Top 19+ các ứng dụng làm việc nhóm online năng suất cao

I. Ứng dụng làm việc nhóm là gì?

Ứng dụng làm việc nhóm là một hệ thống công nghệ hoặc giải pháp được thiết kế để hỗ trợ nhà quản lý trong việc tổ chức và theo dõi quá trình thực hiện công việc trong doanh nghiệp. Nó giúp tối ưu hóa việc phân bổ nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm. Đảm bảo rằng mỗi người được giao việc phù hợp với kỹ năng và khả năng của họ. Từ đó tạo ra hiệu quả làm việc tối đa.

II. Tại sao phải cần sử dụng ứng dụng làm việc nhóm?

Việc sử dụng ứng dụng làm việc nhóm là cần thiết vì nó mang lại nhiều lợi ích cho cả cá nhân và tổ chức. Đầu tiên, ứng dụng làm việc nhóm tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt và tiện lợi. Giúp các thành viên của nhóm dễ dàng truy cập và chia sẻ thông tin, tài liệu, và dữ liệu liên quan đến dự án.

Thứ hai, nó tăng cường sự cộng tác và tương tác trong nhóm bằng cách cung cấp các công cụ giao tiếp hiệu quả như trò chuyện, họp trực tuyến và nhận xét trực tiếp. Thứ ba, ứng dụng nhóm giúp tăng hiệu suất làm việc bằng cách tổ chức công việc, gán nhiệm vụ. Theo dõi tiến độ dự án một cách có tổ chức.

Cuối cùng, nó cung cấp sự minh bạch và dễ quản lý. Giúp các nhóm làm việc một cách hiệu quả và hiệu quả hơn. Tóm lại, việc sử dụng ứng dụng làm việc nhóm là không thể thiếu để tối ưu hóa cách làm việc và đạt được mục tiêu của tổ chức.

III. 19+ các ứng dụng làm việc nhóm hiệu quả

1. Các ứng dụng làm việc nhóm – Slack

Các ứng dụng làm việc nhóm – Slack được coi là một trong những công cụ làm việc nhóm hiệu quả nhất cho doanh nghiệp hoặc các nhóm làm việc. Nó cho phép bạn giao tiếp nhanh chóng qua tin nhắn và tạo các kênh riêng tư hoặc công khai cho các nhóm hoặc dự án cụ thể.

Mặc dù giao diện của Slack có thể đòi hỏi một thời gian để làm quen vì có nhiều tùy chọn và cài đặt. Nưng thường bạn sẽ sử dụng thanh trượt bên trái. Nơi bạn có thể truy cập vào nhiều kênh và cột chat. Một cột thứ ba có thể trượt ra nếu bạn muốn xem bài viết hoặc thông tin chi tiết về người dùng hoặc kênh.

Slack cung cấp nhiều cài đặt cho tin nhắn, cho phép bạn chèn liên kết vào văn bản. Thay đổi định dạng thành blockquote, hoặc sử dụng định dạng mã code. Hơn nữa, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa các tin nhắn chat.

2. GitHub

GitHub là một dịch vụ lưu trữ git repository được thiết kế đặc biệt để kiểm soát phiên bản (theo dõi sự thay đổi) của mã nguồn, chủ yếu là code. Đây là một trong những ứng dụng làm việc nhóm trực tuyến phổ biến nhất được các lập trình viên sử dụng.

Mặc dù được phát triển chủ yếu cho các nhóm lập trình. Nhưng GitHub cũng có thể được sử dụng bởi các nhóm ở nhiều lĩnh vực khác nhau để quản lý nhiệm vụ và theo dõi hiệu suất. Bằng cách cập nhật các dự án tại một nơi duy nhất và minh bạch. Người quản lý có thể dễ dàng theo dõi tiến trình của dự án.

GitHub cho phép bạn tạo các vấn đề cho nhóm và kéo họ vào các bảng và bàn dự án khác nhau. Cộng tác viên có thể tự chỉ định mình trên các vấn đề đó, bình luận, thêm liên kết, chèn code, hoặc đóng các vấn đề khi cần.

=>>> Xem thêm: Nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả

3. NextCloud

Nextcloud là một nền tảng tự lưu trữ lý tưởng cho các doanh nghiệp có nhu cầu tăng cường bảo mật. Bằng cách lưu trữ dữ liệu trên máy chủ của riêng bạn, các rủi ro về bảo mật và rò rỉ thông tin sẽ được giảm thiểu.

Với phần mềm quản lý công việc nhóm này, bạn có thể quản lý mọi thứ từ lịch làm việc, tệp tin, email, danh bạ liên hệ, hoạt động, đến việc tải lên các phương tiện truyền thông, tất cả từ cùng một nền tảng. Việc tạo, chia sẻ, bình luận và chỉnh sửa tài liệu với các thành viên trong nhóm trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

4. Các ứng dụng làm việc nhóm – Microsoft To-Do

Microsoft To-Do là một ứng dụng quản lý công việc nhóm giúp bạn lập kế hoạch và quản lý công việc một cách hiệu quả hơn. Với phần mềm này, bạn có thể an tâm về tiến độ công việc của mình luôn được đảm bảo và nắm bắt kịp thời khi có biến động trong công việc.

Một số tính năng nổi bật của Microsoft To-Do bao gồm:

1. Lập kế hoạch và nhắc nhở hàng ngày.
2. Hoạt động và đồng bộ trên nhiều thiết bị khác nhau.
3. Chỉnh sửa danh sách theo sở thích cá nhân.
4. Chế độ tối giúp bảo vệ mắt.
5. Hoạt động tương thích với nhiều ứng dụng khác nhau.

5. Google Docs

Google Docs là một trong những ứng dụng làm việc nhóm phổ biến nhất. Nó cho phép nhóm làm việc cùng nhau để tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu. Giao diện của Google Docs tương tự như các trình chỉnh sửa văn bản khác, với thanh toolbar ở phía trên và nội dung của tài liệu.

Bạn có thể đề xuất các chỉnh sửa, bổ sung ý kiến và để lại nhận xét cho các thành viên khác trong nhóm. Thông báo qua email được gửi tự động đến các thành viên, giúp bạn không cần phải thông báo riêng từng lần.

6. FastWork Project

FastWork Project là một phần mềm quản lý và tổ chức công việc nhóm theo mô hình dự án. Với FastWork Project, doanh nghiệp có thể quản lý tất cả các dự án và công việc của mình tập trung trên một hệ thống duy nhất. Phần mềm này giúp tăng hiệu suất làm việc, nâng cao hiệu quả công việc.

FastWork Project là một phần của bộ công cụ quản trị công việc trực tuyến FastWork WORK+. Nó có khả năng liên kết với phần mềm quản lý công việc FastWork Workplace và FastWork Workflow tự động hóa quy trình. Giúp việc vận hành doanh nghiệp trở nên trơn tru và hiệu quả hơn.

7. Google Spreadsheets

Google Spreadsheets cũng cung cấp nhiều chức năng cơ bản tương tự như Google Docs. Bạn có thể tạo bảng tính trực tuyến, chỉnh sửa và chia sẻ tệp với các thành viên trong nhóm.

Mọi thay đổi sẽ được lưu tự động. Bạn có thể xem lại lịch sử chỉnh sửa được sắp xếp theo ngày và theo người thay đổi. Các bảng tính này cũng có thể chỉnh sửa offline và tự động đồng bộ hóa khi bạn kết nối lại internet.

Ứng dụng này linh hoạt và mạnh mẽ để bạn có thể quản lý dự án và theo dõi mục tiêu của nhóm. Tuy nhiên, để sử dụng nó hiệu quả, bạn cần có kiến thức kỹ thuật cơ bản.

8. Các ứng dụng làm việc nhóm – Trello

Trello không chỉ là một phần mềm hỗ trợ làm việc từ xa và làm việc nhóm cực kỳ hiệu quả. Mà còn là một công cụ vô cùng hữu ích và dễ sử dụng. Giúp người dùng tổ chức và quản lý công việc online một cách hiệu quả và thuận tiện.

Trello cung cấp khả năng tùy chỉnh quy trình làm việc cho các dự án khác nhau, cho phép trực tiếp chia sẻ tệp tin, hình ảnh, và liên kết web. Nó cũng cho phép người dùng bình luận và đóng góp ý kiến trong các mục công việc. Cũng như phân công công việc cho bản thân và đồng nghiệp.

Thêm vào đó, Trello cho phép người dùng đính kèm tập tin từ Google Drive và Dropbox. Thiết lập thời gian hoàn thành công việc và thiết lập chuông nhắc nhở. Đặc biệt, người dùng có thể làm việc ngoại tuyến và các bảng sẽ tự động đồng bộ khi kết nối mạng.

9. Asana

Asana là một phần mềm quản lý công việc nhóm tích hợp các công cụ làm việc nhóm trong lĩnh vực quản lý tiến trình công việc và cũng có thể quản lý tác vụ một cách dễ dàng. Phần mềm này hỗ trợ người dùng trong việc phát triển công việc quản lý hiệu quả và tích cực. Với Asana, người dùng có thể nắm bắt cũng như trao đổi thông tin nhanh chóng, dễ dàng và đơn giản nhưng vẫn đạt hiệu suất cao.

Một số tính năng nổi bật của Asana bao gồm:

1. Dễ dàng tạo ra các công việc cho chính mình hoặc giao việc cho nhóm.
2. Tham gia vào cuộc hội thoại và xem các dự án trên cùng một nhóm.
3. Kiểm tra tiến trình công việc của các dự án mà bạn quan tâm trong một giao diện có thể tùy chỉnh.

10. Monday

Monday là một ứng dụng quản lý dự án dựa trên nhắn tin và bảng nhiệm vụ. Được thiết kế để giúp bạn nhanh chóng tạo và hoàn thành các dự án một cách hoàn hảo với những người liên quan.

Với giao diện hấp dẫn và gọn gàng, Monday cung cấp các templates tùy chỉnh cùng với tính năng kéo và thả. Giúp bạn dễ dàng bắt đầu xây dựng workflow của dự án. Bạn có thể tùy chỉnh các trường thông tin từ khía cạnh branding, bảng và thậm chí là hồ sơ người dùng.

11. Teamwork

Teamwork là một phần mềm quản lý công việc nhóm mạnh mẽ. Hỗ trợ người dùng quản lý công việc nhóm và dự án một cách hiệu quả, và được nhiều tổ chức và cá nhân tin dùng hiện nay. Với giao diện sử dụng đơn giản, mạnh mẽ và khả năng truyền tải thông tin nhanh chóng. Phần mềm này sẽ là lựa chọn lý tưởng để quản lý cả công việc và dự án phức tạp.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm bao gồm:

1. Giao diện thiết kế và bố cục trực quan, dễ sử dụng.
2. Khả năng nhanh chóng theo dõi các hoạt động gần đây.
3. Dễ dàng truy cập vào tất cả các dự án.
4. Thông báo kịp thời cho các thành viên trong nhóm về những tin tức mới nhất.

12. Basecamp

Đây là một phần mềm quản lý công việc nhóm và giao tiếp toàn diện. Bạn có thể chia công việc thành từng dự án, mỗi dự án đều chứa các thành viên liên quan, nhiệm vụ, tệp tin, và cuộc thảo luận.

Phần mềm cung cấp các công cụ như bảng tin nhắn để thông báo, nhóm trò chuyện, và trình tạo lịch để giúp bạn xây dựng workflow. Nó cũng có các tính năng như theo dõi thời gian và chuyển emails thành danh sách công việc cần làm.

13. Microsoft Teams

Microsoft Teams tích hợp hoàn hảo với Office 365, kết hợp nhắn tin nhóm với cuộc họp video, lưu trữ tệp và tài liệu đính kèm. Thành viên trong nhóm có thể cùng nhau làm việc trên nhiều loại tệp từ Word, Excel, OneNote, Sharepoint và các dịch vụ khác của Microsoft.

Ưu điểm của ứng dụng làm việc nhóm này là khả năng cá nhân hóa linh hoạt. Bạn có thể tạo nhiều phòng trò chuyện cho các nhóm khác nhau. Tùy chỉnh các tab để truy cập thông tin và ứng dụng một cách thuận tiện. Nếu bạn không muốn bắt đầu từ đầu, bạn cũng có thể sử dụng các mẫu có sẵn.

14. Các ứng dụng làm việc nhóm – GoToMeeting

Nếu doanh nghiệp của bạn đặc biệt quan trọng việc tổ chức các cuộc họp video. Thì GoToMeeting là một ứng dụng làm việc nhóm mà bạn nên xem xét. Một điểm đặc biệt là người tham gia không cần phải có tài khoản mới có thể tham gia cuộc họp.

Với ứng dụng này, bạn có thể dễ dàng sắp xếp các cuộc họp trực tuyến với chất lượng âm thanh HD và hình ảnh cao. Thành viên trong nhóm có thể tham gia cuộc họp bằng cách gọi số điện thoại của cuộc họp hoặc đơn giản là trả lời cuộc gọi khi sử dụng tính năng “Call Me”. Ngoài ra, GoToMeeting cũng cung cấp tùy chọn chia sẻ màn hình để trình bày thông tin một cách rõ ràng.

15. Todoist

Todoist là một phần mềm quản lý công việc nhóm giúp bạn tổ chức danh sách công việc một cách khoa học. Với Todoist, người dùng có thể yên tâm về tiến độ công việc cũng như cập nhật thông tin trên nhóm làm việc một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm:

– Hiển thị danh sách nhiệm vụ cần làm trong ngày.
– Chia sẻ và cộng tác với các thành viên khác trong nhóm.
– Dễ dàng nắm bắt và cập nhật nhiệm vụ từ bất kỳ đâu.
– Đồng bộ dữ liệu một cách nhanh chóng, giúp bạn luôn có thông tin mới nhất.

16. Timely

Timely là một phần mềm quản lý công việc nhóm đặc biệt. Kết hợp tổ chức nhiệm vụ và theo dõi thời gian tự động, giúp các nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ và đánh giá thời gian cần thiết cho mỗi công việc một cách chính xác.

Các nhóm có thể tạo hoặc giao nhiệm vụ mới và sau đó kéo/thả chúng vào lịch làm việc hoặc kế hoạch công việc từ một công cụ. Dựa trên tính toán về thời hạn và năng lực, mỗi cá nhân có thể thiết lập một kế hoạch cá nhân để theo dõi tiến độ và sắp xếp các nhiệm vụ theo ưu tiên tùy thuộc vào mức độ quan trọng.

17. Google Hangouts

Google Hangouts, một phần của hệ sinh thái G Suite. Là một ứng dụng làm việc nhóm trực tuyến rất hữu ích khi bạn làm việc từ xa. Bạn có thể tạo các nhóm trò chuyện cho nhóm của mình hoặc tổ chức các cuộc gọi âm thanh/video. Là lựa chọn tuyệt vời cho các cuộc họp trực tuyến.

Ứng dụng này cho phép bạn phân chia các nhóm trò chuyện thành nhiều nhóm khác nhau tương ứng với các dự án hay nhóm công việc. Hơn nữa, lịch sử trò chuyện được lưu trữ tự động. Giúp bạn dễ dàng truy cập và xem lại các cuộc trò chuyện đã diễn ra.

Giao diện của Google Hangouts đơn giản, gọn gàng và dễ sử dụng. Việc lên lịch họp hoặc thảo luận nhóm trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết nhờ tích hợp với Google Calendar và Gmail.

18. Microsoft Planner

Nếu nhóm của bạn đang sử dụng Microsoft, bạn có thể xem xét việc sử dụng công cụ lập kế hoạch Microsoft Planner. Planner hỗ trợ tổ chức công việc nhóm bằng cách sử dụng công cụ quản lý tác vụ trực quan. Giúp cải thiện sự cộng tác. Bạn có thể tạo bảng Kanban hoàn chỉnh với các tệp, danh sách công việc kèm các nhãn.

Giúp mọi người trong nhóm biết chính xác nhiệm vụ của họ tại từng giai đoạn công việc để tự chủ thực hiện. Từ đó nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc chung.

19. Skype for Business

Skype cho Doanh nghiệp là một trong những ứng dụng làm việc nhóm online phổ biến nhất. Là một phần của Microsoft Office 365. Ứng dụng này cho phép lên đến 250 người tham gia, bao gồm cả những người không sử dụng Skype.

Với Web Scheduler, bạn có thể dễ dàng sắp xếp buổi họp và quản lý chúng một cách hiệu quả. Thành viên nhóm có thể tham gia họp chỉ với một cú nhấp chuột hoặc thông qua nhắc lịch.

Ứng dụng cung cấp các điều khiển linh hoạt, cho phép người dùng thuyết trình có quyền kiểm soát như tắt âm thanh của tất cả hoặc từng cá nhân, cũng như khóa video của thành viên khi cần.

=>>>> Xem thêm: Các phương pháp quản lý thời gian: Bí quyết làm việc hiệu quả