry) và thông tin cụ thể về sản phẩm, dịch vụ sẽ bán. Website ABS là một nguồn thông tin hữu ích.

– Chỉ tiêu thị phần: Mục tiêu của bạn trong tháng tới hay 12 tháng tới, ví dụ, là bán được bao nhiêu sản phẩm?

– Khách hàng: Mô tả về một khách hàng đặc trưng (typical customer) với các thông tin về nhân khẩu học của họ (demographics) và cách thức để quản lý khách hàng (customer management).

– Phân tích SWOT, phân tích đối thủ cạnh tranh.

– Phân tích về quảng cáo và bán hàng: Chiến lược tiếp thị, quảng cáo của bạn trong 12 tháng tới là gì? Bao gồm những hình thức, hoạt động nào? USP của bạn là gì? Các chỉ tiêu về marketing và sales? Các kỹ thuật bán hàng và các kênh phân phối?

3. Trình bày về tương lai phát triển (future)

Phần này bao gồm các kế hoạch của bạn cho tương lai và có thể có các nội dung về tuyên bố tầm nhìn, mục tiêu kinh doanh và các cột mốc chính.

4. Phân tích về tài chính (finance)

Phần này bao gồm các thông tin về nguồn vốn cho business, các chi phí và dự báo về tài chính. Các nội dung cần trình bày bao gồm:

– Mục tiêu về tài chính và số vốn cần có: Các chỉ tiêu về doanh số, về lợi nhuận; tổng số vốn cần có và nguồn vốn.

– Dự kiến về tổng vốn ban đầu (startup cost), dự toán về cân đối kế toán (balance sheet), dự báo lãi lỗ (profit & loss) và dòng tiền (cash flow).

– Phân tích hòa vốn (break-even analysis): Cần tính được, để hòa vốn bạn cần bán bao nhiêu sản phẩm. Phân tích hòa vốn cũng sẽ giúp bạn khẳng định được tính khả thi của business.
Công thức chung để tính số đơn vị sản phẩm cần bán để hòa vốn như sau:

Số đơn vị sản phẩm cần bán được để hòa vốn = Tổng chi phí cố định trong kỳ (tháng/năm)/(Giá bình quân của mỗi sản phẩm bán được – Chi phí bình quân để sản xuất mỗi sản phẩm).

Ví dụ: Nếu tổng chi phí cố định của shop café bạn đang vận hành trong 1 tháng là $10k (bao gồm tiền thuê mặt bằng và lương nhân viên), mỗi ly cà phê bạn bán với giá $4 và chi phí để sản xuất 1 ly cà phê là $1.5 thì:

Tổng số ly cà phê bạn phải bán trong tháng để hòa vốn = $10k/($4-$1.5) = $10k/$2.5 = 4000 (ly).

Tương đương với mỗi ngày bạn phải bán được 4000/30 = 133 ly (với con số này, bạn có thể tưởng tượng được mức độ khó khăn hay dễ dàng khi vận hành shop café tại một địa điểm cụ thể nào đó).

Trên đây là những nội dung cơ bản cần có trong một bản Kế hoạch Kinh doanh. Tuy nhiên, tùy thuộc vào mục đích sử dụng của bản Kế hoạch mà các nội dung có thể được tùy biến tương ứng. Và khi lập Kế hoạch Kinh doanh, bạn KHÔNG nhất thiết phải tuần tự thực hiện tất cả mọi nội dung như trên, mà hãy tự quyết định xem phần nào phù hợp và không phù hợp với công việc kinh doanh mình định làm.

Ngoài ra, một vấn đề cần được cân nhắc kỹ là việc chia sẻ bản Kế hoạch Kinh doanh này với bên thứ 3. “Tiên cơ bất khả lộ”, bạn đương nhiên không muốn quá nhiều người biết về Kế hoạch Kinh doanh của mình, đặc biệt là các đối thủ cạnh tranh hay những người ăn cắp ý tưởng. Trong một số trường hợp, việc ký thỏa thuận bảo mật trước khi chia sẻ Kế hoạch Kinh doanh là cần thiết.

Cuối cùng, bản Kế hoạch Kinh doanh cần được xem xét và cập nhật liên tục trong quá trình chuẩn bị cũng như triển khai công việc kinh doanh nhằm phản ánh kịp thời nhất trình độ phát triển của doanh nghiệp cũng như những diễn biến xảy ra trên thị trường.

Nguồn: Sưu tầm