Nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả

Làm việc nhóm là việc hợp tác của một nhóm người để cùng hoàn thành một mục tiêu chung. Trong quá trình làm việc nhóm, mọi người cần tương tác với nhau và duy trì trật tự khi làm việc. Bên cạnh đó, các thành viên có sự phân chia công việc rõ ràng, tránh xung đột không cần thiết và cần được ràng buộc với nhau bằng quy tắc nhất định.

Làm việc nhóm hiệu quả không chỉ giúp đạt được mục tiêu công việc với hiệu suất cao mà còn giúp rút ngắn thời gian đã đặt ra trước đó. Bên cạnh đó, làm việc theo nhóm còn giúp bạn có cơ hội học hỏi, trau dồi thêm kỹ năng mềm và kiến thức cần thiết để phát triển bản thân.

Có mục tiêu chung

Khi đã tham gia làm việc nhóm, điều đầu tiên bạn cần là gạt bỏ cái tôi cá nhân, không tự ý làm việc một mình theo cảm tính mà phải đặt mục tiêu chung lên trên hết. Trong trường hợp bạn muốn quyết định một điều gì đó, hãy đảm bảo là mọi thành viên trong nhóm đều đã đồng thuận với ý kiến đó, vì chỉ một sai lầm nhỏ xảy ra cũng có thể ảnh hưởng đến lợi ích chung.

Phân công hiệu quả

Phân công công việc cũng quan trọng như việc đảm bảo hoàn thành mọi việc. Vậy nên, trưởng nhóm cần phân công trách nhiệm dựa trên điểm mạnh của các thành viên trong nhóm một cách hợp lý, cụ thể.

Thể hiện quan điểm của từng cá nhân

Việc thể hiện quan điểm khác nhau về cùng một vấn đề giữa các thành viên trong nhóm là điều hoàn thành bình thường. Bởi mỗi người đều có suy nghĩ và cảm nhận riêng nên bạn đừng ngần ngại mà hãy chia sẻ ý kiến cá nhân của mình đến với các thành viên khác trong team.

Nhiều quan điểm và ý kiến được đưa ra sẽ giúp mọi người có một góc nhìn đa chiều hơn về một vấn đề nào đó. Từ đó, cả nhóm sẽ tìm ra những hướng giải quyết vấn đề mang tính độc đáo và sáng tạo.

Tôn trọng ý kiến của các thành viên

Trong bất kỳ mối quan hệ nào hoặc trong môi trường làm việc theo nhóm, sự tôn trọng là yếu tố rất quan trọng. Đó là một nhu cầu thiết yếu của mỗi cá nhân.

Nếu bạn biết tôn trọng ý  kiến của người khác, đúc rút những điểm hay, sáng tạo thì sẽ giúp công việc của cá nhóm đạt hiểu quả tốt hơn

Tinh thần trách nhiệm cao

Mỗi người trong nhóm đều đóng một vai trò rất quan trọng trong thành công chung của cả nhóm. Vậy nên, trong môi trường tập thể, bạn cần phải giữ cho mình những nguyên tắc làm việc và tuân thủ theo nó. Đừng để sự thiếu trách nhiệm của bản thân làm gián đoạn, ảnh hưởng đến tiến độ làm việc chung của cả nhóm.

Lắng nghe và thấu hiểu

Không phải cứ nói nhiều mới thể hiện mình thông minh tài giỏi mà bạn cần phải lắng nghe ý kiến của các thành viên để biết họ nghĩ gì, muốn gì, ý kiến của họ ra sao.

Lắng nghe không chỉ thể hiện sự tôn trọng của bạn với đối phương mà còn góp phần tạo nên sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm với nhau. Điều này tường chừng như đơn giản nhưng lại chính là chìa khóa giúp việc giao tiếp trong làm việc nhóm đạt hiệu quả.

Giao tiếp cởi mở, trung thực và hiệu quả

Trong một nhóm, các thành viên luôn giao tiếp thoải mái, trung thực, tôn trọng lẫn nhau và đều hướng tới mục tiêu là đạt được thành công trong công việc thì sẽ giúp họ hiểu nhau hơn đồng thời giúp xử lý những vấn đề nảy sinh nhanh chóng nhất có thể. Vấn đề giao tiếp giữa những thành viên với nhau và với nhóm trưởng nên là một quá trình hai chiều. Các thành viên tự do bày tỏ suy nghĩ, ý kiến và các biện pháp xử lý  tiềm năng để giải quyết vấn đề. Mọi người đều cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng. Lưu ý là các thành viên nên hỏi các câu hỏi để làm rõ ý kiến hơn là tìm cách phản bác suy nghĩ của người khác.

Quản lý xung đột

Ngay cả đối với những vấn đề quan trọng, nếu biết xử lý một cách chuyên nghiệp sẽ ít gây ra tổn hại cho người khác hơn. Không nên để những ý kiến bất đồng gây ảnh hưởng đến kết quả làm việc nhóm.

Nhóm cần thỏa thuận quy trình xem xét, phân tích, đánh giá và giải quyết các vấn đề trong nhóm cũng như những xung đột. Không nên ủng hộ những xung đột cá nhân hoặc chia bè kết phái khi xảy ra xung đột. Thay vào đó, các thành viên nhóm cần hướng đến một giải pháp chung

Tránh tiêu cực

Trong môi trường làm việc theo nhóm thì hãy tránh cảm xúc tiêu cực, đố kỵ. Bạn không nên tham gia vào những cuộc thảo luận không hiệu quả hoặc tranh luận không lành mạnh. Thay vào đó, hãy khuyến khích mọi người thể hiện sự sáng tạo, đổi mới và các quan điểm khác nhau. Đặc biệt là không nên sử dụng những ngôn từ thể hiện sự chỉ trích, đổ lỗi cho người khác.

Đừng quên giao tiếp bằng văn bản

Một nghiên cứu cho thấy có ít nhất 80% thời gian của làm việc nhóm dùng giao tiếp bằng lời. Tuy nhiên cũng đừng quên 20% còn lại với việc giao tiếp bằng văn bản.

Ngôn ngữ sử dụng giao tiếp trong văn bản cần sự chuẩn mực và chính xác. Nếu bạn sử dụng ngôn ngữ đa nghĩa hoặc thiếu chuẩn xác thì người nhận có thể không hiểu hoặc hiểu sai vấn đề và gây nên những hậu quả khôn lường. Điều này sẽ gây khó chịu cho chính thành viên trong nhóm và kết quả làm việc sẽ giảm sút nghiêm trọng.

Khả năng lãnh đạo của trưởng nhóm

Một nhóm làm việc có hiệu quả hay không phụ thuộc khá nhiều vào tố chất của người lãnh đạo. Một người lãnh đạo tốt sẽ dẫn dắt cả đội đi nhanh và đúng hướng hơn. Bên cạnh đó, trong một số trường hợp có mâu thuẫn xảy ra, trưởng nhóm sẽ là người đứng ra giải quyết và đưa ra kết luận cuối cùng.