Truyền thông nội bộ là gì? Chiến dịch truyền thông nội bộ của doanh nghiệp

I. Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ ( Internal Communications) là hoạt động đặc biệt nhằm xây dựng, duy trì và củng cố các mối quan hệ nội bộ giữa nhân sự trong tổ chức. Điều cơ bản là việc này thể hiện quá trình truyền đạt sứ mệnh, giá trị cốt lõi và tầm nhìn của doanh nghiệp tới nhân viên vào thời điểm phù hợp. Nhằm tạo ra một môi trường làm việc tích cực và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp.

II. Chiến dịch truyền thông nội bộ có quan trọng đối với doanh nghiệp?

Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc minh bạch và tin cậy. Bằng cách cung cấp thông tin về các vấn đề liên quan đến công việc của nhân viên. Tạo ra các kênh giao tiếp tương tác hai chiều. Truyền thông nội bộ giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và lắng nghe. Điều này có thể dẫn đến sự gắn bó cao hơn. Hiệu suất làm việc tăng và sự hài lòng trong công việc tăng lên.

Bên cạnh đó, truyền thông nội bộ cũng giúp củng cố tầm nhìn, giá trị cốt lõi và văn hóa doanh nghiệp. Bằng cách truyền tải thông điệp tích cực và thông tin liên quan đến mục tiêu, chiến lược của công ty. Điều này thúc đẩy sự đồng thuận và hợp tác trong tổ chức.

=>>> Xem thêm: 12 bước xử lý khủng hoảng truyền thông hiệu quả

III. Phương tiện và quy trình truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

1. Phương tiện

Phương tiện truyền tải trong truyền thông nội bộ có thể được phân loại thành hai nhóm chính: phương tiện truyền thống và phương tiện hiện đại.

Phương tiện truyền thống bao gồm:

• Ấn phẩm nội bộ: Báo nội bộ, tạp chí nội bộ, sách nội bộ, được phát hành để cung cấp thông tin đến nhân viên.
• Bảng tin nội bộ: Đặt ở những vị trí dễ thấy trong tổ chức, cung cấp thông tin cập nhật và thông báo quan trọng.
• Thư từ nội bộ: Bao gồm thông báo, email, được sử dụng để gửi thông tin đến nhân viên.
• Poster/ Banner: Thiết kế đẹp mắt, hấp dẫn để thu hút sự chú ý của nhân viên và truyền đạt thông điệp quan trọng.
• Hội nghị, họp mặt: Hình thức truyền thông trực tiếp giữa doanh nghiệp và nhân viên. Cung cấp cơ hội giao lưu, trao đổi và thông tin.

Phương tiện truyền tải hiện đại bao gồm:

• Mạng nội bộ: Hệ thống mạng riêng của doanh nghiệp. Cho phép nhân viên truy cập thông tin nhanh chóng và thuận tiện.
• Mạng xã hội nội bộ: Diễn đàn trực tuyến dành cho nhân viên. Nơi họ có thể chia sẻ thông tin, thảo luận và tương tác với nhau.
• Mạng xã hội: Sử dụng các kênh truyền thông xã hội như Facebook, LinkedIn để truyền tải thông tin đến nhân viên.
• Email: Phương tiện truyền thông hiệu quả để gửi thông tin đến nhân viên một cách nhanh chóng và tiện lợi.
• Video: Sử dụng video sinh động và hấp dẫn để truyền đạt thông tin một cách hiệu quả và thu hút sự chú ý của nhân viên.

2. Quy trình

• Bước 1: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp
• Bước 2: Xác định mục tiêu truyền thông nội bộ
• Bước 3: Xác định đối tượng truyền thông nội bộ
• Bước 4: Xây dựng thông điệp truyền thông nội bộ
• Bước 5: Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ
• Bước 6: Triển khai kế hoạch
• Bước 7: Đo lường, đánh giá, cải tiến

IV. Người làm chiến dịch truyền thông nội bộ cần có những kỹ năng gì?

• Kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu: Mỗi cán bộ trong công việc truyền thông nội bộ cần phải có khả năng lắng nghe và thấu hiểu nguyện vọng của nhân sự.
•  Kỹ năng tư duy và phân tích vấn đề: Công việc truyền thông nội bộ thường đưa ra nhiều ý kiến khác nhau. Dễ gây ra sự rối loạn trong việc xử lý vấn đề. Do đó, người làm truyền thông nội bộ cần có kỹ năng tư duy và phân tích vấn đề một cách toàn diện.

• Kỹ năng đánh giá và tổng hợp: Bên cạnh việc phân tích vấn đề, kỹ năng tổng hợp thông tin cũng là rất quan trọng để thực hiện công việc truyền thông nội bộ một cách hiệu quả. 
• Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt thông tin: Trong công việc truyền thông nội bộ. Không chỉ quan trọng việc lắng nghe và thấu hiểu. Mà còn là khả năng truyền đạt thông tin một cách hiệu quả

V. Các sai lầm thường gặp khi triển khai chiến dịch truyền thông nội bộ

1. Truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp là hai khái niệm hoàn toàn khác biệt. 

Văn hóa doanh nghiệp là bản chất, giá trị cốt lõi và tinh thần môi trường làm việc của doanh nghiệp. Trong khi truyền thông nội bộ chỉ đóng vai trò là công cụ để truyền tải và thúc đẩy văn hóa này tới nhân viên. Trong doanh nghiệp, nhân sự nội bộ chịu trách nhiệm duy trì và thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp. Không phải là người tạo ra nó.

2. Truyền thông nội bộ không phải là PR in-house.

 PR in-house thường chỉ ám chỉ đội ngũ PR của một doanh nghiệp, thường được phân biệt với các công ty PR bên ngoài. Trong khi đó, truyền thông nội bộ chỉ là một phần của công việc PR in-house, nhằm mục đích gắn kết và truyền tải thông điệp nội bộ.

3. Truyền thông nội bộ và quản lý nhân sự là hai lĩnh vực hoạt động khác nhau.

 Truyền thông nội bộ tập trung vào việc truyền tải và gắn kết nhân sự thông qua các chiến lược truyền thông, trong khi quản lý nhân sự liên quan đến các quy trình tuyển dụng, quản lý thông tin nhân viên và tổ chức đào tạo. Mặc dù có sự liên kết giữa hai lĩnh vực này, nhưng chúng hoạt động độc lập và có mục tiêu khác nhau.

4. Truyền thông nội bộ không chỉ phụ trách tổ chức sự kiện và văn nghệ mà còn nhiều hơn thế. 

Trong thực tế, tổ chức sự kiện và văn nghệ chỉ là một phần nhỏ của công việc truyền thông nội bộ. Truyền thông nội bộ đòi hỏi những kỹ năng giao tiếp, xây dựng quan hệ, và khả năng truyền tải thông điệp một cách hiệu quả hơn là những kỹ năng về tổ chức sự kiện và văn nghệ.

VI. Ví dụ về truyền thông nội bộ

1. Truyền thông nội bộ Vinamilk

Vinamilk – một tập đoàn hàng đầu về sản phẩm sữa tại Việt Nam. Không chỉ nổi tiếng với việc phân phối các sản phẩm chất lượng. Mà còn được biết đến với sự chú trọng đặc biệt vào nguồn nhân lực của mình. Điều này thể hiện qua việc tập trung mạnh mẽ vào truyền thông nội bộ. Vinamilk thực hiện chiến lược này thông qua các kênh truyền thông phổ biến. Như Youtube, Website và các ứng dụng quản lý.

Trong chiến dịch truyền thông nội bộ của mình, Vinamilk tập trung vào việc xây dựng thông điệp và nội dung hướng tới sự đoàn kết và hiệu suất làm việc của toàn bộ nhân viên. Các kênh truyền thông không chỉ đóng vai trò là cầu nối để chia sẻ thông tin mà còn là nơi thể hiện tinh thần đồng đội và sự đoàn kết trong công ty.

Vinamilk cũng triển khai những sáng tạo như bản hùng ca Vinamilk hoặc các ứng dụng theo dõi nhân viên. Nhằm tôn vinh và động viên đội ngũ lao động, từ đó nâng cao hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp.

2. Truyền thông nội bộ của Unilever​

Với hơn 127.000 nhân viên hoạt động tại hơn 100 quốc gia. Unilever hiểu rõ tầm quan trọng của việc thúc đẩy truyền thông nội bộ trong tổ chức. Điều này đã thúc đẩy họ trở thành một ví dụ mẫu mực về việc thực hiện truyền thông hiệu quả.

Unilever đã tạo ra một nền tảng cho sự chia sẻ ý kiến và suy nghĩ của nhân viên thông qua “UniVoice” – một cuộc khảo sát hàng năm. Nhằm tiếp cận cảm xúc và quan điểm của nhân viên về công ty. Trong năm 2022, hơn 96.000 nhân viên của Unilever đã tham gia vào cuộc khảo sát này. Điều này không chỉ là một cơ hội quý báu để Unilever lắng nghe và hiểu rõ hơn về ý kiến ​​của nhân viên. Mà còn giúp họ cải thiện môi trường làm việc và trải nghiệm công việc của mọi người.

=>>> Xem thêm: CUỘC CHIẾN TRUYỀN THÔNG GÂY CẤN GIỮA MILO VÀ OVALTINE

3. Truyền thông nội bộ FPT

FPT với hơn 7 trụ sở trải dài tại các quốc gia và 27.000 nhân viên. Đang nổi tiếng là một tập đoàn hàng đầu không chỉ về quy mô. Mà còn về hiệu quả trong việc truyền thông nội bộ. Tập đoàn này đã xây dựng một loạt các nền tảng thông tin nội bộ như FPT News, chungta.vn và trang fanpage trên mạng xã hội Facebook. Bên cạnh việc phát triển các kênh truyền thông gián tiếp. FPT cũng đầu tư vào các hình thức khác như email, diễn đàn và đài phát thanh.

Cho đến thời điểm hiện tại, chiến lược truyền thông nội bộ của FPT đã tiến xa với 6 yếu tố chính. Bao gồm thông điệp, mục tiêu, đối tượng, kênh, kế hoạch và đánh giá. Trước khi thực hiện bất kỳ kế hoạch nào, FPT luôn tiến hành theo dõi và phân tích cẩn thận để đảm bảo tính hiệu quả.