LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1. Xác định sự kiện mà bạn muốn làm là gì?

Việc đầu tiên của trong các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện đó chính là bạn cần xác định xem sự kiện mình sắp làm là sự kiện gì: Hội nghị khách hàng, lễ khởi công – động thổ, lễ khánh thành – khai trương… Việc này rất quan trọng, bởi nó sẽ giúp bạn hình dung và định hướng được các hạng mục công việc mà mình sẽ tiến hành trong sự kiện.

2. Mục tiêu sự kiện là gì?

Bước tiếp theo của kế hoạch tổ chức event là bạn phải xác định mục tiêu mình làm sự kiện là gì. Để xác định được mục tiêu, chính bạn cần trả lời được các câu hỏi: Tại sao bạn tổ chức sự kiện này? Khách mời cần gì từ sự kiện? Bạn mong muốn đạt được gì từ sự kiện?….Từ đó bạn mới biết mình sẽ phải làm gì để đạt được những mục tiêu đó.

Thông thường mục tiêu sự kiện sẽ được chia thành 1 loại: Mục tiêu hữu hình và mục tiêu vô hình

Mục tiêu hữu hình là các giá trị hữu hình mà sự kiện mang lại cho khách mời, Đó có thể là việc tiêu thụ sản phẩm từ các chương trình khuyến mại, những món quà mà BTC tặng cho khách mời, sản phẩm của doanh nghiệp,…

Mục tiêu vô hình là các giá trị về sức khỏe và tinh thần mà sự kiến có thể mang tới cho khách mời. Có thể kể tới: Tinh thần cuồng nhiệt, phấn chấn, vui vẻ, hài lòng, sự hiểu biết, sự gắn kết…

3. Xây dựng ekip tổ chức sự kiện

Để lên chương trình tổ chức sự kiện hoàn chỉnh bao gồm rất nhiều công đoạn, từ chuẩn bị tới truyền thông, quá trình thực hiện và hậu sự kiện. Bên cạnh đó là hàng tá công việc không tên cần làm, một người chắc chắn không thể “gánh” hết được tất cả.

Bởi vậy mà việc bạn xây dựng cho mình một ekip tổ chức sự kiện là điều rất cần thiết. Một team có chuyên môn và làm việc ăn ý tuyệt đối với nhau, cùng nỗ lực kết hợp để xử lý hết thảy các công việc.

Trong ekip luôn phải có một leader có kinh nghiệm, có tầm nhìn và biết cách điều phối công việc để mọi thứ trong quá trình tổ chức sự kiện phải được kiểm soát chặt chẽ theo đúng kế hoạch.

Một số công việc mà ekip tổ chức sự kiện cần làm:

Quản lý địa điểm

Mời khách mời, diễn giả

Tìm nhà tài trợ

Chuẩn bị hội trường, không gian sự kiện

Quản lý nhân sự

Công tác truyền thông

Tổ chức các hoạt động giải trí

Sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình…

4. Xác định thời gian tổ chức

Bước tiếp theo trong quá trình xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện đó là xác định thời gian tổ chức. Thành công của sự kiện liên quan rất nhiều tới thời gian này. Bạn nên chọn thời gian làm sao để số lượng khách mời tham dự sẽ là đông nhất. Buổi tối và các ngày cuối tuần được xem là thời gian lý tưởng nhất để tổ chức. Đó là những lức khách mời có thể tham gia chương trình từ đầu tới cuối.

Đặc biệt, đối với các sự kiện quan trọng như động thổ, khai trương…thì việc xác định thời gian tổ chức càng quan trọng. Ngày tốt thường được chọn theo âm lịch và những ngày chẵn được ưu tiên hơn vì nó mang ý nghĩa sung túc, tròn đầy. Những ngày “tam nương” như ngày 3, 5, 7 thì không nên tổ chức.

5. Lên danh sách khách mời

Trong mọi sự kiện, khách mời chính là đối tượng tạo nên không khí buổi lễ. Bạn sẽ dựa trên mục tiêu sự kiện để lên danh sách khách mời phù hợp. Danh sách khách mời cần được phân loại chi tiết và cụ thể như: Tầng lớp xã hội, độ tuổi, trình độ…

 

Việc lập ra một danh sách khách mời chi tiết sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng người tham dự chương trình. Hơn nữa, khi biết được khách hàng thuộc đối tượng nào bạn có thể chuẩn bị các khâu tiếp theo được chu đáo hơn như: thực đơn tiệc, quà tặng khách mời,…

6. Địa điểm tổ chức sự kiện

Xác định địa điểm tổ chức sự kiện là bước không thể thiếu trong các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Tùy thuộc vào loại hình sự kiện mà bạn sẽ lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp. Bạn nên lên danh sách những địa điểm đẹp và lý tưởng và liên hệ trước với họ để xác nhận thời gian mong muốn. Bạn cũng nên đến trực tiếp đại điểm đó để có cái nhìn tổng quan nhất, từ đó giúp bạn hình dung được các sắp xếp, lên bố cục cho sự kiện của mình.

Hãy hỏi đơn vị tổ chức sự kiện về các điều khoản, chính sách, giá cả cũng như các ưu đãi khi thuê địa điểm nhé.

7. Xây dựng kịch bản chương trình

Một bản kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì không thể thiếu phần xây dựng kịch bản. Đây là bước rất quan trọng, mỗi một loại hình event khác nhau sẽ tương ứng với một kịch bản khác nhau. BTC cần phải chuẩn bị thật đầy đủ và chi tiết.

Nó bao gồm cả kịch bản tổng quát (bao quát hết toàn bộ các công việc chung trong sự kiện) và kế hoạch chi tiết (kịch bản MC và công việc cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận ekip). Kịch bản cần phải phù hợp với mục đích tổ chức và truyền đạt hiệu quả thông điệp đến đúng đối tượng mục tiêu.

8. Chuẩn bị, thiết lập các hạng mục

Theo đó, BTC cần lập các nhóm phụ trách và phân công công việc cho từng ban nhóm:

Ban nội dung: Kết hợp cùng BTC lên chương trình tổ chức sự kiện. Chuẩn bị các bài viết, bài phát biểu và tài liệu cho khách mời.

Ban hậu cần: đảm nhận phần hội trường, phần thưởng, quà tặng

Ban đối ngoại: Chuẩn bị giấy mời, gửi giấy mời

Ban lễ tân: Phụ khách đón tiếp khách ở cổng chương trình

9. Tiến hành tổ chức

Mọi công tác chuẩn bị đã hoàn thiện, sự kiện có thành công hay không chính là nhờ vào người tổ chức. Người tổ chức phải có tầm nhìn lớn, linh hoạt trong mọi tình huống, nắm bắt nhanh vấn đề và biết mình nên hay không nên làm gì.

Trong quá trình diễn ra sự kiện, toàn bộ ekip tổ chức phải phối hợp ăn ý và nhịp nhàng với nhau và theo đúng kịch bản đã thống nhất. Đồng thời cũng cần nhanh nhạy thay đổi theo tình hình thực tế. Chỉ như vậy, sự kiện mới thành công tốt đẹp.

10. Hậu sự kiện

Ngay sau khi kết thúc sự kiện, dù thất bại hay thành công thì bạn cũng nên đưa một phiếu đánh giá cho những khách mời tham gia. Phiếu đánh giá sẽ nói lên được những điểm được và chưa được theo chủ quan và khách quan, đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu. Từ những phiếu đánh giá trên sẽ giúp bạn rút ra được nhiều kinh nghiệm hơn để sửa đổi cái chưa được và phát huy những điều tốt cho các sự kiện sau này.

Trên đây là mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chung cho mọi event. Đối với mỗi sự kiện chắc chắn sẽ có những đặc điểm, tính chất và yêu cầu riêng. Nếu bạn còn băn khoăn về việc lập kế hoạch tổ chức event sao cho chuyên nghiệp hãy liên hệ với PHONGHOINGHI.com để được tư vấn chi tiết nhất. Chúc cho sự kiện của bạn thành công rực rỡ.