Ma trận quản lí thời gian – Phương pháp quản lí thời gian hiệu quả

Trong thời đại 4.0  ngày nay, con người luôn bận rộn với công việc và quỹ thời gian của mỗi người dường như ngày càng trở nên ít hơn. Nhưng nếu để ý thì ta có thể thấy hầu hết mọi người đều lãng phí thời gian vào những công việc không giúp ích gì cho mục tiêu của mình. Ma trận quản lí thời gian được sinh ra để giải quyết vấn đề rắc rối này.

Ma trận quản lí thời gian là gì?

Ma trận quản lí thời gian được tạo ra bởi ông Dwight David Eisenhower “Tổng thống Mỹ thứ 34” và nó được đặt theo tên của ông “Ma trận Eisenhower”. Phương pháp này giúp chúng ta quản lí được thời gian giúp hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn, loại bỏ đi nhưng việc vô ích tốn thời gian.

Ma trận quản lí thời gian là phương pháp quản lí thời gian dựa trên hai tiêu chí: Khẩn cấp và quan trọng. Eisenhower chia công việc thành 4 nhóm, giúp cho bạn không bị cuốn vào vòng xoáy những công việc gấp rút mà thay vào đó tập trung vào những việc quan trọng.

Thông thường việc khẩn cấp sẽ đòi hỏi nhiều về mặt thời gian, khiến bạn cảm thấy mình có nghĩa vụ phải giải quyết ngay. Dồn sự chú ý quá nhiều vào các nhiệm vụ khẩn cấp sẽ khiến bạn rơi vào kiểu “tư duy phản ứng” (reactive mindset), bạn luôn cảm thấy vội vàng và hạn chế sự tập trung.

Ngược lại những việc quan trọng sẽ góp phần tạo ra giá trị và hoàn thành những mục tiêu dài hạn của bạn. Có thể chúng không mang đến kết quả ngay lập tức, nhưng dồn tâm sức vào những việc quan trọng giúp bạn hình thành “tư duy nhạy bén” (responsive mindset). Từ đó giúp bạn giữ được bình tĩnh, lý trí hơn và dễ sáng tạo ra nhiều ý tưởng mới trong công việc.

4 cấp độ trong Ma trận quản lí thời gian

Cấp độ 1: Việc khẩn cấp và quan trọng

Ở cấp độ đầu tiên của ma trận thời gian sẽ là những công việc bạn phải ưu tiên hoàn thành trước. Các công việc ở nhóm này sẽ chiếm khoảng 15-20% thời gian để làm và có các dấu hiệu nhận biết dưới đây:

• Các sự việc không lường trước được: các cuộc họp khẩn cấp, cuộc gọi quan trọng, công việc sếp giao phải làm ngay,….
• Các sự việc có thể đoán trước: những cuộc họp định kỳ hay các buổi họp đã được lên lịch từ trước, các sự kiện quan trọng như đám cưới/ sinh nhật bạn bè và người thân…
• Những sự việc do trì hoãn cận ngày deadline: làm báo cáo, buổi thuyết trình, bài kiểm tra,…

Những công việc như loại 1, 2 thường không không thể tránh được. Bạn bắt buộc phải hoàn thành nó theo tuần tự. Tuy nhiên với loại thứ 3, bạn có thể giảm thiểu chúng bằng cách thực hiện đúng theo kế hoạch (tức là chuyển nó sang loại 2). Bên cạnh đó lời khuyên dành cho bạn: nên hạn chế thói quen trì hoãn sẽ giúp bạn đỡ áp lực và căng thẳng hơn.

Cấp độ 2: Việc quan trọng, không khẩn cấp

Nhóm những công việc quan trọng, không khẩn cấp thường chiếm 60-65% khoảng thời gian dành cho công việc. Đối với, những việc ở nhóm này, mọi người cần tập trung làm việc và đầu tư nhiều thời gian hơn so với các nhóm còn lại. Nếu công việc nào cần thời gian hoàn thành càng lâu thì mức độ quan trọng của việc đó càng lớn và ngược lại.

Khi thực hiện, bạn cần ưu tiên xử lý những công việc quan trong, khẩn cấp nếu nó xuất hiện trong quá trình đang hoàn thành nhóm công việc quan trọng, không khẩn cấp. Sau khi đã xử lý xong, bạn có thể tiếp tục thực hiện những công việc chưa hoàn thành và không nên trì hoãn quá lâu.

Cấp độ 3: Việc khẩn cấp, không quan trọng

Nhóm này bao gồm những việc khẩn cấp, không quan trọng và sẽ mất khoảng 10-15% quỹ thời gian làm việc để hoàn thành.

Nhiệm vụ ở nhóm này cần giải quyết sớm và nhanh chóng. Những công việc khẩn cấp và không quan trọng sẽ có những dấu hiệu sau:

• Được người khác ủy quyền giải quyết và không thuộc trách nhiệm của mình.
• Phát sinh từ các phần việc nhỏ.
• Phản hồi thư, email hoặc những cuộc họp, trao đổi ngắn.

Cấp độ 4: Việc không quan trọng, không khẩn cấp

Đối với các nhiệm vụ ở nhóm 4 thuộc ma trận quản lý thời gian, bạn không nên lãng phí thời giờ của mình vào chúng. Hoặc nếu có chỉ nên dưới 5%. Bởi vì chúng vừa tiêu tốn thời gian, vừa ảnh hưởng đến tiến độ công việc của bạn mà chẳng đem lại lợi ích thiết thực gì.

Những lúc như thế bạn nên tự đặt ra cho mình những câu hỏi như: Liệu lướt facebook có giúp mình hoàn thành deadline không? Hay mình có nhất thiết phải xem video/ bộ phim này không? Đại loại vậy, khi bạn tìm ra câu trả lời có lợi cho mình sẽ giúp bạn quản lý thời gian một cách tốt hơn.

3 Bước sử dụng Ma trận quản lí thời gian hiệu quả

B1. Lên danh sách công việc cần làm để tránh bỏ sót, dư thừa.

B2. Suy nghĩ kĩ và sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên dựa trên tính chất công việc và thời gian thực hiện:

• Nhiệm vụ khẩn cấp, quan trọng
• Nhiệm vụ quan trọng, không khẩn cấp
• Nhiệm vụ khẩn cấp, không quan trọng
• Nhiệm vụ không quan trọng, không khẩn cấp

B3. Sau khi đã sắp xếp xong thì bắt đầu thực hiện chúng theo thứ tự từng nhóm dựa trên ma trận quản lý thời gian:

• Cấp độ 1: Chỉ nên dành khoảng 10 – 15% thời gian để xử lý
• Cấp độ 2: Tập trung phần lớn thời gian vào những việc này, khoảng 60 – 65%
• Cấp độ 3: Chỉ chiếm 10 – 15% thời gian, ngoài ra bạn cũng có thể lịch sự từ chối làm.
• Cấp độ 4: Loại bỏ nó hoặc giao cho người khác làm.