Cách quản lí công việc hiệu quả

Áp lực công việc, deadline đôi khi khiến bạn cảm thấy quá tải, mệt mỏi. Điều này không chỉ xảy ra đối với nhân viên mà đối với nhà quản lí có khi còn trầm trọng hơn. Người làm chủ thế trận là người biết cách vượt qua những giai đoạn đó.Hãy học cách làm việc thông minh hơn để đạt hiệu quả cao nhất chứ không phải chỉ là chăm chỉ hơn

Dưới đây là một vài lời khuyên giúp bạn sắp xếp được đống công việc dài vô tận một cách khoa học, tránh được tình trạng quá tải.

Xác định lại mục tiêu

Trước hết, nếu bạn thường xuyên bị quá tải công việc thì cần phải dành thời gian để xác định nguyên nhân. Khi cảm thấy quá sức chịu đựng, bạn nên cân nhắc xem liệu kết quả và chỉ tiêu đặt ra có đang gặp vấn đề? Nếu chúng không ổn, hãy thay đổi hoặc nhờ đến sự giúp đỡ. Ngược lại, nếu chúng vấn ổn và nguyên nhân khiến bạn mệt mỏi vì một sự thay đổi trong công việc hay chút chuyện gia đình, hãy tự mình xử lý chúng. Điều bạn cần làm lúc này là tìm cách làm giảm áp lực. Bạn có thể đi dạo, thể dục giữ cân bằng để bình tĩnh suy nghĩ mục tiêu và bước tiếp theo phù hợp.

Sắp xếp công việc ưu tiên

Việc tiếp nhận một list danh sách dài công việc cần làm  sẽ khiến bạn cảm thấy bối rối. Khi nhận được công  việc bạn nên sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc đó. Những công việc vừa khẩn cấp và quan trọng phải được đặt lên hàng đầu. Tiếp đến là những công việc không quá quan trọng. Trong thực tế thì thời gian sẽ không bao giờ là đủ để bạn hoàn thành tất cả công việc.

Xác định thời gian cho mỗi công việc

Đã bao giờ bạn tự hỏi công việc bạn làm luôn bị chậm tiến độ và cảm giác không bao giờ hoàn thiện hết? Nguyên nhân chủ yếu là do bạn không giới hạn thời gian thực hiện mỗi công việc. Một công việc nếu nghiêm túc thực hiện bạn chỉ mất 2h nhưng thực tế bạn lại mất 5h để hoàn thiện nó, đó chắc hẳn là sự lãng phí thời gian. Hãy đảm bảo rằng bạn làm những công việc đặt ra trong thời gian giới hạn.

Hãy chắc chắn rằng bạn đang tập trung 100% năng lượng và tinh thần hoàn thành công việc. Tránh việc mất tập trung, chìm đắm trong mạng xã hội và những cuộc trò chuyện ngoài công việc.

Tránh chủ nghĩa hoàn hảo nhưng cũng không chấp nhận sự tầm thường

Việc luôn theo đuổi công việc hoàn hảo nhất dường như không quá đúng. Khi thực hiện công việc, bạn chỉ cần đảm bảo rằng công việc đó tốt, đáp ứng được tiêu chuẩn và nhu cầu của khách hàng là được. Cần biết rằng, tiếp tục làm công việc mà những nỗ lực gia tăng không còn đem lại nhiều giá trị là điều không hề có lợi. Hơn thế, điều này vô tình còn chiếm hết thời gian của bạn, khiến bạn không thể hoàn thành những công việc khác tạo ra nhiều giá trị hơn. Giá trị cuối cùng mang lại cho doanh nghiệp, khách hàng mới là yếu tố quan trọng và đích đến hướng tới.

Tôn trọng kỷ luật

Nếu là một nhà quả n lí bạn cần phải có kỷ luật và là một tấm gương tốt cho người khác. Thay vì dành thời gian làm những thứ mình thích, bạn nên dành thời gian để giải quyết những công việc quan trọng. Cần chắc chắn rằng bạn giữ tập trung vào những công việc và nhiệm vụ liên quan đến công ty.

Sử dụng công cụ/ phần mềm hỗ trợ

Nhiều người thường than phiền rằng họ gặp khó khăn trong vấn đề quản lý công việc, quản lý đội ngũ nhân viên, quản lý khách hàng, làm báo cáo, KPI… và rất nhiều vấn đề khác.

Việc áp dụng phần mềm CRM không chỉ giúp giải quyết bài toán quản lý công việc mà còn hỗ trợ rất nhiều cho quá trình tương tác và duy trì mối quan hệ giữa các thành viên trong công ty, nhân viên – khách hàng. Dù bạn có đang đi công tác xa, không có mặt tại văn phòng, bất cứ ở đâu chỉ cần thiết bị thông minh được tích hợp phần mềm và mạng là bạn đã có thể xử lý công việc dễ dàng.