Nghề thứ ký dễ mà khó

VỊ TRÍ CỦA THƯ KÝ TRONG TỔ CHỨC

“Họ chính là bộ mặt thứ hai của giám đốc”, Mary Havars, giám đốc Hiệp hội tư vấn nghề nghiệp Mỹ nhận định như vậy. Thư ký ngày nay là người “đứng dưới một người nhưng trên rất nhiều người”. Họ là người truyền đạt các mệnh lệnh quyết định của giám đốc tới toàn thể công ty hay những người có liên quan. Thư ký còn thay mặt giám đốc để giao tiếp, liên hệ với những đối tác cần thiết để lên lịch trình cuộc hẹn và bố trí thời gian buổi gặp cho giám đốc.            

Với sự xuất hiện của máy tính và các phần mềm văn phòng từ những năm 80, việc đánh máy từ chỗ chiếm 60% khối lượng công việc của các thư ký nay chỉ còn 20%. Từ vai trò quản lý các địa chỉ giao dịch, nay thư ký trở thành bộ mặt không thể thiếu giữa giám đốc với các nhân trong công ty, với đối tác kinh doanh và với khách hàng. Các giám đốc ngày nay cũng luôn chú trọng tìm cho được những người năng động trong các công việc thư ký, và họ thực sự sáng giá không khác nào những cán bộ chủ chốt khác.

NHỮNG THÁCH THỨC PHẢI VƯỢT QUA

Một trong các phẩm chất không thể thiếu là biết sử dụng thành thạo một ngoại ngữ gắn với đầu óc sáng kiến và năng khiếu tổ chức. Sẽ “đắt giá” hơn nếu các thư ký chưa có gia đình và ở gần cơ quan làm việc. Thông minh và lịch thiệp đương nhiên cũng là những yếu tố rất cần thiết.

Nghề thư ký không dễ dàng chút nào, do chính sự quá gần gũi với giám đốc nên khiến các thư ký phải thật cẩn trọng trong từng hành động của mình, bởi đôi khi chỉ một sơ suất nhỏ xảy ra sẽ khiến thư ký bị mang tiếng là “sếp thứ hai” trong công ty. Đó là trong công ty, còn đối với khách hàng, khó khăn cũng không kém phần chút nào. Nếu thư ký không nhiệt tình, không tỏ ra chu đáo, khách hàng sẽ cảm thấy thư ký là một rào cản quá lớn giữa họ với giám đốc. Tâm lý chán nản và thất vọng của khách hàng sẽ phát sinh từ đó.

Đó là rất nhiều thách thức và trở ngại trong công việc của một thư ký. Laura Hane, một nữ thư ký giàu kinh nghiệm của giám đốc điều hành tập đoàn Vodaphone, nói: “Dù vô tình hay cố ý nhưng nhiều khi những người thư ký sẽ tự gây hoạ cho bản thân mình. Quan hệ với giám đốc là một trong khó khăn lớn nhất. Những người như chúng tôi luôn phải ân cần, chú đáo với giám đốc nhưng luôn giữ khoảng cách cần thiết trong cuộc sống tình cảm. Giám đốc cũng là con người, một thực thể tồn tại giữa cuộc sống đời thường với bao ràng buộc, chi phối bởi các quan hệ xã hội phức tạp”.

Quả thật, trong công việc hàng ngày, các thư ký sẽ không thoát khỏi những lúc các sếp muốn tìm tới để chia sẻ những niềm vui nỗi buồn. Lúc này giám đốc thực sự là một người bạn chứ không phải là sếp nữa. Một thư ký giỏi sẽ biết trân trọng sự chia sẻ và tình cảm của giám đốc. Đặc biệt các thư ký tuyệt đối đừng mắc phải sai lầm lớn nhất đó là để tính tò mò ảnh hưởng tới công việc, đi quá sâu vào đời tư của giám đốc. Laura nói: “Hàng ngày, tôi được nghe vô số chuyện từ giám đốc nhưng tôi đều bỏ ngoài tai mọi chuyện và cố gắng giữ thái độ im lặng, không bao giờ (ngay cả trong lúc qua vui với bạn bè, người thân) đem chuyện giám đốc ra kể để tỏ ra mình là người được sếp tin cậy”.

Trong công việc hàng ngày, các chuyên gia tư vấn việc làm khuyên các thư ký, những ai muốn có công việc ổn định và lâu dài, hãy nên tận dụng kiến thức tâm lý của mình để phân tích xem giám đốc là người như thế nào, ông ta nóng tính hay trầm tĩnh, hoạt bát hay trì trệ, lạnh lùng hay đa cảm để rồi từ đó tìm ra cho mình một cách ứng xử xử phù hợp nhất trong mọi tình huống phát sinh hàng ngày. “Nếu giám đốc của bạn là một người nóng tính, hãy cáu gắt, khiếm nhã, bạn đừng cãi lại ông ấy mà hãy chờ đợi khi giám đốc nguôi cơn nóng giận của mình để nhắc khéo chuyện cũ vừa qua”, Mary Havars nói, “Lời phê bình tế nhị này sẽ rất hữu ích đối với những ai có tác phong mạnh bạo đó. Thường thì những lúc này họ sẽ nhận ra lỗi của mình và xin lỗi bạn”.

Cũng theo Laura, đối với những giám đốc có tính cách trầm tĩnh, quyết đoán, các thư ký sẽ cần có thái độ ứng xử khác. Những giám đốc kiểu này là người có thần kinh thép, họ tin vào sức mạnh của chất xám, thích cách suy nghĩ và hành động mang tính trí tuệ. Các thư ký nên tìm cơ hội thể hiện năng lực của mình trong những trường hợp cụ thể, như đưa ra một suy nghĩ dự đoán về hướng kinh doanh nào đó, nhận xét vụ việc vừa xảy ra một cách sắc sảo, khoa học. Nếu làm được như vậy, thư ký sẽ lọt vào danh sách những người được giám đốc kính nể.

Bên cạnh hai kiểu giám đốc trên, còn có một kiểu giám đốc khác. Đó là những giám đốc đa cảm. Họ là những người bên cạnh trách nhiệm trong công việc còn luôn đối mặt với cuộc sống đời thường, còn dành một góc tâm hồn cho những mộng mơ nghệ sỹ. Thoạt nghe, có vẻ thư ký nào cũng thích làm việc với một giám đốc như thế. Nhưng sự thật không phải như thế, các thư ký phải hết sức thận trọng và khéo léo với một vị giám đốc như thế này. Trong quan hệ với giám đốc kiểu này, các thư ký tuyệt đối không được đem chuyện riêng tư, đầy xúc động ra kể để khơi gợi lòng trắc ẩn, sự cảm thông của giám đốc. Rất có thể lúc ấy sự rung động trong con người giám đốc đa cảm này sẽ khiến họ không kiểm soát được mình khiến có những hành động vượt quá giới hạn cần thiết và đẩy thư ký rơi vào tình trạng “tiến thoái lưỡng nan”.

Không chỉ nắm bắt con người giám đốc để khéo ứng xử, mà ngay cả trong các quan hệ giao tiếp, đối xử với người thân, bạn bè của giám đốc của người thư ký cũng gặp rất nhiều khó khăn. Trong những trường hợp như thế, người thư ký cần có thái độ gần gũi nhưng vẫn hết sức lịch sự và giữ khoảng cách đúng mức. Nhiều thư ký đã rơi vào tình thế khó xử khi thường xuyên được bạn bè, người thân của giám đốc mời đi ăn uống bởi bất hạnh có thế ập xuống chỉ bằng một lời nói vô tình hay một cử chỉ vô ý. Do đó, tốt hơn hết là các thư ký nên từ chối khéo những lời mời như vậy.

LỜI KẾT

Có thể nói, nghề thư ký không dễ chút nào. Để thành công, bên cạnh những kiến thức chuyên môn bạn cần pha chút nghệ thuật. Những thư ký thăng tiến là những người biết phát triển năng lực làm việc theo kịp với nhịp điệu của công ty, thông thạo đường đi nước bước vận hành của các hoạt động, của thị trường, của các nghề nghiệp, ứng xử thông minh. Có lẽ sẽ không ai cho rằng đây là một nghề dễ dàng và đã là nghề thì phải thông thạo mà thôi. Nhưng bù lại, những thư ký tháo vát giỏi nghề thường là “của hiếm” của công ty và được trả lương hậu hĩnh để ở cạnh các ông chủ.