Quản trị vận hành là gì? – Phần mềm quản trị cho doanh nghiệp hiệu quả

I. Quản trị vận hành là gì?

Quản trị vận hành bao gồm toàn bộ các hoạt động từ lập kế hoạch chiến lược, thiết kế, triển khai đến kiểm soát quy trình vận hành trong doanh nghiệp. Đây là một lĩnh vực quan trọng trong quản trị. Ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức hoạt động của doanh nghiệp.

II. Quản trị vận hành có lợi ích gì với doanh nghiệp?

Vai trò của quản trị vận hành có tính bao quát và toàn diện đối với quy trình hoạt động kinh doanh của một công ty.

• Trong lĩnh vực tài chính: Quản trị vận hành đảm bảo nguồn tài nguyên được sử dụng đúng cách. Giúp doanh nghiệp tối thiểu hóa rủi ro và tối đa hóa lợi ích.
• Trong lĩnh vực vận hành: Quản trị vận hành thúc đẩy sự phát triển của các kế hoạch liên quan đến hoạt động sản xuất và phân bổ nguồn lực. Từ đó làm nổi bật lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

• Trong lĩnh vực kiểm soát: Quy trình quản lý vận hành giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện và khắc phục sai sót. Tăng khả năng kiểm soát rủi ro và tránh các tổn thất không đáng có.
• Trong lĩnh vực dự báo: Nhờ vào tính bao quát của mình. Quản lý vận hành cung cấp cơ sở cho nhà quản trị dự báo các thay đổi trong tương lai liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

=>>> Xem thêm: Quản trị nguồn nhân lực quan trọng như thế nào?

III. Các bước quản trị vận hành một doanh nghiệp

Bước 1: Xác định mục tiêu, chiến lược vận hành

Hiện nay, vận hành tối ưu đã trở thành một trong những chiến lược vận hành quan trọng được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Theo nghiên cứu của IBM, vận hành tối ưu biểu hiện qua việc áp dụng đa dạng các nguyên lý, hệ thống và công cụ. Nhằm hướng đến sự cải tiến liên tục và phát triển bền vững. Nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo ra giá trị cho khách hàng.

Theo TS. Đỗ Tiến Long (Công ty Tư vấn Quản lý OD CLICK), trọng tâm của vận hành tối ưu được thể hiện qua các yếu tố:

• Tư duy: Đề cao yếu tố con người, tập trung vào sự đổi mới liên tục gắn với thị trường.
• Chiến lược: Linh hoạt, gắn với công nghệ, tạo ra sự khác biệt trên thị trường.
• Hệ thống: Kết nối con người và các bộ phận với tầm nhìn và mục tiêu chung của tổ chức.
• Quy trình: Đơn giản hóa và tối ưu hóa để đảm bảo tốc độ và khả năng thích ứng.
• Vận hành: Kết hợp công nghệ trong quản trị để thúc đẩy các hoạt động được quản lý và triển khai hiệu quả.

Để xây dựng một quy trình quản trị doanh nghiệp khả thi và phù hợp. Các nhà quản trị cần xác định rõ những yếu tố quan trọng ngay từ đầu:

• Mục tiêu của quy trình
• Đối tượng áp dụng
• Mục tiêu cuối cùng

Chỉ khi trả lời được những câu hỏi này, nhà quản lý mới có thể đưa ra các quy trình vận hành hiệu quả. Tránh sai sót và đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận để hoàn thành mục tiêu.

Bước 2: Thiết kế quy trình vận hành

Khi thiết kế một quy trình quản lý, nhà quản trị cần đảm bảo xem xét đầy đủ các yếu tố sau:

• Why (Tại sao): Xác định lý do tại sao quy trình quản trị vận hành là cần thiết đối với doanh nghiệp.
• What (Nội dung): Chi tiết về các giai đoạn và nội dung của từng giai đoạn trong quy trình.
• Where (Nơi áp dụng): Xác định nơi áp dụng quy trình quản lý, chẳng hạn như chi nhánh, phòng ban, hoặc dự án cụ thể nào trong doanh nghiệp.

• When (Thời gian): Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc của quy trình, cũng như các mốc thời gian quan trọng nếu có.
• Who (Ai): Xác định nhân sự phụ trách cho từng công việc trong quy trình.
• How (Cách thức): Thiết lập các tiêu chuẩn về cách thức làm việc, giao tiếp, báo cáo. Các quy định khác liên quan đến quy trình.

Ngoài ra, quy trình quản trị vận hành có thể được mô hình hóa để trở nên trực quan và dễ hiểu hơn. Mô hình hóa giúp tạo ra một biểu đồ hoặc hình ảnh minh họa về các bước và quan hệ giữa chúng. Giúp mọi người dễ dàng hiểu và thực hiện quy trình một cách hiệu quả.

Bước 3: Đào tạo và phát triển nhân lực

Nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mọi tổ chức kinh doanh. Nhà quản trị phải đảm bảo rằng nhân viên của họ đều là những người có phẩm chất cao. Kiến thức chuyên môn vững vàng. Tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. Do đó, quản trị nguồn nhân lực là một phần không thể thiếu trong việc xây dựng các quy trình hoạt động tối ưu và hiệu quả.

Ngoài việc tuyển dụng nhân lực phù hợp, nhà quản trị cũng cần thiết lập các chính sách đào tạo. Nhằm nâng cao năng lực cho đội ngũ lao động liên quan đến quy trình quản trị vận hành. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi thành viên trong tổ chức đều được trang bị đầy đủ kỹ năng và kiến thức. Để thực hiện công việc một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Bước 4: Xây dựng phương pháp theo dõi

Giai đoạn này rất quan trọng vì nó giúp nhà quản trị đánh giá hiệu quả thực tế của quy trình quản lý vận hành, bao gồm:

• Thời gian: Xác định thời gian mà quy trình mất để hoàn thành. Điều này giúp nhận biết những bước tốn nhiều thời gian và tìm cách cải thiện để tiết kiệm thời gian làm việc.
• Chi phí: Đánh giá các chi phí liên quan đến quy trình. Bằng cách hiểu rõ về chi phí sử dụng, doanh nghiệp có thể tìm cách tiết kiệm và tối ưu hóa nguồn lực tài chính.
• Chất lượng sản phẩm: Kiểm tra chất lượng đầu ra của quy trình. Nhà quản trị cần đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ đạt chuẩn cao nhất để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Dựa trên kết quả đánh giá, ban quản trị vận hành doanh nghiệp có thể đưa ra các giải pháp để tăng cường hiệu quả và tận dụng những điểm mạnh của quy trình. Đồng thời, họ sẽ điều chỉnh và khắc phục các vấn đề còn tồn đọng. Từ đó cải thiện quy trình hoạt động một cách hiệu quả hơn.

Bước 5: Đánh giá và cải tiến quy trình vận hành

Giai đoạn này cực kỳ quan trọng. Vì nó cho phép nhà quản trị đánh giá chính xác hiệu suất thực tế của quy trình quản trị vận hành, bao gồm:

• Yếu tố thời gian: Xem xét thời gian mà quy trình mất để hoàn thành. Xác định xem liệu có cần phải tối ưu hóa để tiết kiệm thời gian và tăng năng suất hay không.
• Chi phí sử dụng: Đánh giá các chi phí liên quan đến việc triển khai và duy trì quy trình. Từ đó tìm cách tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa nguồn lực.

• Chất lượng đầu ra của sản phẩm: Kiểm tra chất lượng. Hiệu suất của sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng. Để đảm bảo rằng quy trình đang hoạt động đạt được các tiêu chí chất lượng đã đề ra.

Dựa vào kết quả đánh giá, ban quản trị có thể kịp thời đưa ra các giải pháp. Để nâng cao hiệu quả. Tận dụng những điểm mạnh của quy trình. Đồng thời điều chỉnh và khắc phục những hạn chế còn tồn đọng.

=>>> Xem thêm: 4 Cuốn Sách Về Quản Trị Kinh Doanh Bạn Không Thể Bỏ Qua