Những kỹ năng tổ chức công việc cần có để đạt hiệu quả cao

Chắc hẳn bạn đang mệt mỏi vì mỗi buổi sáng phải loay hoay xem mình phải xử lí việc gì trước trong một núi công việc? Việc nào cũng quan trọng và cần giải quyết sớm nhất có thể, vậy việc nào sẽ xử lí sau?

Yên tâm! không chỉ mình bạn mắc phải vấn đề này đâu. Nó được coi là căn bệnh của rất nhiều nhân viên văn phòng hiện nay. Vậy kỹ năng tổ chức công việc là gì? và cần làm gì để hoàn thiện một mớ công việc mà hàng ngày khiến bạn đau đầu một cách hiệu quả nhất?

Kỹ năng tổ chức công việc ?

Là quá trình tạo ra các tác vụ có trình tự để gia tăng năng suât công việc. Để có thể tổ chức công việc một cách hiệu quả cao các tác vụ phải được ưu tiên hóa theo mức độ: phải hoàn thành ngay lập tức, có thể hoãn lại, có thể giao cho người khác, và có thể cách giảm.

Vai trò của kỹ năng tổ chức công việc là gì?

Kỹ năng tổ chức công việc giúp chúng ta giảm thiểu các thói quen không hiệu quả như trì hoãn, mất bình tĩnh, không hiểu ý nhau.

Ngoài ra kỹ năng tổ chức công việc có thể đảm bảo được hiệu suất và chất lượng của công việc. khi biết cách sắp xếp công việc một cách khoa học thì mọi việc sẽ diễn ra đúng tiến độ đã được đặt ra từ trước giúp tránh được sự chán nản trong công việc.

Vậy cần nhưng kỹ năng nào để hoàn thành công việc hiệu quả?

Rèn luyện Óc tổ chức

Viết ra tất cả những việc sẽ phải làm thực hiện là cách để bàn rèn óc tổ chức. Sắp xếp một không gian làm việc sao cho mọi vật dụng điều có mục đích của nó. Nơi làm việc của bạn sẽ gọn gàng hơn. Bạn cũng không mất thời gian để tìm kiếm chúng.

Sắp xếp lại dữ liệu trong máy tính

Cách tổ chức theo dạng thư mục hình cây là một trong những cách sắp xếp rất hiệu quả. Trong từng thư mục, bạn hãy tổ chức thành các tệp dữ liệu. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm. Phân chia nhỏ thành càng nhiều thư mục con càng tốt. Không nên nhét hết tất cả các tệp vào My documents.

Sắp xếp lại bàn làm việc

Bàn làm việc nên được sắp xếp gọn gàng và ít tài liệu trên đó. Nhiều người để bàn làm việc của mình như một biển tài liệu chất ngất, nhìn đã thấy choáng không biết bắt đầu từ việc gì. Những thứ bạn thường dùng như văn phòng phẩm phải đặt sao cho dễ lấy, dễ sử dụng.

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Có bốn phương pháp cơ bản:

– Đánh số độ khẩn cấp: việc rất gấp (1), việc bình thường (2), việc không gấp (3).
– Dùng bút để đánh dấu công việc: việc cần làm ngay dùng bút đỏ, việc bình thường dùng bút xanh, việc có thể làm sau dùng bút đen.
– Phân loại các giấy tờ công việc vào các cặp tài liệu có màu khác nhau. Việc khẩn cấp cho vào cặp màu đỏ; việc bình thường cho vào cặp màu xanh; việc không gấp cho vào cặp màu đen. Khi bạn trình giấy tờ cho sếp, dần dần các sếp sẽ biết được ám hiệu đó để xử lý ngay những việc khẩn cấp.
– Dùng phương pháp sơ đồ Găng để xác định thời gian phải hoàn thành công việc.

Thứ sáu hàng tuần sẽ là thời gian bạn sắp xếp lại toàn bộ các tài liệu làm việc trong tuần đó.

Biết từ chối nếu xếp giao quá nhiều việc

Khi bạn đã có quá nhiều việc, nếu sếp giao thêm việc sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc thì bạn nên tế nhị từ chối. Người quản lý có thể đánh giá nhân viên qua hiệu quả công việc chứ không hẳn là số lượng công việc.

Cảnh giác với các phương tiện kỹ thuật cao

Internet mang lại nhiều tiện ích cho cuộc sống nhưng cũng là cái bẫy thời gian. Nếu bạn không biết kiểm soát thì nó sẽ ngốn rất nhiều thời gian của bạn. Bạn sẽ chẳng làm được việc gì nếu cứ liên tục lướt facebook, xem tin tức,…

Xác định được việc nào là quan trọng

Điều này rất quan trọng nếu bạn làm công tác quản lý. Một người quản lý tốt khi biết việc nào là việc quan trọng, việc nào là việc mấu chốt.

Bạn cần có sự nhạy cảm đặc biệt có thể xác định được những việc có khả năng nảy sinh rắc rối. Bạn phải loại bỏ sự rắc rối sớm để tránh phức tạp sau này. Điều đó giúp bạn chủ động trong mọi lĩnh vực.