Top 7+ kỹ năng cơ bản thành công trong giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp trở thành một trong những yếu tố quyết định sự thành công và thăng tiến trong cả cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp. Vì vậy một người có phát triển hay không một phần cũng nhờ vào khả năng giao tiếp của họ có tốt hay không? Bài viết này, Kehoachviet.com sẽ chia sẻ cho bạn 8 kỹ năng giao tiếp cơ bản. Cùng theo dõi nhé!

I. Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp là khả năng sử dụng giọng nói hoặc ngôn ngữ cơ thể để truyền đạt suy nghĩ, mong muốn của bản thân đến mọi người và tạo ra sự tương tác giữa các bên. Đồng thời, giao tiếp cũng là cách để gắn kết cộng đồng. Trao đổi thông tin và thể hiện tình cảm, suy nghĩ.

Trong quá khứ, giao tiếp thường chỉ diễn ra trực tiếp thông qua gặp mặt, trò chuyện, thư từ, hoặc qua người trung gian. Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ. Chúng ta có nhiều phương tiện mới để giao tiếp như điện thoại, tin nhắn, email,…. Sự đa dạng và phong phú của các phương tiện này đã làm cho kỹ năng giao tiếp trở nên ngày càng quan trọng và được mọi người chú trọng hơn.

II. 7 kỹ năng giao tiếp cơ bản hữu ích nhất

1.  Tạo thiện cảm với người xung quanh

Tạo thiện cảm và xây dựng mối quan hệ tích cực là một trong những kỹ năng giao tiếp cơ bản. Là nền tảng quan trọng để có giao tiếp hiệu quả. Điều này được thể hiện thông qua sự quan tâm, lắng nghe và thái độ tôn trọng đối với người khác.

Việc ghi nhớ những chi tiết nhỏ và thể hiện sự chu đáo đối với đồng nghiệp. Cũng như biết cách khen ngợi khi cần thiết. Là những cách hữu ích để xây dựng mối quan hệ tốt với mọi người xung quanh. Bằng cách thể hiện sự chân thành và lan tỏa cảm xúc tích cực. Bạn có thể tạo ra không gian giao tiếp thoải mái và lành mạnh trong môi trường làm việc.

2. Kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu

Lắng nghe tích cực và hiểu biết sâu sắc là một trong tắm kỹ năng giao tiếp cơ bản giúp xây dựng lòng tin và mối quan hệ mạnh mẽ với đồng nghiệp. Tạo sự tập trung khi đối diện nghe. Tránh bị xao lãng bởi các yếu tố ngoại vi và ghi chép lại những thông tin quan trọng là những hành động nhỏ nhưng ý nghĩa để thể hiện sự quan tâm đối với người khác.

Hơn nữa, việc đặt câu hỏi phản hồi và thảo luận sâu hơn về các vấn đề gây ấn tượng cho bạn sẽ cho thấy sự thiện chí của bạn trong chủ đề mà cả hai đang thảo luận.

3. Kỹ năng làm việc nhóm

Một sự thật không phủ nhận là bạn có thể hoàn thành công việc một cách xuất sắc khi làm một mình. Nhưng khi phải làm việc với người khác, có thể gặp khó khăn. Phối hợp và làm việc nhóm đóng vai trò quan trọng, mang lại hiệu quả tối đa. Trong môi trường làm việc nhóm, áp lực có thể được chia sẻ giữa các thành viên.

Làm việc nhóm đã trở thành một yêu cầu cần thiết trong hầu hết các lĩnh vực công việc hiện nay. Đặc biệt là trong môi trường doanh nghiệp quốc tế. Để hiệu quả trong giao tiếp và hợp tác với mọi người, bạn cần biết cách dung hòa. Đừng ngần ngại thể hiện ý kiến của mình. Nhưng cũng hãy học cách lắng nghe và thấu hiểu. Tôn trọng ý kiến của tất cả các thành viên trong nhóm. Đảm bảo có trách nhiệm với công việc.

4. Kỹ năng quan sát

Kỹ năng này sẽ giúp bạn điều chỉnh hành vi và lời nói một cách phù hợp với tình huống. Ví dụ, khi người nói đang vui vẻ, bạn có thể tham gia vào không khí vui tươi bằng cách cười đùa. Tuy nhiên, khi họ tỏ ra tức giận, bạn nên giữ im lặng để họ có thời gian tự trấn an hoặc tìm cách giúp họ giải tỏa cảm xúc. Trong trường hợp người nói đang buồn bã, hãy tìm cách để an ủi và động viên họ.

Đối với các khách hàng, việc quan sát có thể giúp bạn dễ dàng nhận biết tâm trạng của họ. Bạn sẽ có khả năng đánh giá xem liệu họ đã hài lòng với sản phẩm hoặc những gì bạn đang nói chưa. Dựa vào nhận định này, bạn có thể xác định thời điểm phù hợp để tiếp tục thuyết phục và hoàn thành quy trình bán hàng.

5. Kỹ năng xử lý tình huống

Trong giao tiếp, linh hoạt trong xử lý tình huống là điều quan trọng nhất. Lắng nghe, đồng cảm, chia sẻ, nắm bắt tâm lý và quản lý cảm xúc là những kỹ năng quan trọng để thực hiện điều này.

Ví dụ: Khi một khách hàng phàn nàn về sản phẩm hoặc dịch vụ và đòi đổi hoặc trả lại sản phẩm cùng yêu cầu bồi thường. Cách bạn xử lý tình huống sẽ quyết định tương lai của mối quan hệ khách hàng. Tốt nhất là không nên tranh cãi mà thay vào đó hãy lắng nghe khách hàng và kiểm tra thông tin mà họ cung cấp. Thể hiện sự thông cảm và lời xin lỗi nếu cần thiết. Sau đó, làm rõ vấn đề của khách hàng và đề xuất một giải pháp hợp lý.

6. Tôn trọng, thể hiện sự đồng cảm

Trong số năm kỹ năng giao tiếp cơ bản, việc này có vai trò đặc biệt quan trọng. Đặc biệt khi tương tác trực tiếp và trong nhóm. Tôn trọng quan điểm của người khác đòi hỏi bạn phải có tư duy linh hoạt, khả năng lắng nghe và sẵn lòng đóng góp ý kiến trong tinh thần xây dựng.

Quan trọng hơn nữa, bạn cần phải thể hiện sự chân thành và hiểu biết của mình thông qua cách phản hồi tỉnh táo, truyền đạt cảm xúc tích cực và làm cho người đối diện cảm thấy tin tưởng khi chia sẻ câu chuyện của họ. Bằng cách này, bạn sẽ tạo ra một môi trường giao tiếp lành mạnh và thoải mái.

7. Đưa ra phản hồi

Phản hồi và đặt câu hỏi là hai kỹ năng giao tiếp trong công việc mà đòi hỏi sự luyện tập thường xuyên. Phản hồi xây dựng giúp người đối diện hiểu rõ hơn về các điểm mạnh và điểm yếu của họ. Đồng thời hướng họ vào sự phát triển. Điều này không chỉ là cơ hội để thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đối với người khác. Mà còn giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực.

Ngoài ra, việc đặt những câu hỏi sâu sắc giúp mở rộng góc nhìn và tạo ra cơ hội cho mọi người thảo luận về các chủ đề quan trọng. Qua đó, không chỉ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về những người xung quanh mà còn khuyến khích họ tham gia và chia sẻ quan điểm của mình.

8. Kỹ năng giao tiếp bằng ánh mắt

Sử dụng ánh mắt đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông điệp và tạo sự kết nối với người khác. Ánh mắt có khả năng tạo ra ấn tượng sâu sắc và thu hút trong giao tiếp. Khi bạn sử dụng ánh mắt để tương tác với người đối diện, nó tạo ra một sự gần gũi và quan tâm, giúp họ cảm thấy thoải mái và mở lòng hơn.

Giao tiếp bằng ánh mắt thường xuyên giúp bạn truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và chính xác hơn. Đồng thời, nó cũng giúp bạn kiểm soát sự thân mật trong cuộc trò chuyện. Cho phép bạn đo lường và phản ứng phù hợp với người đối diện.

=>>> Xem thêm: kỹ năng tạo cầu nối trong giao tiếp

III. Cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả bằng cách nào?

Có nhiều phương pháp để bạn có thể học hỏi và cải thiện kỹ năng giao tiếp cơ bản của mình, bao gồm:

• Quan sát và học hỏi từ người khác: Dựa vào các mô hình giao tiếp tốt mà bạn gặp trong cuộc sống hàng ngày. Như bạn bè, gia đình, hoặc đồng nghiệp. Quan sát cách họ truyền đạt thông tin và thực hành theo.
• Nhận phản hồi từ người xung quanh: Hãy chủ động tìm kiếm phản hồi về cách giao tiếp của bạn từ bạn bè, đồng nghiệp. Điều này giúp bạn xác định được điểm mạnh và điểm yếu cần cải thiện.

• Xây dựng thói quen tích cực trong giao tiếp: Phát triển các thói quen tốt trong giao tiếp như tập phản xạ nhanh. Thường xuyên giao tiếp bằng mắt. Học cách đặt câu hỏi và phản hồi trong quá trình trao đổi.
• Tham gia các lớp học kỹ năng giao tiếp: Tham dự các khóa học trực tuyến hoặc offline về kỹ năng giao tiếp để học được tư duy và phương pháp giao tiếp hiệu quả từ các chuyên gia.

IV. Các lỗi cần tránh trong giao tiếp cơ bản

Để giao tiếp có hiệu quả và đạt được mục đích. Chúng ta cần tránh những lỗi phổ biến sau:

• Tránh nói dài dòng, lan man, không đúng trọng tâm của vấn đề.
• Tránh nói ngắt quãng, ngập ngừng.
• Không nên chỉ tay hoặc nhìn chằm chằm vào bất cứ ai.
• Tránh sử dụng những từ ngữ nhạy cảm, có thể làm ảnh hưởng đến người khác.
• Không được ngắt lời khi có người đang nói. Nếu cần phải chia sẻ ý kiến, hãy thể hiện sự lịch sự bằng cách giơ tay để trình bày.
• Không nên hỏi lại một vấn đề quá nhiều lần.
• Không nên thì thầm với người bên cạnh khi đang hoạt động tập thể.
• Tránh thái quá hoặc hét to trong giao tiếp.
• Không nên nói quá to và làm ảnh hưởng đến mọi người xung quanh.
• Tự tin là tốt nhưng đừng tự cao, gây ra ấn tượng xấu về bạn.
• Không được thể hiện thái độ kinh thường người khác.