Top 8+ cách quản lý sản xuất hiệu quả

I. Quản lý sản xuất là gì?

Quản lý sản xuất là một phần của hoạt động sản xuất kinh doanh. Liên quan chặt chẽ đến các nhà máy và xưởng sản xuất. Nhiệm vụ của quản lý sản xuất bao gồm lập kế hoạch và giám sát tiến độ sản xuất để đảm bảo hàng hóa được cung cấp đúng thời gian. Đáp ứng các yêu cầu về số lượng và chất lượng theo kế hoạch.

Ví dụ: Một số công việc cụ thể trong quản lý sản xuất có thể kể đến như đánh giá năng lực sản xuất. Quản lý các công đoạn và kiểm soát chất lượng sản phẩm.

II. Vì sao cần quản lý sản xuất hiệu quả?

Quản lý sản xuất luôn song hành với quá trình sản xuất để kiểm soát hoạt động này và định hướng cho sự phát triển của công ty. Việc đặt ra mục tiêu cho quản lý sản xuất là vô cùng quan trọng. Mặc dù mỗi lĩnh vực có những chiến lược và phương án phát triển riêng. Nhưng nhìn chung, mọi quy trình quản lý sản xuất đều phải tuân thủ một số nguyên tắc nhất định sau:

• Không được bỏ sót bất kỳ khâu nào trong quá trình quản lý dây chuyền sản xuất.
• Kiểm tra chất lượng sản phẩm ở từng giai đoạn khác nhau.
• Đảm bảo định mức kho và quản lý xuất nhập khẩu.
• Liên tục kiểm tra tiến độ để kịp thời xử lý các tình huống phát sinh.
• Tận dụng các nguồn lực để thúc đẩy năng suất và doanh thu của công ty.

III. Mô tả công việc của quản lý sản xuất

1. Lập kế hoạch và quản lý hoạt động sản xuất:

• Phối hợp với bộ phận kinh doanh để phân tích các đơn đặt hàng từ khách hàng.
• Làm việc với khách hàng để thương thảo và giải quyết các vấn đề liên quan đến ngân sách. Thời gian sản xuất và tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm. Dựa trên tình hình hiện tại của doanh nghiệp.
• Xây dựng kế hoạch và lịch trình sản xuất để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và doanh nghiệp.
• Giao nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận trong quá trình sản xuất.
• Lập kế hoạch về nguyên vật liệu, nhân sự và thiết bị cần thiết cho từng đơn đặt hàng. Nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục.
• Đảm bảo tuân thủ kế hoạch sản xuất theo tiến độ. Đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và nằm trong ngân sách của doanh nghiệp.
• Đánh giá khối lượng công việc hiện tại và lập kế hoạch sản xuất cho các đơn đặt hàng mới. Đảm bảo quá trình công việc không bị chồng chéo.

2. Giám sát và kiểm soát hoạt động sản xuất

• Quản lý các đơn đặt hàng và điều chỉnh kế hoạch sản xuất khi cần thiết.
• Phân công công việc phù hợp cho bộ phận sản xuất.
• Xây dựng, điều chỉnh, bổ sung hướng dẫn sản xuất và quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm.
• Giám sát quy trình sản xuất và hoạt động của nhân viên để đảm bảo việc sử dụng nguyên vật liệu hợp lý và sản xuất hàng hóa theo hướng dẫn.

• Phát hiện kịp thời các sản phẩm lỗi và tiến hành điều tra các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm. Phân tích nguyên nhân và đề xuất biện pháp khắc phục nhanh chóng.
• Thường xuyên kiểm tra, đảm bảo quá trình sản xuất tuân thủ các yêu cầu về an toàn.
• Xác định các máy móc mới cần thiết để phục vụ công việc và sắp xếp nhân sự phù hợp cho từng nhiệm vụ.
• Theo dõi tiến độ hoạt động sản xuất. Đặt mục tiêu chất lượng cho bộ phận sản xuất. Thực hiện đánh giá và giám sát kịp thời.

3. Quản lý máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu

• Tổ chức quy trình sửa chữa và bảo dưỡng định kỳ cho các máy móc, thiết bị sản xuất.
• Lên kế hoạch mua sắm thiết bị, máy móc mới nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp và đề xuất cho cấp trên để được phê duyệt.
• Tổ chức quá trình bàn giao kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng máy móc mới cho nhân viên và công nhân trong nhà máy.

4. Tuyển dụng và đào tạo nhân sự

• Sắp xếp vị trí, chức vụ và phân công công việc cho nhân viên dưới quyền và tổ chức kiểm tra năng lực nghề nghiệp.
• Dựa trên tình hình sản xuất và nhu cầu thực tế, lập kế hoạch và hợp tác với phòng nhân sự để tuyển dụng nhân sự cần thiết để phục vụ hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
• Tham gia vào quá trình phỏng vấn để lựa chọn những ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc.
• Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo cho nhân viên mới. Đánh giá và đào tạo nhân viên tiềm năng.
• Tổ chức theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của công nhân sản xuất. Đề xuất các chế độ khen thưởng phù hợp nhằm động viên và thúc đẩy năng suất làm việc.

=>>> Xem thêm: Quy trình và hiệu quả của quản lý sản xuất trong doanh nghiệp

IV. 9 cách quản lý sản xuất hiệu quả

1. Tìm ra những trở ngại

Cách quản lý sản xuất hiệu quả – Lý thuyết về sự ràng buộc chỉ ra rằng nếu bạn không đạt được mục tiêu. Chắc chắn có điều gì đó đang cản trở. Bạn cần xác định các vấn đề trong quy trình làm việc hiện tại, sau đó phân tích nhân viên, công nghệ và quy trình sản xuất. Bao gồm cả luồng giao tiếp và phân bổ nguồn lực.

Để thúc đẩy quản lý sản xuất, trước hết bạn cần tìm ra nút thắt trong quy trình. Bạn có thể cân nhắc sử dụng bản đồ giá trị. Một trong những công cụ của hệ thống sản xuất tinh gọn, để giám sát các dự án của mình. Công cụ này giúp bạn xác định những điểm tắc nghẽn trong quy trình làm việc. Từ đó xây dựng các chiến lược thay đổi nhằm cải thiện hiệu quả sản xuất.

2. Đặt mục tiêu thực tế

Kỳ vọng của khách hàng cao và áp lực sản xuất lớn trong thời gian ngắn đôi khi khiến ban lãnh đạo đặt ra những mục tiêu phi thực tế. Nếu giao khối lượng công việc vượt quá khả năng của nhân sự. Họ sẽ cảm thấy áp lực và mệt mỏi. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất. Kết quả cuối cùng là họ sẽ không thể đạt được mục tiêu đề ra.

Vì vậy, để nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Các mục tiêu sản xuất phải thực tế và rõ ràng. Bao gồm tính kịp thời, chất lượng kết quả và quy trình an toàn.

3. Quản lý có tổ chức

Hậu quả của việc quản lý không hiệu quả không chỉ dẫn đến lãng phí tài nguyên mà còn làm bạn mất đi một lượng lớn tiền bạc. Một trong các chiến lược để cải thiện năng suất trên dây chuyền sản xuất là đảm bảo rằng mọi tài liệu, máy móc và vật liệu đều được tổ chức một cách hiệu quả.

Một giải pháp hiệu quả để sắp xếp tài liệu là sử dụng phần mềm số hóa. Giảm thiểu sự sao chép hoặc mất mát tài liệu. Đồng thời hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng chỉ với một cú nhấp chuột.

4. Đầu tư vào máy móc hay phần mềm

Trong ngành sản xuất, năng suất của nhân viên phụ thuộc vào hiệu suất của máy móc. Để tối ưu hóa cả hai, việc đầu tư vào máy móc nên được ưu tiên. Từ đó quá trình sản xuất sẽ trở nên hiệu quả hơn nhiều.

Đầu tư vào phần mềm quản lý sản xuất ERP cũng là một giải pháp tối ưu chi phí và nguồn lực cho các doanh nghiệp sản xuất lớn. Khi chi phí được giảm thiểu, bạn có thể dành nguồn lực để đầu tư vào máy móc. Mang lại lợi ích lớn hơn trong tương lai.

Đối với các công ty sản xuất quy mô nhỏ hơn và có tài chính hạn chế. Ứng dụng các giải pháp như FastWork để quản lý nhân sự, công việc và khách hàng một cách hiệu quả là câu trả lời cho việc tinh gọn quy trình vận hành và tăng cường năng lực cạnh tranh.

5. Cập nhật quy trình kinh doanh

Thảo luận các trở ngại đã xác định với người quản lý dự án và bắt đầu lên kế hoạch phát triển. Bạn có thể điều chỉnh chiến lược phân bổ nguồn lực, ngân sách hoặc đạt được chứng chỉ ISO.

Điều quan trọng là bạn cần liên tục đánh giá các thay đổi và quyết định đã thực hiện để có thể điều chỉnh kịp thời.

6. Cải thiện sự cộng tác

Một trong những cách quản lý sản xuất hiệu quả nhất là tạo ra một môi trường làm việc mà mọi người cùng hợp tác để đạt được mục tiêu chung. Tuy quy trình sản xuất là quan trọng, nhưng cũng không nên quên rằng mọi thành viên trong nhóm cần cảm thấy thoải mái và hòa nhập khi làm việc cùng nhau.

Một lựa chọn hữu ích có thể là sử dụng các phần mềm quản trị công việc và hiệu suất để tự động hóa các quy trình trong doanh nghiệp, đồng thời phân rõ trách nhiệm của từng cá nhân. Điều này cũng cho phép trao đổi thông tin thuận tiện và trực tuyến, giúp xây dựng một môi trường làm việc công bằng, gắn kết và hiệu quả.

7. Cách quản lý sản xuất hiệu quả – Đào tạo nhân viên

Ngành sản xuất là một trong những lĩnh vực thay đổi nhanh chóng và thường xuyên trong suốt quá trình kinh doanh. Công nghệ mới liên tục ra đời. Đòi hỏi bạn phải cập nhật quy trình làm việc để theo kịp tốc độ phát triển của thị trường. Tuy nhiên, những công nghệ tiên tiến chỉ thực sự hữu ích khi nhân viên của bạn biết cách sử dụng chúng.

Vì vậy, ban quản lý cần xây dựng kế hoạch đào tạo thích hợp để phát triển các kỹ năng nâng cao cho toàn bộ nhân sự nói chung và các nhóm cốt lõi nói riêng.

8. Lập kế hoạch bảo trì định kỳ

Luôn tồn tại một mối liên hệ giữa chi phí và thời gian dành cho các hoạt động phòng ngừa và thời gian máy ngừng hoạt động. Dù là máy mới hay máy cũ, đều cần thời gian bảo trì để đảm bảo chúng hoạt động với hiệu suất tốt nhất.

Quan trọng khi máy gặp sự cố là phải nhanh chóng xác định nguyên nhân gốc rễ gây ra tình trạng đó. Không nên đổ lỗi cho máy. Nếu không có sự theo dõi kỹ lưỡng về quá trình, bản thiết kế và vật liệu mà máy đã sử dụng.

Bên cạnh đó, cần đảm bảo nhân viên biết cách khắc phục sự cố khi máy gặp vấn đề. Nhằm giảm thiểu tối đa sự chậm trễ trong tiến độ sản xuất.

V. Kỹ năng cần có của nhân viên quản lý sản xuất

• Có kiến thức sâu về các tiêu chuẩn sản xuất: Trong bất kỳ ngành nghề nào, người quản lý sản xuất đều cần phải thông thạo các tiêu chuẩn sản xuất khác nhau để đảm bảo sản phẩm được sản xuất đáp ứng các yêu cầu.
• Có trách nhiệm, cẩn thận và tỉ mỉ: Trách nhiệm là yếu tố không thể thiếu đối với bất kỳ vị trí nào. Họ phải chịu trách nhiệm cho toàn bộ quy trình sản xuất, từ lập kế hoạch, tổ chức, giám sát, đến kiểm tra chất lượng sản phẩm.
• Có tinh thần học hỏi và đổi mới: Môi trường sản xuất luôn thay đổi và phát triển. Để đáp ứng các thách thức này, quản lý sản xuất cần có khả năng học hỏi và thích ứng nhanh chóng với những thay đổi.

• Kỹ năng lãnh đạo:  Họ phải hướng dẫn nhân viên về quy trình làm việc. Công nghệ và quy chuẩn chất lượng. Quản lý tài nguyên như nguồn nhân lực và vật liệu.
• Kỹ năng giao tiếp: Họ cần truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên và các đối tác để đảm bảo việc sản xuất diễn ra suôn sẻ.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Quản lý sản xuất phải có khả năng giải quyết các vấn đề từ nhỏ đến lớn trong quá trình sản xuất.
• Kỹ năng làm việc nhóm: Họ phải tương tác và hợp tác tốt với các thành viên trong nhóm để xây dựng một môi trường làm việc tích cực.
• Kỹ năng công nghệ: Quản lý sản xuất phải có khả năng sử dụng các thiết bị sản xuất và học hỏi về các công nghệ mới để áp dụng vào thực tế.

=>>> Xem thêm: Kỹ năng cần có của quản lý sản xuất