THỦ TỤC GIẢI THỂ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh, sản xuất mà chỉ có chức năng hoạt động như nghiên cứu, tiếp cận mở rộng thị trường, quảng bá thương hiệu, sản phẩm, tiếp xúc khách hàng…Tuy nhiên khi văn phòng đại diện hoạt động không còn hiệu quả hay không cần thiết nữa thì doanh nghiệp thường sẽ lựa chọn giải thể văn phòng đại diện để giảm thiểu chi phí.Vậy thủ tục giải thể văn phòng đại diện ra sao? Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện như thế nào? Thủ tục bên cơ quan thuế có phức tạp hay không? Bài viết sau đây của Nam Việt Luật sẽ chia sẻ những thông tin hữu ích về thủ tục chấm dứt văn phòng đại diện và những vấn đề liên quan khi giải thể. Hãy cũng chúng tôi tìm hiểu nhé!

I/ Trình tự thủ tục giải thể văn phòng đại diện công ty

Để có thể thuận lợi giải thể văn phòng đại diện công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ, thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện đầy đủ và thực hiện theo trình tự sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ khóa mã số thuế văn phòng đại diện.

Để khóa mã số thuế chúng ta cần nộp hồ sơ, thủ tục đóng mã số thuế văn phòng đại diện tại Chi cục thuế quản lý của văn phòng đại diện.Hồ sơ gồm :

• Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế – mẫu 24/ĐK-TCT theo Thông tư 95/2016/TT-BTC.
• Quyết định giải thể văn phòng đại diện.
• Biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc giải thể văn phòng đại diện.
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (bản sao).
• Giấy đăng ký mã số thuế bản chính ( nếu có).

>>>Doanh nghiệp khi nộp hồ sơ cũng như công văn xin đóng mã số thuế thì phải hoàn tất nghĩa vụ thuế cho văn phòng đại diện theo đúng quy định.

Bước 2: Làm thủ tục trả dấu hoặc làm xác nhận không sử dụng dấu (nếu có)

– Trong trường hợp văn phòng đại diện được thành lập trước ngày 01/07/2015 – ngày bắt đầu có hiệu lực của Luật doanh nghiệp 2014 thì cần nộp hồ sơ trả dấu/xác nhận không sử dụng dấu tại cơ quan công an. Hồ sơ gồm có :

• Văn bản xin trả dấu/xác nhận không sử dụng dấu.
• Quyết định giải thể văn phòng đại diện.
• Con dấu và giấy đăng ký mẫu con dấu bản chính ( trường hợp trả con dấu).

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ giải thể văn phòng đại diện

Sau khi khóa mã số thuế và trả con dấu, thì doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ ngưng hoạt động văn phòng đại diện. Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện gồm có:

• Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (Mẫu tham khảo – thuộc Phụ lục II – 22, thông tư 20/2015/ TT – BKHDT)
• Quyết định giải thể văn phòng đại diện.
• Biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc giải thể văn phòng đại diện(nếu có).
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
• Danh sách người lao động cũng như quyền lợi tương ứng của người lao động trong VPĐD.
• Danh sách các chủ nợ cũng như số nợ chưa thực hiện thanh toán (nếu có)
• Con dấu văn phòng đại diện (nếu có).
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế và giấy chứng nhận đăng ký đầu tư bản sao (nếu có)

>>> Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp nộp hồ sơ trả giấy phép kinh doanh VPĐD lên Sở kế hoạch và đầu tư.

>>>Trong vòng 5 ngày làm việc cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và doanh nghiệp đáp ứng đủ nghĩa vụ về thuế thì cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ chuyển tình trạng của VPĐD trong Cơ sở dữ liệu đăng ký doanh nghiệp về trạng thái chấm dứt hoạt động.Sau đó, ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện. Còn trường hợp hồ sơ không hợp lệ thì doanh nghiệp sẽ nhận được văn bản nêu rõ lý do.

II/ Một số lưu ý quan trọng khi giải thể văn phòng đại diện

Bên cạnh thủ tục giải thể văn phòng đại diện thì khi chấm dứt hoạt động VPĐD, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

– Nếu văn phòng đại diện công ty ngừng hoạt động kinh doanh hơn 1 năm mà không thực hiện thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh cũng như cơ quan thuế, thì sẽ bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động. Trường hợp này, nếu khi ngừng kinh doanh mà không muốn giải thể, doanh nghiệp nên làm thủ tục tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện để tránh bị thu hồi giấy phép hoạt động.

– Nếu trường hợp văn phòng đại diện của công ty bạn đặt ở nước ngoài thì phải tiến hành giải thể theo quy định của nước đó. Nhưng sau khi giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp vẫn phải thông báo lên Phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc nơi đặt trụ sở chính về việc chấm dứt hoạt động VPĐD trong vòng 30 ngày kể từ ngày ngưng hoạt động.

– Trường hợp công ty nước ngoài muốn giải thể văn phòng đại diện tại Việt Nam thì cần đảm bảo rằng đã hoàn tất mọi nghĩa vụ về thuế, về việc chấm dứt hợp đồng lao động, thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đến người lao động, thực hiện đầy đủ việc trả lương cũng như thanh lý các khoản nợ, các hợp đồng thuê nhà, cung cấp dịch vụ các bên.

– Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài cần giải thể trong các trường hợp nào?

• Văn phòng đại diện công ty nước ngoài có thể được giải thể theo yêu cầu của doanh nghiệp nước ngoài
• Khi hết thời hạn đăng ký kinh doanh văn phòng đại diện nhưng doanh nghiệp nước ngoài không muốn gia hạn
• Khi hết thời hạn đăng ký kinh doanh văn phòng đại diện nhưng không được phép gia hạn.
• Trường hợp bị bắt buộc giải thể hay thu hồi giấy phép hoạt động văn phòng đại diện.