Nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh là gì?

Nguyên tắc 80/20 là gì?

Nguyên tắc 80/20 hay còn gọi là nguyên tắc Pareto  (quy luật thiểu số quan trọng và phân bố nhân tố) nói rằng trong nhiều sự kiện, khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Nhà tư tưởng quản trị doanh nghiệp Joseph M. Juran đề xuất quy luật này và đặt theo tên của nhà kinh tế người Ý Vilfredo Pareto người đã quan sát 80% đất ở Ý là thuộc sở hữu của 20% dân số. Đây cũng là quy luật phổ biến trong kinh doanh chẳng hạn 80% doanh thu là từ 20% trong số các khách hàng.

Khi xét một thứ gì được sở hữu bởi một số lượng lớn vừa đủ người thì luôn tồn tại một số k (50 < k < 100) sao cho k% của thứ ấy là thuộc sở hữu của (100 – k)% số người trong đó. Tuy nhiên k sẽ thay đổi từ 50 trong trường hợp phân bố đều cho đến gần 100% khi một lượng rất nhỏ người sở hữu hầu hết tất cả tài nguyên. Không có điều gì đặc biệt đối với con số 80 nhưng nhiều hệ thống có số k có giá trị ở khoảng này.

Nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh

Vào thế kỷ thứ 19, một nhà kinh tế người Ý tên là Vilfredo Pareto đã quan sát thấy hàng năm, khoảng 20% số cây đậu Hà Lan ông trồng trong vườn nhà cho ra đến 80% hạt đậu thu hoạch được. Cùng thời điểm đó, khi nghiên cứu về kinh tế vĩ mô, Pareto lại phát hiện ra rằng 80% của cải và thu nhập của nước Ý được kiểm soát chỉ bởi 20% dân số.

Nhận ra sự đặc biệt của tỷ lệ 80/20, Pareto cùng với hàng loạt nhà nghiên cứu sau đó đã lục tìm các số liệu trong kinh doanh, sản xuất kinh tế, xã hội và kết quả đều cho ra một những con số xấp xỉ với tỷ lệ 80/20.

Ví dụ, 80% lợi tức của công ty được tạo bởi 20% khách hàng; 80% các vụ phạm pháp được gây ra bởi 20% tội phạm; 20% những người tham gia cuộc thi giành được 80% giải thường… Mặc dù các con số chỉ ở mức xấp xỉ, nhưng phần lớn những người nghiên cứu về 80/20 đồng ý rằng: 80% đầu ra/thành quả/hậu quả (output) được tạo bởi 20% đầu vào/đóng góp/hành động (input)

Bắt nguồn từ tư duy kinh tế, quy tắc này được sử dụng rộng rãi trong kinh doanh và sản xuất. Nắm được nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh đồng nghĩa với việc chủ doanh nghiệp sẽ phát hiện ra 80% lợi nhuận của mình được tạo ra bởi 20% nhóm khách hàng nào.

Từ đó, thay vì chăm sóc tất cả các khách hàng một cách dàn trải, doanh nghiệp có thể đầu tư quan tâm nhiều hơn tới nhóm 20% khách hàng tiềm năng nhất,. Tìm hiểu xem họ thích gì, nhu cầu của họ là gì, mình cần làm gì để khiến họ tiếp tục ủng hộ cho doanh nghiệp.

Tương tự như vậy, người nông dân có thể tìm hiểu 20% hạt giống tốt đã cho ra 80% sản lượng của mình là loại giống nào, được nuôi trồng trong hoàn cảnh nào, và làm sao để nhân rộng thêm số lượng những hạt giống tốt này để cho sản lượng cao hơn trong năm tới.

Nguyên tắc 80/20 cũng thường xuyên được áp dụng để nâng cao năng suất lao động. Nếu cho rằng 80% thành quả công việc của mình được tạo ra bởi 20% thời gian làm việc hiệu quả, bạn có thể theo dõi xem 20% thời gian đó rơi vào thời điểm nào trong ngày, ở hoàn cảnh nào, được làm với chu trình nào… Từ đó, bạn có thể mở rộng 20% thời gian hiệu quả nhất này để nâng cao hơn nữa thành quả lao động của mình.

Ứng dụng của nguyên tắc 80/20

Ta đã nhận thấy quy tắc 80/20 có thể đem lại lợi ích lớn đến nhường nào với các doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào để ta có thể làm chủ được nguyên tắc ấy? Hãy cùng nhau đi sâu vào tìm hiểu nhé.

Trong quản trị năng suất lao động

• 20% lượng sản phẩm trọng tâm của doanh nghiệp tới từ 80% công sức bỏ ra của nhân viên.
• 80% giá trị của sản phẩm, dịch vụ tới từ 20% tính năng quan trọng nhất của nó.

Rõ ràng, không phải lúc nào công sức của bạn bỏ ra cũng đem lại lợi ích tương xứng. Sẽ có những đầu công việc tỏ ra quan trọng hơn so với những đầu công việc còn lại.

Ví dụ: Trong sản phẩm điện thoại bạn tung ra thị trường có tính năng nhận diện khuôn mặt. Đây là tính năng mà chưa có bất kỳ đối thủ cạnh tranh nào của bạn đủ tiềm năng và công nghệ để tích hợp chúng vào sản phẩm của họ. Đây rõ ràng là ưu thế cạnh tranh độc nhất của bạn. Nó có thể chính là tính năng chính thu hút sự chú ý của khách hàng, và thu về cho doanh nghiệp khoản doanh thu khổng lồ.

Doanh nghiệp bạn tự biết rằng, mình phải tập trung phần lớn nguồn lực cho tính năng này, nếu muốn sản phẩm ra mắt thành công và trở thành “thế lực” mới trong thị trường điện thoại di động trong tương lai.

Trong quản trị thời gian

Khi đi huy động vốn từ những nhà đầu tư có hứng thú với doanh nghiệp của bạn, bạn nhận ra một sự thật rằng:

• 80% nguồn vốn của doanh nghiệp có được từ 20% nhà đầu tư

Bạn không có đủ thời gian để liên tục gặp gỡ và liên lạc với 100% tổ chức đầu tư. Vậy nên, bạn quyết định mình sẽ đầu tư thời gian xây dựng và duy trì mối quan hệ đối tác chặt chẽ với 20% nhà đầu tư những người có thể đem lại lợi ích lớn nhất cho doanh nghiệp bạn.

Trong nhiều trường hợp, bạn không thể nào bỏ toàn bộ thời gian làm việc của mình để xử lý 100% khối lượng công việc trong ngày. Khi áp dụng quy tắc 80/20, bạn nhận ra rằng: Mình cần phân loại mức độ quan trọng của công việc, và xác định sẽ dành 80% thời gian làm việc để xử lý 20% đầu việc quan trọng nhất.

Khối lượng còn lại, tốt nhất là bạn nên xử lý sau, hoặc đơn giản là phân quyền cho nhân viên cấp dưới.

Trong quản lý kho hàng

Trong quá trình kinh doanh, bạn phát hiện ra: 80% chi phí lưu kho tới từ 20% khách hàng. Nếu có thể tìm ra được nguyên nhân của vấn đề, rất có thể chi phí lưu kho của doanh nghiệp sẽ giảm đi đáng kể, doanh thu từ đó cũng sẽ được tối ưu.

Đó là lý do trong hoạt động quản lý vận chuyển, phân phối hàng hóa, bạn cần lập cho mình nhóm hàng hóa riêng biệt. Mỗi nhóm hàng, chúng ta lại có cung cách quản trị khác nhau để giảm tối đa chi phí, nâng cao hiệu quả lưu kho.

Ngoài ra, trong trường hợp này, bạn cần liên lạc trực tiếp với khách hàng, tìm ra nguyên nhân phát sinh chi phí, và đưa ra phương án giải quyết vấn đề tối ưu.

Trong quản lý khách hàng

Trong kinh doanh, 80% doanh thu của doanh nghiệp tới từ 20% khách hàng. Chúng ta thường lầm tưởng rằng: Mọi khách hàng đều như nhau và cần được đối xử bình đẳng. Trên thực tế, mọi việc không đơn giản như vậy. Sẽ có nhóm khách hàng đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp hơn các nhóm còn lại.

Chi phí để duy trì và phát triển tệp khách hàng cũ không hề rẻ. Bạn cũng không muốn những đồng ngân sách đầu tư của mình trở nên lãng phí và vô ích.

Việc xác định chiến lược quản trị khách hàng ngay từ đầu là cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp, nếu bạn không muốn mình bị mất đi tệp khách hàng trọng tâm.