Tư vấn quản lý, Tư vấn đầu tư Kế Hoạch Kinh Doanh, Tư Vấn Chiến Lược, Báo Cáo Tiền Khả Thi, Nghiên Cứu Thị Trường
Quản lý thời gian rất quan trọng đối với những ai muốn bắt đầu tự kinh doanh, đang kinh doanh, và muốn thăng tiến trong công việc. Bạn sẽ làm được nhiều việc hơn với thời gian ít hơn nếu thực hiện tốt 5 chiến lược tiết kiệm thời gian sau:
- Lập kế hoạch công việc
Lập kế hoạch công việc là chiến lược quan trọng nhất để quản lý thời gian hiệu quả. Là một chủ doanh nghiệp, bạn phải chịu áp lực lớn trong việc ra quyết định, thời hạn công việc, các thủ tục giấy tờ và các vấn đề cần xử lý như dịch vụ khách hàng và gặp để nhận biết vấn đề của khách hàng. Nếu bạn không có kế hoạch hàng ngày, thời gian của bạn sẽ bị đốt cháy bởi những việc mà nhân viên của bạn, cộng sự, gia đình, hay bạn bè của bạn có thể làm thay cho bạn. Nếu bạn muốn làm được nhiều việc hơn, hãy thử làm theo những lời khuyên về lập kế hoạch sau:
– Phân công việc ưu tiên theo thứ tự mức độ quan trọng và cấp bách
– Đánh dấu những công việc mà chỉ có bạn mới có thể làm được
– Luôn mang theo lịch trình và xem nó thường xuyên
– Sử dụng điện thoại, máy tính bảng, nhật ký hay kế hoạch hàng ngày để nhắc nhở lịch hẹn, deadlines và những ý tưởng.
– Thiết lập những khoảng thời gian nhỏ để xử lý những sự gián đoạn công việc
– Từ chối các cuộc gọi và email cho đến khi bạn hoành thành xong các việc gấp
– Dành thời gian nhiều hơn cho các hoạt động mà có thể tạo ra nhiều lợi ích kinh doanh nhất
- Ưu tiên công việc theo tính cấp thiết và mức độ quan trọng
Điều này thật sự rất quan trọng đối với các chủ doanh nghiệp, bởi vì khách hàng luôn mong đợi để làm việc với các công ty họ yêu thích biết sử dụng kỹ thuật số và các phương tiện truyền thông. Bạn có thể sử dụng một phương pháp hiệu quả để phân mức độ ưu tiên công việc
Phương pháp Eisenhower
Tổng thống Eisenhower đã nói: “Điều gì quan trọng thì ít khi khẩn cấp, và điều gì khẩn cấp thì ít khi quan trọng”. Phương pháp Eisenhower phân loại nhiệm vụ thành các cấp độ: quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Lên kế hoạch để làm những nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng ngay lập tức, và quan trọng nhưng không khẩn cấp tiếp theo sau đó. Tiếp theo đó là việc khẩn cấp nhưng không quan trọng, và cuối cùng là những việc không khẩn cấp và không quan trọng.
Phương pháp ABC
Phương pháp này liên quan đến việc xếp hạng tất cả công việc của bạn theo các chữ cái A,B và C theo thứ tự quan trọng. Bạn có thể xếp thứ tự ưu tiên cho mỗi nhóm chữ cái theo các số 1,2 và 3. Các việc ưu tiên bắt đầu bằng việc hoàn thành nhiệm vụ A-1 trước, A-2 thứ 2, và cứ như vậy đến cuối cùng là C-3
Phương pháp Pareto
Phương pháp Pareto hay còn gọi là nguyên tắc 80/20, và nó rất quan trọng trong kinh doanh. Ví dụ, 20% khách hàng của bạn tạo ra 80% doanh thu. Hay nói cách khác là 20% công việc của bạn sẽ tạo ra 80% việc hữu ích nhất cho bạn. Như vậy phân tích Pareto nghĩa là hãy tập trung vào 20% công việc mà tạo ra lợi ích cao nhất.
- Tập hợp nhóm các công việc tương tự
Chia công việc thành nhóm các công việc tương tự nhau sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong một ngày của bạn. Dành thời gian để đối phó với các vấn đề nhân sự, hoàn thành các công việc giấy tờ, đọc tin nhắn và email, xử lý các nhiệm vụ về kinh doanh khác mà thuộc về doanh nghiệp hoặc ngành nghề của bạn, như kiểm tra kho hàng, thử nghiệm sản phẩm, gặp nhà cung cấp hoặc tham quan các tòa nhà.
- Ủy quyền trách nhiệm
Ủy quyền thường là những việc khó khăn nhất đối với các chủ doanh nghiệp cần phải làm để tiết kiệm thời gian, nhưng nó là điều cần thiết phải làm nếu bạn muốn giảm bớt stress, đạt được nhiều thành quả hơn và tăng mức độ thành công cho doanh nghiệp. Hầu hết các doanh nghiệp dựa trên nguyên tắc giao quyền cho người khác làm thay cho bạn. Bạn có thể sắp xếp các công việc theo cách sau:
- Những công việc bạn phải làm
- Những công việc bạn làm nhưng người khác có thể giúp bạn hoành thành
- Những công việc người khác làm nhưng bạn có thể giúp họ hoàn thành
- Những công việc mà người khác có thể hoàn thành mà không cần sự giúp đỡ
Quy tắc 80/20 cũng được áp dụng ở đây: Nếu người khác có thể làm được một việc tốt bằng ít nhất 80% như bạn, thì đó là mức có thể chấp nhận được cho việc giao việc. Một số hoạt động công việc bạn có thể muốn làm, nhưng hãy học cách nói “Không, tôi tin tưởng ai đó có thể đảm nhận tốt công việc đó.”
- Giảm thiểu sự mất tập trung
Mất tập trong công việc có thể dễ dàng là nguyên nhân cho việc các chủ doanh nghiệp từ bỏ kế hoạch công việc hàng ngày của họ. Trong kinh doanh, mỗi nhà cung cấp, khách hàng và nhân viên thường muốn được nói chuyện với ông chủ, vì vậy điều quan trọng để điều chỉnh môi trường làm việc của bạn là hạn chế những sự truy cập gây ảnh hưởng sự mất tập trung cá nhân như đọc email, mạng xã hội, và trả lời điện thoại. Giành lại sự tập trung của bạn ngay khi bị sự gián đoạn làm mất thời gian quan trọng của bạn. Xây dựng bức tường chống lại sự mất tập trung bằng cách khóa cửa phòng, và khóa điện thoại. Bạn càng tập trung vào công việc, bạn sẽ hoàn thành chúng nhanh hơn.
Năm gợi ý trên đây có thể giúp các nhà điều hành doanh nghiệp nhỏ và nhân viên có thể tiết kiệm được thời gian suốt một ngày. Bạn sẽ làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn, giảm thiếu stress, và tạo thêm thu nhập khi bạn tiếp cận được cách quản lý thời gian một cách chủ động.
