NGHỆ THUẬT QUẢN LÝ CON NGƯỜI

“Chỉ Dâu trách Hòe” một nghệ thuật quản lý nhân sự

 

Trong muôn vàn những vấn đề các nhà quản lý phải đối mặt để duy trì và phát triển doanh nghiệp, không thể không nhắc đến quản lý nhân sự. Bởi lẽ nhân sự là một trong những vấn đề mấu chốt cho sự thành công của bất kỳ một doanh nghiệp nào.

Có một thực tế mà rất nhiều Giám đốc công ty thừa nhận. Quản lý nhân sự là một vấn đề khó khăn và nhiều khi nằm ngoài dự đoán của các nhà quản lý. Bởi vì mỗi nhân viên trong một bộ máy, dù lớn hay nhỏ, dù ở vị trí nào đều là những cá nhân hoàn toàn khác nhau. Họ có những tính cách đa dạng với những biểu hiện bên ngoài khác biệt. Có người cởi mở, có người kín đáo. Hơn nữa mỗi người lại sống trong những hoàn cảnh riêng biệt.

Chính vì vậy, không có một nguyên tắc cũng như một phép tính chung cho tất cả các nhân viên. Do tầm quan trọng của nó cũng như sự khéo léo và tinh tế cần thiết trong lĩnh vực này mà người ta thường ví nó như một môn nghệ thuật gọi là “nghệ thuật quản lý nhân sự”.

Một nhà quản lý nhân sự giỏi là người biết đánh giá đúng năng lực của từng nhân viên, biết cách động viên khuyến khích, khơi gợi tiềm năng, giúp nhân viên hăng hái làm việc. Nhưng mỗi con người đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Từng nhân viên vì vậy cũng có điểm yếu, điểm mạnh và hoàn toàn có khả năng mắc lỗi. Khi đó nhà lãnh đạo phải đối mặt với việc phải chỉ trích và phê bình nhân viên.

Đây là một trong những công việc đòi hỏi nghệ thuật ứng xử và khéo léo của các nhà lãnh đạo để đạt được mục đích nhưng lại không gây tổn thương đến lòng tự trọng hay làm nhân viên đó mất tự tin vào bản thân mình. Cách phê bình thẳng thắn, gay gắt hay sự nhắc nhở nhẹ nhàng, tế nhị sẽ đạt hiệu quả cao? Điều đó tuỳ thuộc vào từng trường hợp và từng cá nhân cụ thể.

“Có một thương gia làm chủ một hệ thống cửa hàng ăn nhanh nổi tiếng. Việc làm ăn khá phát đạt. Có một thời gian, việc kinh doanh hệ thống cửa hàng bỗng trở nên sa sút. Ông ta phát hiện ra rằng, sau thành công ban đầu, các vị giám đốc trở nên chủ quan và quan liêu trong quản lý, ngồi ỳ trong phòng chỉ đạo từ xa mà không đi sâu vào thực tế hoạt động cửa hàng. Nhân viên không được quản lý sát sao, tính tổ chức và thái độ phục vụ khách hàng kém dần, do vậy mà việc kinh doanh ở các chi nhánh trở nên bê trễ, kém hiệu quả, khách hàng mới đến thì ít, khách quen bỏ đi thì nhiều.

Vị thương gia này rất thất vọng và phẫn nộ, ông định triệu tập cuộc họp chất vấn, chỉ trích các vị giám đốc này. Suy đi tính lại, ông thấy vấn đề không phải các vị giám đốc chi nhánh không đủ năng lực, hơn nữa, chính họ có công tạo nên thành công của hệ thống trong giai đoạn đầu. Ông ta nghĩ ra một kế.

Ngày hôm sau, các chi nhánh nhận được mệnh lệnh trực tiếp từ ông chủ, đó là tháo bỏ phần lưng ghế tựa của các giám đốc. Họ rất ngạc nhiên không hiểu tại sao lại có mệnh lệnh kỳ quặc đó nhưng vì đó là mệnh lệnh nên họ vẫn phải chấp hành. Qua vài ngày làm việc với cái ghế không có lưng tựa, họ giật mình nhận ra thông điệp của ông chủ”.

Tại tập đoàn sản xuất xe hơi lớn thứ hai trên thế giới là Toyota, một quy tắc được đề ra là các nhà quản trị không được quát tháo, đe dọa hoặc trừng phạt nhân viên dưới quyền khi có sai sót xảy ra. Thực ra đó không phải là cách quản lý e ngại nhân viên, mà thái độ xử sự này mới bảo đảm các lỗi sai, hỏng được báo cáo ngay và đầy đủ. Từ đó, người quản lý mới có thể tìm ra nguyên nhân sâu xa, giúp cho việc sửa đổi chính sách và các quy trình thực hiện công việc phù hợp hơn và sát với thực tế của công ty hơn.

Trách mắng nhân viên hẳn nhiên sẽ không khích lệ mọi người thông báo với cấp trên những việc sai sót và như vậy cũng khó tìm ra nguyên nhân sâu xa của sai lầm. Chính vì phương châm quản lý con người giàu tính nhân văn này mà sự nghiệp kinh doanh của Toyota ngày một phát triển hơn, nguồn lực con người của họ luôn ổn định và lớn mạnh.
Không có một giải pháp nào chung để giải quyết vấn đề nhân sự cho tất cả các doanh nghiệp. Sự thành công đó phụ thuộc vào kinh nghiệm, sự hợp lý trong ứng xử của mỗi nhà quản lý. Nếu doanh nghiệp có giải pháp đúng, họ sẽ có một nguồn nhân lực ổn định và gắn bó lâu dài với công ty.

Giám sát nhân viên một cách khéo léo

Giám sát, theo dõi các nhân viên làm việc là một hoạt động không thể thiếu của người quản lý. Tuy nhiên, hãy giám sát làm sao cho bạn vẫn nắm bắt được cấp dưới của mình đang làm những việc gì, có chú tâm hay không. Nhưng đồng thời cũng không nên kèm cặp thái quá khiến họ cảm thấy không thoải mái và mất đi hứng thú làm việc.

Để làm được điều này thì người quản lý phải biết cách ứng xử thông minh. Tức là thay vì ra kiểm tra tiến độ công việc của nhân viên thì bạn có thể ra đưa cho họ một cốc cà phê hoặc hỏi thăm về tình hình gia đình, sức khỏe của họ. Như vậy sẽ tạo một không khí tự nhiên, thân mật hơn.

Giám sát, quản lý nhân viên phải thực sự khéo léo, sao cho nhân viên không nhận ra bạn đang giám sát họ

Quản lý giờ giấc làm việc của nhân viên

Giờ giấc làm việc của nhân viên sẽ nói lên nhiều điều về thái độ làm việc của nhân viên đó. Bởi những nhân viên nào thường xuyên đi làm đúng giờ chắc chắn sẽ thể hiện thể ý thức tốt hơn so với những nhân viên hay đi làm muộn. Bạn cũng có thể cân nhắc điều này trong các buổi đánh giá nhân viên thường niên.

Giờ giấc làm việc của nhân viên cũng cần được giám sát cẩn thận

Giám sát chất lượng công việc của nhân viên

Chất lượng công việc chính là kết quả cuối cùng mà nhân viên đạt được trong quá trình làm việc. Chất lượng công việc sẽ giúp bạn đánh giá xem nhân viên làm việc có hiệu quả không. Bởi nếu nhân viên liên tục nhận được những kết quả không tốt thì chứng tỏ bạn cần đôn đốc, nhắc nhở họ nhiều hơn.

Biết khen chê đúng lúc, đúng chỗ

Khen chê là một trong những nhiệm vụ vô cùng quan trọng của người quản lý. Tuy nhiên, bạn phải biết khen chê làm sao để vừa đủ tạo động lực cho nhân viên nỗ lực làm việc hơn. Đồng thời cũng không khiến họ trở nên quá tự kiêu hay động chạm đến tự ái của họ.

Tốt nhất là nếu có ý định khiển trách một ai đó thì bạn nên yêu cầu gặp riêng họ tại phòng làm việc của mình. Hoặc bạn cũng có thể công khai phê bình và nêu ra lỗi sai để mọi người cùng rút kinh nghiệm, tuy nhiên nên hạn chế nêu tên một nhân viên cụ thể nào đó.

Không nên la mắng hoặc khiển trách quá nặng nề nhân viên của mình bởi điều này sẽ khiến họ cảm thấy không thoải mái

Đối với nhân viên tự kiêu 

 

Nhân viên tự kiêu hay thổi phồng tầm quan trọng của mình, khao khát sự chú ý và khen ngợi. “Họ tự cao và thiếu năng lực đồng cảm với người khác. Họ sẽ không quan tâm những gì người khác đang cảm thấy và đó là một nhược điểm rất lớn tại nơi làm việc.

Nói thẳng với họ rằng hành vi của họ làm cho người khác cảm thấy khó chịu, hoặc việc đó gây thiệt hại cho công ty là cách tiếp cận hiệu quả với hầu hết nhân viên. Nhưng với những người này thì không. Những người tự kiêu rất nhạy cảm với những lời chỉ trích và có khả năng phản ứng mạnh mẽ.

 

Nếu bạn muốn giữ những người này và muốn họ cống hiến cho công việc, bạn phải đưa ra những lợi ích đi kèm với trách nhiệm. Đó là thứ duy nhất khiến họ chú ý và đánh giá cao.

 

Người tự kiêu đóng vai trò gì trong công ty? Điều thú vị là họ sẽ làm tốt khi nắm giữ các vị trí quyền lực, bởi vì họ rất nghiêm túc với thành quả công việc và đánh giá cao quyền lực. Sự thực là, hầu hết những người có tố chất lãnh đạo đều có chút tự kiêu.

 

Đối với hân viên thụ động

Họ hứa hẹn sẽ giúp bạn hoàn thành dự án nhưng sau đó thì không. Hoặc họ sẽ xuất hiện vào 15 phút cuối. Thụ động gây hấn là một hình thức của sự tức giận gián tiếp. Chắc bạn sẽ muốn thử tìm hiểu lý do khiến họ tức giận và cố gắng giải quyết vấn đề. Nhưng đừng làm vậy, vì đó là một dạng rối loạn tính cách, nên bạn phải tính toán cẩn thận.

 

Một điều cần chú ý là phản ứng của riêng bạn với những người này. Họ sẽ khiến cho bạn “tiến thoái lưỡng nan”, khiến bạn cảm thấy vô dụng vì không kiểm soát được tình hình và không hiểu chuyện gì đang xảy ra. Họ có thể kiểm soát bạn mà bạn không hề biết.

Làm thế nào để bạn đối phó với các nhân viên này? Không giống như nhân viên tự kiêu, nhân viên kiểu này có khả năng đồng cảm. Họ cũng muốn thăng tiến trong môi trường làm việc và bạn có thể sử dụng cả hai đặc điểm này để thúc đẩy họ. Chủ yếu là bạn phải đặt kỳ vọng rất rõ ràng cho họ.

Nhân viên nhiều chuyện 

Văn phòng nào cũng sẽ có một số nhân viên thích nhiều chuyện. Nhưng nếu một trong những nhân viên của bạn thường xuyên nói xấu về bạn, nói xấu những người khác trong công ty và gây ra mâu thuẫn nội bộ thì đó là hành vi phá hoại và bạn cần phải giải quyết chuyện này.

 

Bước đầu tiên để đối phó với một tin đồn là đừng quan tâm đến nó. Không tham gia nói xấu người khác (vốn là việc không dễ làm). Quan trọng hơn, cố gắng giữ mình tránh xa mong muốn tự nhiên của con người là biết chính xác những gì mọi người đang nói về bạn, hoặc cố gắng làm hài lòng tất cả mọi người. Cả hai việc này chắng có ích gì cả.

 

Giải pháp tốt nhất là gọi những nhân viên này vào nói chuyện trực tiếp, giải thích rằng việc nhiều chuyện không ích lợi gì cho môi trường làm việc. Thu hút sự chú ý của họ sẽ giúp ngăn chặn họ tiếp tục lan truyền những tin đồn ác ý. Nếu bạn thẳng thắn trao đổi với nhân viên và giải thích lý do tại sao những tin đồn này gây hại cho công ty của bạn, thì nhân viên sẽ có lý do chính đánh để không muốn tham gia vào việc đồn thổi những chuyện khó tin.

 

Về mặt tích cực, những người nhiều chuyện thường có kỹ năng giao tiếp và làm việc với người khác khá tốt. Họ thích trò chuyện, vì vậy bạn có thể phân công cho họ một công việc giúp họ phát huy khả năng này, như bán hàng chẳng hạn.

 

Đối với nhân viên hay nổi giận

Một số người đối phó với những căng thẳng tại nơi làm việc bằng cách buộc tội đồng nghiệp về những hành động xấu của họ, lớn tiếng với những người khác và không ngần ngại thể hiện sự bực bội và tức giận. Đây là một trong số những kiểu nhân viên khó khăn nhất mà bạn sẽ phải đối phó.

 

Dù gì thì bạn cũng đừng để họ tiếp diễn tình trạng này. Đó là những hành vi không thể chấp nhận. Họ phải hiểu rõ giới hạn của mình. Những cơn giận phá hủy tâm trạng tích cực cũng như các mối quan hệ tại nơi làm việc. Tệ hơn, nó sẽ dẫn đến những hành vi bạo lực thiếu kiểm soát.

 

Ở vai trò lãnh đạo, bạn phải luôn hiểu rõ tác hại của việc giận dữ và thường xuyên học cách kiểm soát nó hoặc phải có ai đó thuộc bộ phận nhân sự thường xuyên nhắc nhở bạn. Hãy tạo điều kiện để những nhân viên nóng tính này được tư vấn tâm lý và trò chuyện thẳng thắn về các vấn đề mà họ đang gặp phải. Một công ty luôn trong tình trạng căng thẳng là một công ty không thể phát triển nhanh.

 

5. Nhân viên thích đổ lỗi

 

Những người này luôn khiến cho người khác cảm thấy có lỗi vì đã làm điều gì đó sai trái với họ. Bất kỳ điều gì không tốt xảy ra cho họ, họ đều quy trách nhiệm cho người khác.

Để đối phó với những nhân viên này, bạn cần nói rõ cho họ biết những lời nhận xét và quan điểm của họ là không đúng với tình hình thực tế cũng như ảnh hưởng xấu đến đồng nghiệp trong công ty. Những người này hoàn toàn yếu kỹ năng giao tiếp cũng như không quan tâm đến cảm nhận của người khác.

 

Ngoài ra, thay vì chỉ đạo “phải làm thế này, phải làm thế kia” bạn nên dùng những câu như “Tôi nghĩ anh/chị nên làm cách này tốt hơn”, “Anh, chị nghĩ nên làm thế nào?” để cho họ lựa chọn và chịu trách nhiệm về lựa chọn của mình. Những người này chỉ thích hợp làm những công việc độc lập mà thôi. Đưa họ vào nhóm chỉ gây thêm bất đồng và chia rẽ.