Chuyển đổi số trong Cơ quan Nhà nước: Cơ hội & giải pháp

Để đáp ứng tình hình hiện tại và tận dụng hội cơ mà cuộc cách mạng công nghệ thứ tư, ngày 27/9/2019, Ban Chấp hành Trung ương đã ban hành Nghị quyết số 52-NQ/TW về chủ trương và chính sách để tham gia cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư, trong đó nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số. Trên cơ sở đó, vào ngày 03/6/2020, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Quyết định số 749/QĐ-TTg phê duyệt chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.

Chuyển đổi số trong cơ quan nhà nước là gì?

Chuyển đổi số cơ quan nhà nước là quá trình sử dụng công nghệ số để thay đổi cách thức hoạt động của các cơ quan nhà nước, từ đó nâng cao hiệu quả, năng suất, chất lượng dịch vụ và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân, doanh nghiệp.

Chuyển đổi số trong cơ quan nhà nước có thể bao gồm các hoạt động như:

• Phát triển hạ tầng số: Xây dựng các hệ thống mạng, trung tâm dữ liệu, hệ thống thông tin quản lý,… phục vụ cho hoạt động của các cơ quan nhà nước.

• Số hóa dữ liệu: Thu thập, lưu trữ, xử lý và khai thác dữ liệu một cách hiệu quả bằng công nghệ số.

• Tự động hóa quy trình nghiệp vụ: Áp dụng công nghệ số để tự động hóa các quy trình nghiệp vụ của các cơ quan nhà nước, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

• Cung cấp dịch vụ công trực tuyến: Cung cấp các dịch vụ công cho người dân và doanh nghiệp dưới hình thức trực tuyến.

• Xây dựng chính phủ điện tử: Xây dựng một chính phủ hoạt động dựa trên nền tảng số, kết nối chặt chẽ với các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và người dân.

Chính phủ điện tử là gì?

Chính phủ điện tử là việc sử dụng công nghệ thông tin, truyền thông để cải thiện và tăng cường quá trình hoạt động của chính phủ, cung cấp các dịch vụ công cho người dân, doanh nghiệp và các tổ chức thông qua các nền tảng trực tuyến và ứng dụng công nghệ. Nói một cách đơn giản, đây là quá trình tin học hóa các hoạt động của chính phủ.

Hình thành “công chức điện tử” trong thời đại số

Trước kia, quá trình xử lý thủ tục hành chính trong lĩnh vực công thường rườm rà, phức tạp và tốn nhiều thời gian. Các cán bộ quản lý phải đối mặt với một số lượng lớn hồ sơ, biểu mẫu và quy trình phê duyệt. Tuy nhiên, với sự đổi mới số, hồ sơ và biểu mẫu có thể được chuyển đổi thành dạng điện tử, giúp cán bộ quản lý tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn. Hơn nữa, công nghệ trí tuệ nhân tạo có thể được áp dụng để tự động hóa các quy trình, giảm bớt các công việc thủ công, đồng thời giảm thiểu nguy cơ sai sót.

Hơn nữa, chuyển đổi số cũng mang lại khả năng quản lý dữ liệu phân tích mạnh mẽ. Bằng cách tự động thu thập và xử lý thông tin, các cán bộ quản lý có thể nhận biết xu hướng và những số liệu quan trọng. Điều này giúp cán bộ quản lý quyết định chính xác và hiệu quả hơn, cũng như định hướng các chính sách và dịch vụ tốt hơn.

Song song đó, việc bảo đảm an ninh thông tin, quyền riêng tư cũng là một thách thức lớn trong quá trình chuyển đổi số này. Các biện pháp bảo mật cần được đặt lên hàng đầu nhằm đảm bảo các thông tin quan trọng không bị lộ ra ngoài. Các hệ thống công nghệ thông tin của cơ quan nhà nước cần được đảm bảo có sự liên kết, tránh chồng chéo, giao diện đồng nhất và dễ dàng cá nhân hóa tiện ích, giúp các cán bộ công chức dễ dàng hiểu và sử dụng.

Tầm quan trọng của chuyển đổi số cơ quan nhà nước

Nằm trong trục xoay của công cuộc chuyển đổi số, cơ quan nhà nước cũng không ngoại lệ. Chuyển đổi số cơ quan nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ công, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp và cộng đồng, tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm trong quản lý công.

Cải thiện dịch vụ công

Chuyển đổi số cơ quan nhà nước giúp tăng tốc độ, tiện lợi và chất lượng của dịch vụ. Công dân có thể tiếp cận thông tin và hoàn thành các thủ tục hành chính một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn thông qua các công cụ trực tuyến như trang web chính phủ điện tử, ứng dụng di động và hệ thống truy cập trực tuyến. Điều này cũng giúp tiết kiệm thời gian, công sức cho công dân và doanh nghiệp, đồng thời giảm thiểu tối đa những sai sót chủ quan từ con người.

Tăng cường minh bạch và trách nhiệm

Chuyển đổi số cơ quan nhà nước giúp cải thiện minh bạch và trách nhiệm trong quản lý công. Thông qua công việc khai báo thông tin, dữ liệu và quy trình hành chính, công dân có thể theo dõi và kiểm tra hoạt động của cơ quan nhà nước. Từ đó tạo điều kiện để ngăn chặn tham nhũng, gian lận và cưỡng quyền, đồng thời tăng cường sự tin tưởng và tham gia của công dân trong quản lý công.

Tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp

Chuyển đổi số cơ quan nhà nước giúp tạo ra một môi trường kinh doanh thuận tiện cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến, như đăng ký thành lập doanh nghiệp, xin giấy phép kinh doanh, cấp mã số thuế,… trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia, giúp tiết kiệm thời gian, công sức cũng như chi phí.

Tăng cường quản lý và định hướng chính sách

Chuyển đổi số cơ quan nhà nước cung cấp các công cụ, dữ liệu để cải thiện hoạt động quản lý và định hướng chính sách. Cơ quan nhà nước có thể sử dụng số liệu để đo lường hiệu suất, đánh giá hoạt động của sách chính và đưa ra quyết định dựa trên cơ sở.

Bằng cách sử dụng trí tuệ nhân tạo, các cán bộ quản lý có thể dự đoán một số tình huống, đồng thời triển khai các biện pháp ngăn chặn trước khi chúng xảy ra. Theo đó, việc thúc đẩy chuyển đổi số trong nội bộ cơ quan nhà nước chính là giải pháp tốt nhất để làm giàu, làm sạch cũng như đảm bảo tính hiệu quả, bền vững của dữ liệu.

Mục tiêu chiến lược của đề án chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025

Theo Quyết định số 749/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ: Phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”. Mục tiêu chiến lược của đề án chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025 và định hướng tới năm 2030 như sau:

• 50% hoạt động kiểm tra của cơ quan quản lý nhà nước được triển khai trên môi trường số và hệ thống thông tin của cơ quan quản lý;

• 80% dịch vụ công trực tuyến mức 4, được cung cấp trên nhiều nền tảng, phương tiện khác nhau, bao gồm thiết bị di động;

• 90% hồ sơ công việc cấp bộ, tỉnh; 80% hồ sơ công việc cấp huyện; 60% hồ sơ công việc cấp xã được xử lý trên không gian mạng (trừ hồ sơ thuộc phạm vi bí mật nhà nước);

• 100% chế độ báo cáo, chỉ tiêu tổng hợp báo cáo định kỳ và báo cáo thống kê về kinh tế – xã hội phục vụ sự điều hành của Chính phủ, Thủ tướng chính phủ được tích hợp, kết nối và chia sẻ dữ liệu số trên Hệ thống thông tin báo cáo Chính phủ;

• 100% cơ sở dữ liệu quốc gia là nền tảng phát triển Chính phủ điện tử. Bao gồm cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đất đai, đăng ký doanh nghiệp, bảo hiểm, tài chính được hoàn thành và kết nối, chia sẻ trên toàn quốc. Đồng thời từng bước mở dữ liệu của cơ quan nhà nước nhằm cung cấp dịch vụ công nhanh chóng, kịp thời, một lần khai báo, trọn vòng đời phục vụ người dân, phát triển kinh tế xã hội;

• Việt Nam thuộc nhóm 70 nước dẫn đầu về Chính phủ điện tử (EGDI).

Mục tiêu chiến lược của đề án chuyển đổi số quốc gia đến năm 2030

• 70% hoạt động kiểm tra của cơ quan quản lý nhà nước được triển khai trên môi trường số và hệ thống thông tin của cơ quan quản lý;

• 100% dịch vụ công trực tuyến mức 4, được cung cấp trên nhiều nền tảng, phương tiện khác nhau, bao gồm thiết bị di động;

• 100% hồ sơ công việc cấp bộ, tỉnh; 90% hồ sơ công việc cấp huyện; 70% hồ sơ công việc cấp xã được xử lý trên không gian mạng (trừ hồ sơ thuộc phạm vi bí mật nhà nước);

• Hình thành nền tảng dữ liệu cho các ngành kinh tế trọng điểm dựa trên dữ liệu của các cơ quan nhà nước, hạ tầng kết nối Internet vạn vật (IoT), kết nối, chia sẻ rộng khắp giữa các cơ quan nhà nước, giảm 30% thủ tục hành chính; mở dữ liệu cho các tổ chức, doanh nghiệp, tăng 30% dịch vụ sáng tạo dựa trên dữ liệu phục vụ người dân, doanh nghiệp;

• Việt Nam thuộc nhóm 50 nước dẫn đầu về Chính phủ điện tử (EGDI).

Cơ hội chuyển đổi số cơ quan nhà nước hiện nay

Cơ quan nhà nước ngày càng nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng công nghệ số và chuyển đổi số. Tuy vẫn còn nhiều thách thức, nhưng không thể phủ nhận những cơ hội chuyển đổi số trong cơ quan nhà nước hiện nay, đặc biệt phải kể đến như:

• Sự phát triển của công nghệ như trí tuệ nhân tạo, học máy, điện toán đám mây, blockchain và Internet of Things (IoT) tạo nền tảng cho việc chuyển đổi số cơ quan nhà nước.

• Người dân, doanh nghiệp ngày càng có nhu cầu tiếp cận và sử dụng các dịch vụ công trực tuyến. Chuyển đổi số cơ quan nhà nước sẽ giúp đáp ứng nhu cầu này, tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong tiếp cận và sử dụng dịch vụ công.

• Nguồn nhân lực trẻ cũng góp phần chuyển đổi số cơ quan nhà nước thành công. Bởi họ được đào tạo trong môi trường giáo dục hiện đại, tiếp cận với các kiến thức và công nghệ mới nhất. Họ sinh ra và lớn lên trong thời đại công nghệ số, có khả năng sử dụng thành thạo các thiết bị điện tử, phần mềm và ứng dụng công nghệ số.

• Chính phủ Việt Nam đã xác định chuyển đổi số là một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong giai đoạn 2021-2025. Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn triển khai chuyển đổi số, trong đó có chuyển đổi số cơ quan nhà nước. Sự ủng hộ của Chính phủ là yếu tố quan trọng tạo điều kiện thuận lợi cho chuyển đổi số cơ quan nhà nước.

Thách thức và khó khăn của quá trình chuyển đổi số cơ quan nhà nước

Chuyển đổi số cơ quan nhà nước là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự thay đổi toàn diện về tư duy, tổ chức, quy trình và công nghệ. Quá trình này đặt ra nhiều thách thức và khó khăn cho các cơ quan nhà nước, bao gồm:

• Thiếu nhận thức và sự đồng thuận về chuyển đổi số: Nhiều cơ quan nhà nước vẫn chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng và lợi ích của chuyển đổi số. Dẫn đến sự thiếu đồng thuận trong nội bộ cơ quan, gây khó khăn cho việc triển khai các dự án chuyển đổi số.

• Thiếu nguồn lực: Chuyển đổi số đòi hỏi nguồn lực đầu tư lớn về hạ tầng công nghệ thông tin, nhân lực và tài chính. Các cơ quan nhà nước, đặc biệt là các cơ quan ở cấp địa phương, thường gặp khó khăn trong việc huy động nguồn lực cho chuyển đổi số.

• Thiếu kiến thức và kỹ năng về công nghệ số: Đội ngũ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nước thường có trình độ chuyên môn cao về chuyên môn nghiệp vụ, nhưng lại thiếu kiến thức và kỹ năng về công nghệ số. Gây khó khăn cho việc ứng dụng công nghệ trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.

• Khó khăn trong thay đổi quy trình và thủ tục hành chính: Chuyển đổi số đòi hỏi phải thay đổi quy trình và thủ tục hành chính theo hướng đơn giản hóa, minh bạch và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, việc thay đổi này thường gặp nhiều khó khăn bởi một số bên liên quan có sự bảo thủ hay sự không đồng thuận.

• Rủi ro về an ninh mạng: Chuyển đổi số làm tăng khả năng bị tấn công mạng, gây gián đoạn hoạt động của các cơ quan nhà nước. Các cơ quan nhà nước cần có các biện pháp bảo đảm an ninh mạng hiệu quả để hạn chế các rủi ro này.

Giải pháp chuyển đổi số trong cơ quan nhà nước

Xây dựng hạ tầng số đồng bộ, hiện đại

Hạ tầng số là nền tảng quan trọng để triển khai chuyển đổi số trong cơ quan nhà nước. Các cơ quan nhà nước cần xây dựng hạ tầng số đồng bộ, hiện đại, đáp ứng yêu cầu của hoạt động chuyển đổi số, chẳng hạn như:

• Mạng lưới truyền thông: Đảm bảo băng thông rộng, ổn định, kết nối đến tất cả các cơ quan nhà nước, kể cả ở vùng sâu, vùng xa, vùng khó khăn.
• Hệ thống máy chủ, thiết bị: Đáp ứng yêu cầu về tính bảo mật, an toàn thông tin, khả năng mở rộng.
• Hệ thống lưu trữ dữ liệu: Đáp ứng yêu cầu về quy mô, độ tin cậy, khả năng truy cập.

Đào tạo và nâng cao năng lực cán bộ

Qua việc đào tạo và nâng cao năng lực cán bộ, cơ quan nhà nước có thể đảm bảo nhân viên có đủ kiến thức và kỹ năng để sử dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả. Bao gồm việc nắm vững các công cụ và phần mềm chuyên dụng, xử lý dữ liệu, hiểu cách sử dụng công nghệ để tăng cường quy trình công việc.

Song đó, đào tạo và nâng cao năng lực cán bộ cũng giúp tạo ra một văn hóa tổ chức ủng hộ quá trình chuyển đổi số. Nhân viên được trang bị kiến thức và kỹ năng sẽ tự tin hơn trong việc thích ứng với những thay đổi công nghệ, tận dụng các cơ hội mới.

Ứng dụng công nghệ số trong hoạt động nội bộ

Các cơ quan nhà nước cần ứng dụng công nghệ số trong cả các hoạt động nội bộ như:

• Quản lý văn bản, hồ sơ: Thay thế văn bản giấy bằng văn bản điện tử, thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử tích hợp chữ ký số.
• Quản lý công việc, quy trình: Ứng dụng các hệ thống quản lý công việc, quy trình điện tử để nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành.
• Quản lý tài sản, tài chính: Ứng dụng các hệ thống quản lý tài sản, tài chính điện tử để nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng.

Tăng cường bảo mật thông tin

Chuyển đổi số vẫn cần đặt các vấn đề về bảo mật thông tin lên hàng đầu. Cơ quan nhà nước cần chắc chắn rằng dữ liệu quan trọng được bảo vệ khỏi nguy cơ bị mất mát hoặc truy cập trái phép. Bằng cách áp dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ như mã hóa dữ liệu, kiểm tra, xác minh người dùng và đảm bảo thủ thuật các quy định bảo mật.

Tổ chức, quy trình

Tổ chức, quy trình là nền tảng để triển khai các giải pháp chuyển đổi số. Các giải pháp về tổ chức, quy trình cần được tập trung vào:

• Đổi mới cơ cấu tổ chức của cơ quan nhà nước phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số.
• Sắp xếp, tinh gọn quy trình nghiệp vụ, loại bỏ các quy trình rườm rà, tốn kém.
• Xây dựng quy trình quản lý, vận hành hệ thống số hiệu quả.

Chuyển đổi số trong cơ quan nhà nước là một quá trình tất yếu, mang lại nhiều lợi ích cho cả người dân, doanh nghiệp và chính cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, để chuyển đổi số thành công, cần có sự chung tay của cả hệ thống chính trị, sự đồng thuận của người dân và doanh nghiệp, cũng như sự nỗ lực của các cơ quan nhà nước trong việc xây dựng và triển khai các chính sách, giải pháp phù hợp.

Với sự nỗ lực cùng sự đầu tư đúng hướng của các cơ quan nhà nước, chuyển đổi số trong cơ quan nhà nước sẽ sớm đạt được những mục tiêu đề ra, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, hiệu quả, phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dân và doanh nghiệp.