CÁCH ĐỂ TƯ VẤN DỰ ÁN VÀ HỌC HỎI CÙNG MỘT LÚC

Thách thức với việc tư vấn hiệu quả là nó phụ thuộc vào kiến ​​thức tình huống chuyên sâu mà các chuyên gia tư vấn đơn giản có thể có khi họ bắt đầu một nhiệm vụ. Hơn thế nữa, họ có thể chưa hoàn toàn rõ ràng về những gì mà khách hàng – người đã trả tiền hàng đầu và mong đợi kết quả ngay lập tức – thực sự muốn. Vì vậy, các chuyên gia tư vấn phải nhanh chóng và kín đáo có được kiến ​​thức về kinh doanh của khách hàng đồng thời tạo ấn tượng về năng lực và sự tự tin. Chúng tôi gọi đây là thách thức học tập – căng thẳng tín nhiệm.

Làm thế nào để tư vấn viên vượt qua nó?

CÔNG VIỆC TƯ VẤN LÀ MỘT BUỔI BIỂU DIỄN

Đối với các chuyên gia tư vấn, công việc chủ yếu là một buổi biểu diễn. Giống như các diễn viên khéo léo, họ sử dụng sự kết hợp giữa “chuẩn bị trước” và sau đó là màn trình diễn trên “sân khấu trực tuyến”, để làm cho khán giả (nghĩa là khách hàng) tin vào câu chuyện họ muốn kể.

Các chuyên gia tư vấn đôi khi bị buộc tội cố gắng che giấu khách hàng của họ bằng việc tung hỏa mù sử dụng kiểu cách quản lý hoặc từ thông dụng vì lợi ích riêng của họ. Nhưng nghiên cứu của chúng tôi cho thấy rằng họ không phải là những người thao túng lươn lẹo, người kiểm soát mọi tương tác. Thay vào đó, họ đang làm mọi thứ có thể để học và cung cấp giá trị cùng một lúc, dưới rủi ro thất bại liên tục.

Cách rõ ràng để có được kiến ​​thức là đặt câu hỏi trực tiếp. Nhưng nếu các chuyên gia tư vấn thử điều đó, họ có nguy cơ trông không hiểu biết hoặc chỉ vô dụng. Khách hàng có thể lý do, “chúng tôi không phải đào tạo bạn!”

Thử nghiệm có thể là một cách tiếp cận hiệu quả. Nhưng khi các nhà lãnh đạo thuê một chuyên gia để thực hiện một nhiệm vụ đầy thách thức, họ không mong đợi người đó sẽ thử mọi thứ. Họ mong đợi chuyên gia chỉ cần biết phải làm gì.

Tư vấn cũng có thể cố gắng thể hiện kiến ​​thức ngay lập tức. Nhưng nếu họ phạm sai lầm cho thấy sự thiếu hiểu biết của họ, họ có thể trông không đủ năng lực. Nếu mọi thứ trở nên tồi tệ sau đó, khách hàng có thể mất niềm tin vào chuyên gia tư vấn của bộ phận điều hành, khiến họ càng khó giao hàng hơn.

Nói cách khác, các chuyên gia tư vấn thực sự đang giả mạo nó cho đến khi họ thực hiện nó – hay chính xác hơn là giả mạo nó để họ có thể làm được. Sự giả mạo của họ không phải là vì hoài nghi, mà là chân thành.

Chúng tôi đã nghiên cứu các dự án tư vấn quản lý trong gần hai năm và phỏng vấn 79 chuyên gia tư vấn để hiểu được sự căng thẳng trong học tập thể hiện như thế nào trong thực tế và cách các chuyên gia tư vấn đối phó với nó. Những gì chúng tôi tìm thấy là các chuyên gia tư vấn sử dụng một loạt các chiến thuật bằng lời nói và phi ngôn ngữ giúp họ quản lý được sự nhận thức và vô hiệu hóa các mối đe dọa đối với hình ảnh chuyên nghiệp của họ.

Các nhà tư vấn đối phó với ba loại mối đe dọa đối với hình ảnh bản thân của họ: mối đe dọa về năng lực, mối đe dọa chấp nhận và mối đe dọa về năng suất. Để vô hiệu hóa chúng, họ sử dụng ba chiến thuật liên quan chặt chẽ: tạo ra sự liên quan, tạo ra sự cộng hưởng và chất chế tạo. Hãy lần lượt nhìn vào chúng.

TẠO RA SỰ LIÊN QUAN ĐỂ CÓ VẺ CÓ KHẢ NĂNG TRONG KHI HỌC

Tư vấn thường được thuê để tư vấn về chuyển đổi kinh doanh, quản lý dự án hoặc chiến lược. Tuy nhiên, họ cũng phải cho thấy rằng họ hiểu đầy đủ khía cạnh kỹ thuật của công việc được giao. Nói cách khác, họ phải đối mặt với các mối đe dọa về năng lực, mà họ đối phó bằng cách tạo ra sự liên quan.

Tạo ra sự liên quan là về việc có tác động tối đa trong thời gian tối thiểu bằng cách tận dụng tất cả các vốn kiến ​​thức có sẵn. Các chuyên gia tư vấn không nhất thiết phải biết tất cả – chỉ cần đủ để được thực hiện nghiêm túc và có vẻ có thẩm quyền trong khi họ tìm kiếm thêm thông tin.

Một cách để làm điều này là thu thập các thông tin và trình bày có chọn lọc lại cho khách hàng. Thông tin có thể đến từ tài liệu bằng văn bản của các bài tập tư vấn trước đây, tài liệu nội bộ của khách hàng hoặc thông tin trong phạm vi công cộng. Các chuyên gia tư vấn bắt đầu xây dựng một cái nhìn cấp cao về tình huống của khách hàng bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng và sử dụng các mẩu thông tin để tạo ra một bản đồ tinh thần.

Một cách khác mà những người tư vấn tạo ra sự liên quan là bằng những thứ gần giống với các kinh nghiệm trong quá khứ – nghĩa là bằng cách kể những câu chuyện từ các công việc trong quá khứ có một số vấn đề song song với vấn đề hiện tại. Ở hậu trường, họ tìm kiếm hồ sơ theo dõi của họ (hoặc đồng nghiệp của họ) để tìm kiếm những kinh nghiệm lặp lại nhiệm vụ hiện tại. Sau đó, họ đưa những vấn đề đó vào trong cuộc trò chuyện với khách hàng, có lẽ chỉ vào sự đóng góp của chính họ. Điều này giúp họ giữ được thể diện trong khi khuyến khích khách hàng chia sẻ chi tiết hơn.

Tất nhiên, khách hàng biết rất rõ rằng chuyên gia tư vấn của họ chưa thực sự học được toàn bộ lĩnh vực kỹ thuật trong vài ngày. Nhưng họ vẫn đánh giá cao rằng họ đã hoàn thành bài tập về nhà. Về phần mình, các chuyên gia tư vấn sử dụng việc tạo ra sự liên quan để phát triển vừa đủ chuyên môn để họ tương tác với khách hàng khi có hoặc không có khả năng thực thi.

TẠO RA SỰ CỘNG HƯỞNG BẰNG CÁCH TÁI THIẾT LẬP KIẾN ​​THỨC NỘI BỘ

Khách hàng phải chấp nhận các chuyên gia tư vấn như các đồng nghiệp là chuyên gia  trước khi họ làm theo lời khuyên của họ. Nhưng thật khó để một người mới có thể hòa nhập ngay lập tức, bởi vì cần có thời gian để đánh giá cao về “cách chúng tôi làm mọi thứ ở đây”. Điều này khiến các chuyên gia tư vấn rơi vào vấn đề các mối đe dọa phải chấp nhận, mà họ đối phó bằng cách tạo ra sự cộng hưởng: tái chế kiến thức nội bộ để có được sự chấp nhận trong khi có được thông tin mới.

Clever Hans là một con ngựa gõ nhẹ móng ngựa để báo hiệu câu trả lời cho các câu hỏi số học. Tất nhiên, Hans không thể thực sự làm toán. Anh ta chỉ đơn giản là xem huấn luyện viên của mình cho các tín hiệu mà anh ấy đã đưa ra câu trả lời đúng.

Tương tự, các chuyên gia tư vấn giám sát khách hàng của họ về các tín hiệu phê duyệt vật lý (như biểu hiện trên khuôn mặt hoặc tư thế cơ thể) hoặc các từ và cụm từ họ sử dụng, thường có sự cộng hưởng đặc biệt. Ví dụ, các luật sư từ một công ty hàng đầu đã phản ứng tích cực với các biểu hiện Latin, vì chúng là một phần của văn hóa làm việc hợp pháp và thể hiện sự tinh tế về trí tuệ. Vì vậy, các chuyên gia tư vấn sẽ diễn tập lại những biểu hiện này ở hậu trường, và sau đó sử dụng chúng trong các cuộc trò chuyện để cho thấy rằng họ cũng biết tiếng Latin của họ, thúc đẩy sự chấp nhận. Sau khi chọn những biểu hiện này, các chuyên gia tư vấn có thể nói những điều mà khách hàng muốn nghe, cho phép họ phù hợp mặc dù là người ngoài và kích hoạt sự tham gia nhiều hơn trong quá trình trao đổi của họ.

Thứ hai, các chuyên gia tư vấn mượn những hiểu biết nội bộ từ nhân viên của khách hàng, và sau đó tái chế chúng bằng cách trình bày chúng như của chính họ khi họ cùng với những người trong cuộc khác. Một số người có thể nói rằng đây là một thứ mang đến cho các chuyên gia tư vấn một cái tên tồi – những người mà vay mượn đồng hồ của bạn để cho bạn biết thời gian, sau đó bỏ đi với chiếc đồng hồ của bạn. Nhưng đó không chỉ là một mẹo tự tin. Bằng cách xem cách mọi người phản ứng với các phán đoán vay mượn của họ, các chuyên gia tư vấn có thể khám phá những ý tưởng (và mọi người) có hỗ trợ trong tổ chức và chọn để khuếch đại chúng. Điều này có thể giúp họ giải quyết các vấn đề khó khăn trong trường hợp không có câu trả lời đơn giản hoặc rõ ràng.

TẠO CHẾ TẠO CHẤT BẰNG CÁCH TẠO ĐỐI TƯỢNG TRI THỨC

Dịch vụ tư vấn thường đắt tiền, vì vậy khách hàng quan tâm đến việc nhận được giá trị đồng tiền trong thời gian ngắn. Nhưng thường phải mất một thời gian để các chuyên gia tư vấn có thể tăng tốc và cung cấp đầu ra có giá trị cao nhất. Trong khi đó, khách hàng có thể đặt câu hỏi về giá trị gia tăng của họ, khiến họ gặp phải các mối đe dọa về năng suất. Họ đối phó với điều này bằng cách sử dụng chiến thuật thứ ba và cuối cùng: chế tạo chất. Đây là về việc tạo các đối tượng tri thức để hiển thị năng suất trong khi tìm kiếm thông tin cùng một lúc.

Cách đầu tiên để chế tạo chất là bằng cách sản xuất các số liệu PowerPoint. Mặc dù PowerPoint có một danh tiếng hỗn hợp, nhưng nó cũng là một công cụ không thể thiếu để các chuyên gia tư vấn gây ấn tượng với khách hàng của họ bằng suy nghĩ rõ ràng, hiểu biết sâu sắc và tiến độ công việc. Hơn nữa, các số liệu PowerPoint cũng đóng vai trò là lời nhắc gợi ra phản hồi về các điểm kỹ thuật – với phần thưởng bổ sung rằng mọi lời chỉ trích đều hướng về con số hơn là chính các chuyên gia tư vấn.

Các chuyên gia tư vấn thường sử dụng các chữ tượng hình, kết hợp văn bản và hình ảnh, để thể hiện các ý tưởng quan trọng và nhiều công ty tư vấn duy trì một thư viện các mẫu sẵn để giúp các nhà tư vấn tạo ra các số liệu của họ một cách nhanh chóng và dễ dàng. Những thứ này cung cấp cho họ một kiểu suy nghĩ thông minh, cho phép họ nhanh chóng hiểu được tình huống, giải quyết vấn đề cần thiết và truyền đạt nó.

Đôi khi, các tổ chức khách hàng đã biết câu trả lời cho các vấn đề của họ, nhưng vẫn không thể nói rõ ràng về vấn đề này – điều đó có nghĩa là họ không thể hành động với mình họ. Bằng cách cung cấp các hệ thống chữ tượng hình mạnh mẽ mà khách hàng có thể tự tạo ra do thiếu thời gian hoặc nguồn lực, các chuyên gia tư vấn có thể đóng góp rõ ràng và có thể nhìn thấy.

Phương pháp thứ hai của chất chế tạo là bằng cách đấu thầu các bằng chứng hoạt động như bảng chấm công và lịch trình khối lượng công việc. Cùng với việc tạo ấn tượng về sự kiểm soát và tính chuyên nghiệp, họ có thể rút ra những gì khách hàng mong đợi, có thể là một bữa tiệc di động. Chúng cũng có thể hoạt động như bùa hộ mệnh để xua đuổi sự tức giận của khách hàng khi họ cảm thấy sự thiếu tiến bộ.

Đưa ý tưởng của bạn ra khỏi đó ở dạng hữu hình, ổn định là một rủi ro. Nhưng đó là một rủi ro mà các chuyên gia tư vấn phải chấp nhận, tuy nhiên họ ít biết về bối cảnh kinh doanh, bởi vì nó cho khách hàng thấy rằng các chuyên gia tư vấn cam kết với dự án và đang cung cấp giá trị đồng tiền. Tuy nhiên, nó cũng giúp các chuyên gia tư vấn xây dựng sự hiểu biết của họ về cài đặt mới và tạo ra một không gian chính thức để phản hồi về công việc được giao.

NHIỀU NGƯỜI CÓ THỂ TẠO ĐƯỢC TÍN NHIỆM TRONG SỰ ÁP LỰC

Chúng tôi đã nghiên cứu làm thế nào các chuyên gia tư vấn có thể tạo được sự tín nhiệm trong việc bị áp lực. Nhưng nhiều người khác cũng phải đối phó với nó, bao gồm nhân viên tạm thời, thành viên nhóm dự án, nhà phân tích, cố vấn chuyên nghiệp và dịch giả tự do. Những công nhân này không chỉ là các tính năng bổ sung tùy chọn; họ đóng góp quan trọng cho nhiều tổ chức. Không có gì ngạc nhiên khi các nhà điều hành toàn cầu tin rằng họ sẽ có nhu cầu cao trong nhiều năm tới. Bên cạnh đó, các nhà quản lý nói chung cũng có thể được bao gồm trong nhóm này – đôi khi họ được cho là một loại “tư vấn viên” của chính họ.

Giống như các chuyên gia tư vấn, tất cả các loại công nhân này phải thích nghi với một môi trường khác nhau với mỗi khách hàng hoặc dự án mới và vật lộn với các vấn đề năng động, khó nắm bắt ngay từ ngày đầu. Họ phải chuẩn bị kỹ lưỡng, thiết lập năng lực, hiểu môi trường và trau dồi sự chấp nhận từ các đồng nghiệp hoặc khách hàng mới, thường bằng cách sản xuất các sản phẩm giao hàng. Và họ có thể phải làm tất cả điều này mà không cần bất kỳ bản sao lưu nào từ một công ty tư vấn.

May mắn thay, bất cứ ai cũng có thể sử dụng các chiến thuật mà chúng tôi đã mô tả, không chỉ các chuyên gia tư vấn. Học cách sử dụng chúng thành công và bạn có thể xây dựng sự tự tin, cảm thấy tốt hơn về công việc của mình và duy trì khuôn mặt của bạn.

Tuy nhiên, để có thể tạo được tín nhiệm trong sự áp lưc là một điều gì đó sâu sắc hơn nhiều so với việc PR cá nhân hoặc thực hiện vai trò. Nó cũng sẽ giúp bạn có được những hiểu biết mới, chia sẻ thông tin và hướng tới các mục tiêu dài hạn. Rốt cuộc, không có niềm tin và sự chấp nhận từ những người xung quanh, dự án mới quan trọng của bạn sẽ không bao giờ được thực hiện.

Cho dù cuộc sống làm việc hỗn loạn và không thể đoán trước có thể như thế nào, thật không ngạc nhiên khi ngày càng có nhiều người trở thành con mồi của hội chứng kẻ mạo danh, nỗi sợ rằng bạn không theo kịp nhiệm vụ và sẽ bị phát hiện. Đối với hầu hết người lao động ngày nay, cảm giác đó là mãi mãi.

Tuy nhiên, khi bạn điều chỉnh lại cảm giác hội chứng kẻ mạo danh như cách tạo được sự uy tính trong sự áp lực, bạn biến nó từ một lỗ hổng tâm lý thành một kỹ năng quan trọng. Trong nghiên cứu của chúng tôi, chúng tôi thấy rằng các chuyên gia tư vấn không chỉ chỉ bị hội chứng kẻ mạo danh, họ chủ động nắm lấy nó – bởi vì nó giữ cho họ sắc nét và ở rìa, nơi mà nó cần phải ở.