Xây dựng đội nhóm kinh doanh với 7 bước

1. Tuyển dụng các “chiến binh văn hoá” vào đội nhóm

Khi bạn không có mặt, ai trong đội nhóm là người chèo lái cả team theo loại hình văn hóa doanh nghiệp đặc trưng mà bạn muốn xây dựng? Đó là người theo đuổi mạnh mẽ một nền / nhóm văn hóa cụ thể – những “cultural warriors” – “chiến binh văn hóa” của bạn.

Lý tưởng văn hóa mà bạn muốn xây dựng là gì? Họ sẽ là người như thế nào? Đầy tham vọng? Ưa thử thách? Chín chắn? Tỉ mỉ? Điều này sẽ định hướng cho chiến lược tuyển dụng nhân sự của bạn.

Bạn có thể đang tìm kiếm nhiều đặc điểm khác nhau. Vấn đề là bạn chọn ra không quá 5 đặc điểm và phân chia mức độ chấm điểm cho chúng – từ hoàn toànđối lập tới đặc biệt nổi bật. Dựa trên điểm số đánh giá khi phỏng vấn, bạn sẽ đánh giá được họ có phù hợp với văn hóa hay không.

2. Để các “chiến binh văn hoá” có thẩm quyền khi tuyển dụng ứng viên

Để cho nhân viên trong nhóm có được suy nghĩ như lãnh đạo thì trong việc đối xửa với nhân viên bạn phải xem họ là một ông chủ thật sự. Một khi đã xác định được những “chiến binh văn hoá”, hãy trao cho họ quyền tham gia vào quy trình tuyển dụng nhân viên bán hàng. Họ là những người có đủ hiểu biết và đam mê với văn hóa công ty, tại sao bạn không tiếp nhận những phản hồi và đánh giá từ các thành viên này?

Một cách tiếp cận độc đáo là đưa cho các thành viên này quyền từ chối ứng viên. Nếu họ nói không, bạn cần hiểu rằng có lý do chính đáng nào đó bạn cần lắng nghe và đồng thuận. Điều này sẽ giúp bạn chia sẻ được áp lực xây dựng một đội ngũ hoàn hảo.

Một lợi ích khác khi cho phép thành viên trong đội nhóm tham gia phỏng vấn là tăng tính khách quan và tích cực từ phía bạn tới ứng viên. Đứng trên cương vị người quản lý, đôi khi bạn không thể hiểu được insight của những ứng viên vừa ra trường muốn được học hỏi kinh nghiệm. Hoặc có thể áp lực từ phía nhà quản lý khiến ứng viên mất tự nhiên trong câu trả lời; những nhân viên đồng cấp trong tương lai mới là đối tượng phù hợp để chia sẻ.

Bạn sẽ thấy bức tranh chân thực về khả năng thành công của những ứng viên này trong đội nhóm của mình thông qua lời nhận xét từ những “chiến binh văn hoá”.

3. Đặt mục tiêu cá nhân thống nhất với mục tiêu đội nhóm

Mục tiêu trong đội nhóm của bạn là gì? Bạn có thực sự hiểu về nó?

Mục tiêu chính là một trong những yếu tố quan trọng thúc đẩy  và gắn kết hoạt động nhân viên trong nhóm, do đó hiểu rõ mục tiêu của các thành viên sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các thành viên một cách phù hợp.

Trong tuần thứ 2 của tháng 1, bạn nên tổ chức một cuộc hội thảo kéo dài khoảng 2 giờ để xây dựng các mục tiêu cá nhân và mục tiêu chung của đội nhóm. Sự tham gia vào buổi thảo luận này sẽ giúp các thành viên được xích gần lại nhau hơn và cảm thấy có trách nhiệm với nhau hơn trong suốt cả năm tiếp theo.

Với tư cách một nhà quản lý, bạn gần như sẽ cố gắng làm tốt hơn khi đã biết được mục tiêu của nhân viên. Đừng để việc đặt mục tiêu dừng lại ở những câu từ chung chung như doanh số và mức lương. Hãy giúp nhân viên của bạn đi sâu vào các mục tiêu cụ thể như “tiết kiệm tiền mua nhà” hay “đưa các con đến công viên giải trí Disney”.

Trên thực tế, mục tiêu chính là động lực níu giữ một nhân viên kinh doanh trong cả những thời điểm thăng trầm của công việc.

4. Chia sẻ lẫn nhau những câu chuyện thành công

Đằng sau mỗi cuộc gọi “cold call” là một viễn cảnh khác nhau về khách hàng và những thách thức có thể giải quyết. Có những cuộc gọi kết nối tới khách hàng tiềm năng lớn, và không loại trừ có những ngày nhân viên kinh doanh của bạn làm việc mà không thu về kết quả.

Bạn có thể cân nhắc các cuộc họp 2 tuần/lần để chia sẻ trong nội bộ đội nhóm kinh doanh những câu chuyện về tình huống ứng phó xuất sắc của nhân viên với khách hàng. Những buổi họp này tiếp thêm niềm tin, động lực làm việc cho nhân viên và cũng là hi vọng vào thành quả tốt đẹp mình có thể làm được.

5. Đưa ra những phản hồi nhất quán

Những phản hồi nhất quán chính là yếu tố gắn kết đội nhóm, điều này thu được sau cuộc khảo sát quy mô hơn 5000 nhân viên kinh doanh.

Rất ít nhà lãnh đạo muốn dành thời gian cho việc này; tuy nhiên nếu muốn hoàn thiện đội nhóm tốt hơn, bạn cần cho nhân viên thấy những thông tin phản hồi. Việc này đôi lúc sẽ khiến bạn cảm thấy đau đầu nếu chưa biết vận dụng khéo léo, nhưng khi mọi thứ đã đi vào quỹ đạo thì sẽ đem lại những tác dụng tuyệt vời.

Nhân viên sẽ thường xuyên đến tìm bạn để trình bày những vấn đề họ gặp phải trong công việc. Hãy kiên nhẫn lắng nghe và tìm hiểu kỹ càng vấn đề trong cuộc giao tiếp, từ đó đưa ra các phản hồi chất lượng và thường xuyên hơn. Đừng quên bám sát vào chiến lược kinh doanh và tình hình đối thủ cạnh tranh của bạn để tạo ra sự nhất quán trong mọi trường hợp.

Nhờ phương pháp phản hồi tích cực, những nhân viên kinh doanh xuất sắc nhất sẽ cởi mở hơn đối với việc học hỏi và giúp đỡ những nhân viên khác. Văn hóa phản hồi và gắn kết sẽ được lan tỏa rộng rãi trong toàn đội nhóm.

6. Sử dụng dữ liệu thực tế để xác định các vấn đề về sự gắn kết

Để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên thì cần phải có số liệu cụ thể, nhưng việc các nhà lãnh đạo thường sử dụng trực giác để đánh giá về hiệu suất làm việc của cả nhóm kinh doanh. Đó là một phương pháp thiếu chính xác, kể cả đối với những đội nhóm nhỏ.

Thay vào đó, bạn nên chú ý đến những vấn đề mà các nhân viên kinh doanh ở nhiều cấp độ cùng gặp phải. Ví dụ, cả những nhân viên xuất sắc, trung bình và yếu cùng đề cập đến sự công bằng khi được hỏi ý kiến về việc gắn kết, thì bạn cần hiểu đó là một vấn đề quan trọng cần giải quyết.

Để xác định những vấn đề của đội nhóm, bạn cần có những dữ liệu chắc chắn nếu không muốn loay hoay “mò kim đáy bể”. Nắm được những nguyên nhân khiến mọi người không thực sự gắn kết sẽ giúp bạn tiếp cận dễ dàng hơn tới các đề xuất gia tăng hiệu suất.

7. Để các thành viên cùng tự đưa ra giải pháp

Dĩ nhiên trong kinh doanh thì không phải lúc nào bạn cũng sáng suốt, không phải lúc nào bạn cũng đưa ra được giải pháp tốt nhất cho vấn đề. Hãy để mọi người trong đội nhóm cùng tham gia thảo luận bằng cách đưa cho thành viên những dữ liệu của chính họ và yêu cầu họ xác định căn nguyên dẫn đến việc thiếu gắn kết.

Bạn chỉ cần dùng các câu hỏi đơn giản như “Đội nhóm chúng ta cần cải thiện điều này. Chúng ta nên làm gì đây?” rồi đặt niềm tin vào đúng người.