QUẢN LÝ DÒNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

Quản lý tốt dòng tiền quan trọng hơn lợi nhuận

Nhà quản trị doanh nghiệp hay lãnh đạo đừng chỉ nhìn vào báo cáo lãi và lỗ (P&L) định kỳ mà nghĩ rằng đã nắm được dòng tiền trong doanh nghiệp. Những số liệu tài chính quan trọng khác cũng đóng góp vào việc tính toán chính xác dòng tiền trong doanh nghiệp. Bao gồm các khoản phí thu, hàng tồn kho, các chi phí dịch vụ, thuế,…

Quản lý dòng tiền doanh nghiệp hiệu quả đòi hỏi sự tập trung tối đa của nhà quản trị vào từng yếu tố thúc đẩy tài chính, bên cạnh việc lỗ và lãi. Nguyên tắc mà kế toán định nghĩa lợi nhuận đơn giản là lấy doanh thu trừ đi chi phí. Tuy nhiên, một nhà lãnh đạo thông minh và nắm bắt được thực tế sẽ biết được chính xác dòng chảy tài chính của mình đang về đâu đặt ra câu hỏi liệu doanh nghiệp có thực sự đang kiếm được lợi nhuận hay không?

Tìm ra điểm hòa vốn của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần phải biết khi nào doanh nghiệp mình có lãi. Không phải vì điều này ảnh hưởng đến dòng tiền trong doanh nghiệp mà bởi nó sẽ mang lại cho doanh nghiệp mục tiêu phấn đấu và một tư thế sẵn sàng để dự tính dòng tiền trong tương lai.

Dòng tiền âm và lợi nhuận tạo nên sự kết hợp khá phức tạp. Nhà quản trị cần tập trung nỗ lực vào việc quản lý dòng tiền doanh nghiệp với mục tiêu hướng tới thời điểm để nhận ra lợi nhuận đầu tiên của doanh nghiệp mình.

Bởi vậy, cần thu thập dữ liệu về thu lợi nhuận và chi phí của doanh nghiệp để thực hiện phân tích điểm hòa vốn.

Học cách kiểm soát và đo lường mọi thứ

Việc tìm ra vốn lưu động của doanh nghiệp cần để hoạt động tốt là bước đầu tiên trong quản lý dòng tiền doanh nghiệp. Để thực hiện được điều này cần trả lời các câu hỏi như:

• Doanh nghiệp cần lưu giữ bao nhiêu hàng hóa trong kho?
• Doanh nghiệp có bao nhiêu thanh toán quá hạn?
• Chi phí bị ràng buộc trong quá trình vận hành doanh nghiệp là bao nhiêu?
• Mất bao lâu để nhận được thanh toán của khách hàng kể từ khi doanh nghiệp phải trả tiền cho nhà cung cấp?

Kế toán, thủ quỹ hay những phần mềm quản lý thu chi đều có thể giúp doanh nghiệp dự đoán dòng tiền ra vào trong một khoảng thời gian. Điều quan trọng là bắt đầu đo lường các chỉ số quan trọng ngay lập tức.

>>> Xem thêm Phần mềm Quản lý thu chi nội bộ doanh nghiệp tốt nhất

5 “bí quyết” khắc phục vấn đề quản lý dòng tiền doanh nghiệp

Sau khi đã đưa ra những khái niệm cơ bản về quản lý dòng tiền doanh nghiệp, giờ sẽ là lúc chúng ta tìm ra giải pháp khắc phục những vấn đề mà doanh nghiệp của bạn gặp phải trong quản lý dòng tiền.

Khoản tạm ứng ngắn hạn

Các nguồn tài chính ngắn hạn điển hình như hạn mức tín dụng có thể được sử dụng trong trường hợp cần mua bán gấp hoặc rút ngắn giữa khoản thu và khoản phải thanh toán. Hiện nay nhiều ngân hàng phát hành thẻ tín dụng cho doanh nghiệp để có thể sử dụng thanh toán cho các nhà cung cấp.

Khoản tạm ứng dài hạn

Các khoản chi phí mua sắm lớn như trang thiết bị và bất động sản thường được chi trả bằng các khoản vay dài hạn hơn là sử dụng nguồn vốn lưu động trong doanh nghiệp. Điều này cho phép doanh nghiệp dàn trải các khoản thanh toán trong một khoảng thời gian. Tuy nhiên, sẽ có lãi suất cho các khoản thanh toán này và doanh nghiệp cần bảo toàn vốn lưu động cho những hoạt động kinh doanh khác.

Đẩy nhanh thời gian thu hồi các khoản chi phí

Các loại hóa đơn, tiền thu về cần được xử lý thu hồi nhanh chóng. Đề phòng trong trường hợp thanh toán muộn, doanh nghiệp cần lập hóa đơn rõ ràng và chi tiết càng sớm càng tốt. Điều này có thể làm thay đổi phương thức thanh toán khác nhau như tần suất lập hóa đơn thay vì đến cuối tháng.

Đối với các đơn hàng lớn, doanh nghiệp cần xem xét lập hóa đơn lũy tiến trong thời gian sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Ví dụ, doanh nghiệp có thể yêu cầu một khoản đặt cọc với đơn hàng, sau đó cần thanh toán một tỷ lệ phần trăm nhất định tại các mốc thời gian thỏa thuận.

Việc kiểm soát các tài khoản quá hạn cũng quan trọng và cũng khó để theo dõi. Kinh nghiệm thực tế cho thấy, doanh nghiệp không có sự tiếp xúc trực tiếp với khách hàng càng lâu thì khả năng thu hồi số tiền nợ càng thấp. Vì vậy, hãy cân nhắc việc thiết lập những chương trình giảm giá, tặng quà cho những khách hàng thanh toán đúng hạn. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần hỗ trợ khách hàng thanh toán dễ dàng nhất có thể.

>>> Tham khảo Phần mềm Quản lý quan hệ Khách hàng và phát triển kinh doanh toàn diện

Quy định thanh lý ràng buộc bằng tài sản

Trang thiết bị trong doanh nghiệp đã lâu không sử dụng hoặc hàng tồn kho đã trở nên hết hot? Hãy cân nhắc việc thanh lý những món đồ đó để tạo ra dòng tiền mới. Các thiết bị không hoạt động, lỗi mốt hoặc không sử dụng đến sẽ là một nguồn vốn hạn chế và tồn đọng trong doanh nghiệp.

Khéo léo cân đối thời gian các khoản thanh toán

Dường như điều này nghe có vẻ kỳ lạ nhưng lại thường bị các doanh nghiệp bỏ qua. Hãy tìm hiểu với mỗi khoản thanh toán, doanh nghiệp có thể thanh toán trong thời hạn bao nhiêu ngày mà không bị tính phí. Điều này sẽ giúp cho việc quay vòng dòng tiền vào ra trong doanh nghiệp được kịp thời và ít bị chậm trễ.

Một vài gợi ý cho phương pháp quản lý dòng tiền doanh nghiệp hiệu quả nhất

Doanh nghiệp có thể nhanh chóng khắc phục các sự cố về dòng tiền của mình bằng cách sử dụng các tips được liệt kê ở trên.  Tuy nhiên, điều quan trọng là tạo được tính liên tục và duy trì được dòng tiền ổn định trong doanh nghiệp. Dưới đây là một vài gợi ý cho nhà lãnh đạo có thể làm tốt được điều này.

Xác định và phòng ngừa trước các rủi ro kinh doanh

Có nhiều rủi ro liên quan đến cách thức vận hành doanh nghiệp, những thách thức nghiêm trọng rất có thể xảy ra vào một thời điểm nào đó trong tương lai. Do đó, nhà quản trị cần xem xét một số tình huống như

• Điều gì sẽ xảy ra nếu doanh nghiệp có một đơn hàng lớn?
• Điều gì sẽ xảy ra nếu một đơn hàng lớn bị hủy?
• Điều gì sẽ xảy ra nếu khách hàng quan trọng biến mất với một khoản nợ?

Các loại phân tích rủi ro này có thể trở thành một phần của quy trình thiết lập dòng tiền, tài chính. Việc khách hàng không có khả năng chi trả là một trong những mối đe dọa hoàn toàn có thể xảy ra. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét mọi khía cạnh và thiết lập dự đoán về dòng tiền.

Đăng ký một tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp

Một sai lầm phổ biến khác liên quan đến hoạt động vận hành doanh nghiệp, đặc biệt là các Start-up. Đó là việc sử dụng lẫn lộn giữa tài khoản ngân hàng cá nhân và tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, cùng với các tài khoản thẻ tín dụng.

Các chuyên gia về quản lý dòng tiền đặc biệt khuyên các doanh nghiệp Start-up cần thiết lập một tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp mình. Hầu hết thẻ tín dụng hiện nay đều cung cấp báo cáo quản lý chi tiết các loại giao dịch mua bán được thực hiện trong nhiều năm. Thông qua nguồn dữ liệu này, doanh nghiệp có thể sử dụng làm cơ sở thiết lập nguồn ngân sách về dòng tiền cho năm tiếp theo.

Kiểm soát lượng tồn hàng hóa/sản phẩm

Doanh nghiệp cần liên tục đánh giá, kiểm soát và phân tích sự luân chuyển hàng hóa nhằm xác định loại hàng hóa nào đang lưu thông và mặt hàng nào gây tồn đọng nguồn vốn lưu động.

Đặc biệt các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất, bán lẻ và tiêu dùng cố gắng duy trì mức hàng hóa trong kho ở mức vừa phải để nguồn vốn lưu động không bị đóng băng, thiếu hiệu quả và không sinh lời.

Dự trữ một khoản ngân sách nhỏ

Khi doanh nghiệp đã xác định được điểm hòa vốn như đã nghiên cứu trước đó thì cần phải đảm bảo luôn có đủ ngân sách dự trữ cho các nhu cầu cần thiết đến vốn lưu động trong doanh nghiệp.

Lời khuyên được đưa ra trong phương pháp này đó là doanh nghiệp cần lưu trữ một khoản ngân sách dự trù nào đó, có thể là khoản tiền cá nhân hoặc khoản thấu chi hoặc tín dụng quay vòng.

Triển khai hệ thống quản lý dòng tiền tốt hơn

Một lỗi sai mà doanh nghiệp hiện hay gặp phải đó việc việc trì hoãn xuất hóa đơn trong doanh nghiệp. Có rất nhiều trường hợp khách hàng trì hoãn việc thanh toán hoặc thanh toán chậm do phía doanh nghiệp lập hóa đơn vào cuối tháng thay vì lập hóa đơn ngay khi sản phẩm được giao hay sử dụng dịch vụ. Điều này đã gây ra bất cập khi doanh nghiệp có quá nhiều khách hàng và khó có thể kiểm soát được số tiền mà mỗi khách hàng cần phải thanh toán.

Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp tình trạng tương tự, hay bắt đầu thực hiện ngay một quy trình hiệu quả để quản lý dòng tiền doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng một bảng kê khai công nợ chi tiết hoặc áp dụng một phần mềm hỗ trợ quản lý công nợ.

Cắt giảm chi phí, kiểm soát mọi biến động dòng tiền

Phương pháp hiệu quả nhất để kiểm soát, quản lý dòng tiền doanh nghiệp là luôn cập nhật chi tiết các khoản chi trong doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp bắt đầu đi vào giai đoạn tăng trưởng và có lãi, các doanh nghiệp thường chủ quan và có xu hướng bỏ qua các cơ hội cắt giảm chi phí.

Tuy nhiên, đó lại chính là những lúc doanh nghiệp rơi vào tình trạng khó kiểm soát dòng tiền. Doanh nghiệp cần lưu ý, nếu dòng chảy tài chính không được kiểm soát và quản lý thường xuyên sẽ rất dễ trở thành lưỡi dao giết chết hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Tập trung vào lợi nhuận thôi chưa đủ, hãy tập trung vào dòng tiền

AC Powercoaching ước tính rằng có đến 90% doanh nghiệp vừa và nhỏ không có kế hoạch quản lý dòng tiền doanh nghiệp ngay từ những ngày đầu tiên. Mặc dù những doanh nghiệp này đều được dự báo về tỷ suất lợi nhuận trong những năm tiếp theo. Và điều này là một trong những lý do phổ biến cho sự thất bại sớm của các doanh nghiệp.

Lời khuyên của các chuyên gia Tài chính doanh nghiệp đưa ra là hãy quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp hoạt động ổn định, khi đó lợi nhuận sẽ dần xuất hiện. Các chuyên gia cũng khuyến khích các doanh nghiệp trẻ ngay từ đầu nên làm việc với những khách hàng đáng tin cậy, có khả tài chính và thanh toán nhanh. Thậm chí đó lại chính là những khách hàng nhỏ hơn và tỷ suất lợi nhuận thấp hơn.

Kết luận

Nguyên tắc đầu đời cho lãnh đạo các doanh nghiệp vừa và nhỏ luôn là “Cash is King”. Điều này luôn đúng bởi việc xây dựng và dự trữ một khoản ngân sách vừa đủ luôn mang lại cơ hội và sự linh hoạt tối đa cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Đồng thời cũng làm giảm bớt áp lực về chi trả và thanh toán cho các nhà lãnh đạo.

Nếu doanh nghiệp không có đủ ngân sách chi trả, lợi nhuận sẽ là vô nghĩa. Nhiều doanh nghiệp khi kinh doanh có lãi nhưng vẫn phải thông báo phá sản bởi lượng tiền thu về không đủ để chi trả với số chi phí phải bỏ ra. Doanh nghiệp khi không quản lý dòng tiền doanh nghiệp tốt sẽ khiến các cơ hội đầu tư bị thu hẹp, khó cạnh tranh và thậm chí phải nhận những khoản nợ khổng lồ để có thể duy trì hoạt động.

Chúc doanh nghiệp thành công !