Tầm hạn kiểm soát và các vấn đề liên quan

Tầm hạn kiểm soát – Span of control

Khi một tổ chức ngày càng phát triển và càng mở rộng ra thì càng có nhiều cấp quản lý. Và điều tất nhiên sẽ đến đó là hệ thống cấp bậc được sinh ra.  Nhiều người trong một bộ phận phải làm việc với một cấp trên duy nhất. Một số bộ phận có thể chỉ có mười nhân viên, trong khi những bộ phận khác thì con số đó có thể lên đến hàng trăm nhân viên. Trong cả hai trường hợp đấy, Span of control tồn tại để quản lý riêng biệt toàn bộ các cấp trong tổ chức.

Span of control là số lượng nhân viên mà người quản lý có thể giám sát hiệu quả nhất có thể. Nếu bổ sung các cấp bậc mới sẽ làm cho cấu trúc tổ chức dốc hơn. Span of control lớn sẽ giúp cấu trúc của tổ chức phẳng hơn, kết quả sẽ làm chi phí thấp hơn. Một Span of control nhỏ sẽ làm cho cấu trúc tổ chức dốc, đòi hỏi nhiều quản lý hơn và sẽ tốn kém chi phí. Vì vậy người quản lý trong tổ chức nên có một Span of control lớn.

Span of control luôn bao gồm hai chiều hướng sau:

Chiều ngang

Đây là số lượng nhân viên cấp dưới mà quản lý trực tiếp giám sát. Đây cũng được gọi là Span of control.

Chiều dọc

Chiều dọc là số lượng các cấp được quản lý (trực tiếp hoặc không trực tiếp). Nó đề cập đến mức độ mà người quản lý mong muốn giảm xuống mức thấp nhất của tổ chức. Điều này còn được gọi là Độ sâu Kiểm soát (Depth of Control). Nó chủ yếu nhằm vào mức độ giao tiếp giữa người quản lý và cấp dưới mà anh ta chịu trách nhiệm. Nếu không có một nhà lãnh đạo giỏi, việc giao tiếp xuống đến các cấp dưới sẽ rất khó khăn.

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG

Khả năng lãnh đạo giỏi cũng liên quan đến tài năng bẩm sinh của người quản lý. Ngoài ra, có một số yếu tố khác cũng đóng vai trò quan trọng. Có một ví dụ về kích thước của Span of control và số lượng các cấp dưới.

Nó cũng liên quan đến:

• Kinh nghiệm và chuyên môn của nhà quản lý.
• Hiểu biết về tính cách và con người của nhà quản lý.
• Kinh nghiệm, chuyên môn và hành vi của nhân viên đối với nhau.
• Bản chất của công việc và sự phức tạp của các nhiệm vụ được giao.
• Bản chất của tổ chức và mức độ giao tiếp, phân quyền và chất lượng tương tác trong môi trường làm việc.

NHIỆM VỤ VÀ CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO

Phân công nhiệm vụ và quyền hạn trách nhiệm là những điểm trọng yếu lúc ban đầu. Một nhân viên càng có nhiều thẩm quyền và trách nhiệm, vị trí của anh ta trong hệ thống của tổ chức càng cao. Tuy nhiên, số lượng công việc của một nhân viên không có ảnh hưởng đến vị trí thứ bậc. Cần phải phân biệt giữa các nhiệm vụ phức tạp và các nhiệm vụ đơn lẻ.

Các nhiệm vụ phức tạp chủ yếu dành cho những nhân viên thiếu kinh nghiệm mới bắt đầu. Họ vẫn cần nhiều sự giám sát, hướng dẫn và cần phải được quản lý của họ giám sát một cách thường xuyên.

Trong một thời gian quy định thì nhân viên cần cố gắng đạt được những kết quả cụ thể nào đó, nhưng trong đó lại có các nhiệm vụ phụ (phức tạp) cần được hoàn thành trong suốt quá trình thực hiện. Người giám sát cần dành rất nhiều thời gian hướng dẫn nhân viên. Càng nhiều nhân viên thiếu kinh nghiệm trong nhóm thì công việc của người giám sát càng khó khăn.

Đối với những nhân viên có kinh nghiệm sẽ được giao những nhiệm vụ đơn lẻ, có chuyên môn. Ví dụ, một nhân viên giỏi sẽ biết mục tiêu, khi nào thì nhiệm vụ cần hoàn thành và cũng chịu trách nhiệm cho toàn bộ quá trình. Anh ta cần rất ít hoặc không cần sự giám sát. Quan trọng nhất là anh ta sẽ làm việc hiệu quả hơn và được đánh giá tốt hơn. Người quản lý dễ dàng hơn trong việc giám sát một nhóm lớn những nhân viên như vậy, bởi vì mọi người đều biết cấp trên mong đợi điều gì.

SỰ CÂN ĐỐI

Span of control biểu thị khả năng lãnh đạo. Mọi người đều biết rằng một người quản lý với Span of control rộng có nhiều nhân viên dưới quyền. Span of control của người quản lý càng nhỏ, thì càng có ít nhân viên cấp dưới.

Vì vậy Span of control và phạm vi kiểm soát phải cân đối, hòa hợp với nhau. Khi một người có quyền cao hơn hoặc quyền thấp hơn người khác, sẽ phát sinh những vấn đề trong phương pháp lãnh đạo, chỉ thị cho nhân viên và làm việc nhóm.

TĂNG CƯỜNG SPAN OF CONTROL

Lẽ dĩ nhiên là khi công việc giám sát nhân viên của người quản lí quá nhiều thì thường có ít thời gian để sắp xếp các hoạt động và giám sát chất lượng xem các công việc đang được thực thi như thế nào.

Mỗi hoàn cảnh, tình huống cần được đánh giá độc lập dựa trên các yếu tố xác định của Span of control. Nếu một tình huống phát sinh khi có nhà quản lý có quá nhiều nhân viên, có một số cách cho việc tìm giải pháp như sau:

• Đào tạo cho người quản lý, hướng dẫn họ kĩ năng quản lý như giao tiếp rõ ràng.
• Đào tạo cho nhân viên, hướng dẫn họ cách làm việc độc lập và tận dụng thật tốt thời gian của họ.
• Nhà quản lý cần giao nhiệm vụ, giảm bớt khối lượng công việc và nâng cao, cải thiện khả năng phân chia công việc.
• Cải thiện các thủ tục và hệ thống. Vì khi thủ tục tốn quá nhiều thời gian, nên tìm kiếm các giải pháp hiệu quả với sự giúp đỡ của nhóm quản lý.
• Kết hợp với bộ phận nhân sự, họ sẽ giảm gánh nặng của người quản lý bằng cách tiếp nhận các nhiệm vụ chuyên môn nhất định theo chính sách của phòng nhân sự.
• Tìm một người trợ lý cá nhân, người có thể hỗ trợ bạn các công việc hằng ngày, giảm bớt đi khối lượng công việc.
• Hãy chỉ định một trợ lý quản lý, người có thể báo cáo với nhà quản lý, nhưng với cấp dưới thì cần thể hiện được đủ phẩm chất và năng lực, có thể làm việc trên cương vị của người quản lý khi cần thiết.